Mindbody en HighLevel: Zorg ervoor dat beginnende atleten volgeboekt blijven tot het moment dat ze stoppen.

Waarom nieuwe atleten vastlopen direct na de basisprincipes

Het inwerkprogramma is het meest kwetsbare onderdeel van een CrossFit-bedrijf. Een nieuwe atleet voltooit vier tot zes basistrainingen, krijgt toestemming voor de reguliere lessen en verdwijnt vervolgens drie weken. De eerste reguliere les is intimiderend. Voor de tweede is het nog moeilijker om jezelf ertoe te zetten. Na de derde gemiste week staat het lidmaatschap op de tocht.

Hypothetisch voorbeeld: Headwater CrossFit (ter illustratie) is een CrossFit-box met 290 leden en een sterk basisprogramma. Uit hun gegevens blijkt dat 80 procent van de uitval in de eerste 90 dagen plaatsvindt tussen het einde van de basislessen en de derde reguliere les. Ze sturen sms'jes en e-mails naar nieuwe leden, maar die berichten houden geen rekening met de vraag of een lid daadwerkelijk een volgende les heeft geboekt.

Wat kosten generieke 'nudges' u?

Een herinnering die niet weet of de atleet een les heeft geboekt, is een herinnering die je blindelings moet versturen. Stuur je hem naar iedereen, dan zeur je alleen maar tegen de atleten die al geboekt hebben, waardoor ze je uiteindelijk gaan negeren. Sla je hem over, dan mis je de atleten die op het punt staan af te haken. In beide gevallen komt het bericht op het verkeerde moment aan voor de helft van de ontvangers, en de atleten die het meest risico lopen in die kwetsbare periode na de basisprincipes, bereiken het bericht niet.

Om de juiste atleet op het juiste moment aan te sporen, moet je één ding zeker weten: heeft deze persoon zich al ingeschreven voor een volgende cursus, of niet?

Altijd nauwkeurige tracking van de volgende klas

CRMConnect Mindbody to HighLevel houdt voor elke atleet een actueel overzicht van de volgende les bij. Het is geen historisch overzicht waar je doorheen moet bladeren. Het geeft altijd de daadwerkelijke volgende les van de atleet weer en wordt bijgewerkt zodra er een les wordt geboekt of geannuleerd.

Het systeem houdt alle lesvormen die je aanbiedt bij, zoals groepslessen, vrije trainingen en clinics, en het wordt volledig gereset zodra een les is afgelopen. Elke atleet heeft ook een altijd actuele datum van het laatste bezoek, samen met de datum van de volgende les, zodat je kunt zien waar ze zijn geweest en waar ze naartoe gaan.

Hoe de gewoontebevorderende aanmoediging werkt

Het proces wordt alleen uitgevoerd voor atleten die de opstartfase hebben afgerond, maar minder dan drie reguliere lessen hebben gevolgd. Het controleert de status van elke atleet voor de volgende les en reageert daarop:

• Als ze de komende week een les hebben geboekt, stuurt het systeem de avond ervoor een berichtje met de tekst "Je kunt dit, hier is de warming-up" en trekt zich daarna terug. Geen gezeur meer.
• Als ze niets geboekt hebben, wordt de herinneringssequentie uitgevoerd.

Voor sporters die nog niets geboekt hebben, is de opbouw geleidelijk en gespreid. Een dag na de introductiecursus ontvangen ze een sms'je met een snelle manier om een van de eerstvolgende beginnerslessen te boeken. Een paar dagen later volgt een e-mail van de hoofdcoach met uitleg over de trainingen van de komende week. Weer een paar dagen later ontvangen ze een sms'je met een link naar een specifieke les waar nog plek is en een uitnodiging om te reageren en zich in te schrijven. Als er een hele week voorbij is en ze nog steeds niets geboekt hebben, worden ze doorverwezen naar een coach voor een persoonlijk gesprek.

De sleutel is dat elke herinnering eerst de actuele beschikbaarheid van de volgende les controleert. Zodra een atleet boekt, stoppen de herinneringen automatisch. Niemand in je team controleert handmatig of de atleet al geboekt heeft, en niemand stuurt een bericht naar iemand die al geboekt heeft.

Aanwezigheid omzetten in lidmaatschap

Diezelfde verbinding zorgt ervoor dat de lidmaatschapsstatus actueel blijft. Zodra een atleet drie reguliere lessen heeft gevolgd en nog steeds gebruikmaakt van de introductieprijs, wordt het conversieproces gestart. De atleet ontvangt een e-mail met de melding "Je bent officieel een CrossFitter" en de lidmaatschapsopties, en de coach krijgt een melding om een persoonlijk bericht te sturen. Wanneer de receptie de proefperiode in Mindbody omzet, wordt het dossier van de atleet automatisch bijgewerkt en stoppen de herinneringen voor de proefperiode.

De lidmaatschapsstatus is altijd actueel, dus het verzoek om conversie is gekoppeld aan daadwerkelijk gedrag, namelijk drie gevolgde lessen, en niet aan een willekeurige kalenderdatum.

Representatieve resultaten bij 290 leden

Dit zijn illustratieve composities, geen echte klanten:

• Voltooiing van de oprit naar de eerste reguliere les, zonder automatisering: ongeveer 55 tot 65 procent.
• Hetzelfde geldt, met een gerichte bijsturing vanuit de volgende generatie: een stijging naar 72 tot 82 procent.
• Het percentage proefleden dat na het derde bezoek een volledig lidmaatschap afsluit, stijgt met ongeveer 6 tot 10 procentpunten.
• De tijd die coaches besteden aan het navragen van "Heb je al geboekt?" is sterk afgenomen, omdat de boekingen ofwel vanzelf binnenkomen, ofwel op een eerlijke manier escaleren.

Het succes hangt af van de timing. Een subtiele hint, die alleen wordt gegeven wanneer de atleet nog geen boekingen heeft, bereikt de juiste persoon. Een impulsieve actie die daar geen rekening mee houdt, irriteert iedereen die al een boeking heeft.

Waarom dit belangrijk is voor uw doos

De sporters die in hun eerste maand stoppen, zijn niet ongemotiveerd. Ze zitten vast op een echt knelpunt, en een goed getimede aanmoediging helpt de meesten erdoorheen. Wanneer je berichten precies weten wie een les heeft geboekt en wie niet, komt elke aanmoediging precies op het juiste moment aan en kan de uitkomst veranderen. Dat is het verschil tussen vier van de tien nieuwe sporters verliezen en er acht behouden, en met de introductieprijs voor leden is dat verschil het grootste deel van je groei.

Zie het voor uw doos

Wil je CRMConnect Mindbody naar HighLevel in actie zien? Bekijk de API-apppagina.