Mindbody en HubSpot: Zet elke introductieaanbieding om in een geboekte tweede les.

Het venster dat je elke week verliest

Een nieuwe student komt binnen, betaalt voor een introductieaanbieding van $39, volgt zijn of haar eerste les en vertrekt tevreden. Vervolgens wordt de receptie vier uur lang overspoeld met klanten en niemand raakt het marketingsysteem aan tot het einde van de dienst. Tegen de tijd dat iemand de klanten van die dag exporteert en de volgende ochtend uploadt, heeft die student al bijna een hele dag doorgebracht in de belangrijkste periode die hij of zij ooit bij jouw studio zal doorbrengen: de eerste 14 dagen van een introductieaanbieding.

Hypothetisch voorbeeld: Lotus & Lattice Yoga (ter illustratie) is een kleine studio met één locatie, 280 actieve leden en 14 lessen per week. Ze zagen dit elke week gebeuren. Hun conversie van nieuwe aanmelding naar lidmaatschap lag rond de 15%. De eigenaar was ervan overtuigd dat de receptie gewoon "sneller" moest zijn, maar de receptie zat al vol. Het probleem lag niet bij de inzet. Het probleem was dat er pas contact kon worden opgenomen nadat een medewerker de nieuwe student in het systeem had ingevoerd.

Wat de vertraging u kost

Een e-mail met de tekst "bedankt voor je eerste les" die anderhalve dag te laat aankomt, is al te laat. De cursist heeft ofwel zelf een tweede les geboekt, ofwel is hij of zij al afgehaakt. En een vervolgmail die is samengesteld op basis van een export van die ochtend is noodgedwongen generiek: er staat een naam en een aankoop in, maar niet welke instructeur de cursist had, welke stijl hij of zij volgde, of dat er alweer een nieuwe les is geboekt. Generieke berichten in de belangrijkste fase van de marketingtrechter zijn de manier waarop studio's stilletjes cursisten verliezen die ze al hebben binnengehaald met betaalde werving.

Wat wordt gesynchroniseerd op het moment dat de intro wordt aangeschaft?

CRMConnect Mindbody to HubSpot is een kant-en-klare integratie. Zodra een student een introductieaanbieding koopt, gaat de integratie aan de slag. De nieuwe klant wordt aangemaakt of gekoppeld in HubSpot, met intelligente detectie van duplicaten, zodat een eerdere lead met dezelfde naam en hetzelfde e-mailadres wordt bijgewerkt in plaats van gedupliceerd.

Hun HubSpot-profiel wordt automatisch aangevuld met de details die een persoonlijke follow-up mogelijk maken: de introductieaanbieding die ze hebben gekocht en wanneer, de cursus die ze net hebben gevolgd, de docent, het aantal bezoeken, hun lidmaatschapsstatus en of ze iets nieuws hebben geboekt. Elke boeking, elk bezoek, elke gemiste cursus en elke aankoop wordt daarna binnen enkele seconden automatisch ingevoerd. Dat is voldoende om een effectieve follow-upreeks te starten, zonder dat iemand handmatig iets hoeft in te voeren.

Het zevendaagse vervolgprogramma: Eerste les, Tweede les, Bekering

Bouw in HubSpot één workflow die start op de dag dat een student een introductieaanbieding koopt.

Twee uur na hun eerste les ontvangen ze een berichtje met de tekst: "Bedankt, dit kun je verwachten." Dit berichtje is gepersonaliseerd met de naam van de les die ze hebben gevolgd en de naam van de docent. Het wordt dezelfde avond nog verstuurd, terwijl de les nog vers in hun geheugen ligt, en niet de volgende ochtend.

Dag twee. Als ze hun volgende les nog niet hebben geboekt, ontvangen ze een e-mail met de titel "Kies je tweede les" en een boekingslink. Dit is de belangrijkste factor in het hele proces. Het verschil in conversie tussen studenten die binnen een week een tweede les volgen en studenten die dat niet doen, is enorm.

Dag vier. Het bericht hangt af van hoe betrokken ze zijn. Een student die nog maar één keer les heeft gevolgd, krijgt een e-mail met de titel "Je eerste week" en de biografie van de docent. Een student die al twee of meer keer les heeft gevolgd, krijgt in plaats daarvan een e-mail met de tekst "Je bent goed op weg".

Dag twaalf. Twee dagen voordat de introductieperiode afloopt, wordt het lidmaatschapsaanbod verstuurd, met een formulering die is afgestemd op hun daadwerkelijke deelname. Een student die zes keer is geweest, krijgt een ander aanbod dan een student die slechts één keer is geweest.

Representatieve resultaten na 90 dagen

Dit zijn illustratieve composities, geen echte klanten. Bij een implementatie in studio's van vergelijkbare omvang zorgt dit patroon ervoor dat de conversie van nieuwe leden binnen een kwartaal stijgt van ongeveer 18 procent naar 26 à 30 procent. De meeste stijging komt door de aanmoediging om op de tweede dag een tweede les te boeken, waardoor de tijd tussen de gebruikelijke negen dagen en de tweede les wordt verkort tot minder dan vier dagen. Het openingspercentage van het bedankbericht dat dezelfde avond nog wordt verstuurd, ligt doorgaans boven de 60 procent, omdat het bericht aankomt terwijl de studio nog vers in het geheugen ligt.

De tijd die de receptie besteedt aan gegevensinvoer daalt tot vrijwel nul, omdat het hele proces geautomatiseerd is. Als een formulier op uw website iemand registreert die later een les bezoekt, voegt de logica voor dubbele gegevens deze samen. Als een lid zijn of haar e-mailadres bijwerkt, wordt de gegevens automatisch doorgestuurd naar de juiste Mindbody-website. Uw conversiedoelstellingen en uw berichttekst zorgen voor de verbetering, maar de structuur doet het meeste werk.

Wat dit betekent voor uw studio

De structuur met drie contactmomenten is het onderdeel dat je moet kopiëren: een bedankje op dezelfde avond, een herinnering op dag twee voor een tweede klas, en een conversieaanbod op dag twaalf. De herinnering op dag twee is het bericht met de grootste impact in de reeks, en het is het bericht dat de meeste studio's overslaan.

Voor een kleine studio met slechts een handvol introducties per week, is een handmatig proces met taken wellicht voldoende. Maar zodra je een aanzienlijk volume aan introducties hebt, is de rekensom eenvoudig. Elke introductieaanbieding die je verkoopt, is een student die je al hebt binnengehaald. Door dezelfde avond nog contact op te nemen, terwijl ze zich de les nog goed herinneren, zet je die aankoop om in een lid in plaats van een gemiste kans.

Wil je CRMConnect Mindbody met HubSpot in actie zien? Bekijk de API-apppagina.