Mindbody en Keap: stop met het handmatig opnieuw aanmaken van klantgegevens in Keap

Vraag maar eens aan een willekeurige studio-eigenaar die de afgelopen twee jaar is overgestapt op Keap voor zijn marketing, hoe de eerste maand verliep. Ze zullen je vertellen over de spreadsheets, de importen en het langzame, uitputtende werk om elk klantdetail handmatig opnieuw in te voeren. Doelen, blessuregeschiedenis, pakketsaldi, mijlpaaldata. Alles stond al in Mindbody, en alles moest van nul af aan opnieuw worden opgebouwd.

Als je een personal trainingstudio runt waar elke trainer persoonlijke aandacht geeft, registreert elke trainer 8 tot 15 details per klant: doelen, lichaamssamenstelling, blessuregeschiedenis, trainingsvoorkeuren, voedingsadviezen, belangrijke data, apparatuur die ze thuis hebben, planningsbeperkingen. Mindbody bewaart al deze gegevens. Keap, op zichzelf, begint met een lege database. Iemand moet elk detail opnieuw aanmaken, bepalen hoe het eruit moet zien, labelen en vervolgens koppelen aan Mindbody zodat het daadwerkelijk wordt ingevuld.

Dat werk gaat langzaam. Een ijverige trainer kan misschien vier van deze details per uur instellen, als je het bouwen, de verbindingen en de testimporten meerekent. Vermenigvuldig dat met 15 details, en vervolgens met het aantal trainers dat hun eigen weergave wil, en alleen al de installatie duurt dagen. De meeste studio's geven het halverwege op en eindigen met een halfgevulde Keap die niemand vertrouwt.

Hier is een illustratief voorbeeld. Granite Bay Personal Training (een hypothetische studio), een locatie met 5 trainers en 140 cliënten met intensieve begeleiding, probeerde dit twee keer handmatig. Beide pogingen mislukten tijdens de configuratie. De trainers besteedden twee weken lang hun lunchpauzes aan het handmatig opnieuw invoeren van cliëntgegevens, vonden het vreselijk en keerden terug naar Mindbody voor alles, aangevuld met een spreadsheet voor het bijhouden van doelen.

Hoe uw Keap-account er op de eerste dag uitziet

CRMConnect Mindbody to Keap stelt de klantgegevens voor u in. Tijdens de installatie bouwt het de essentiële elementen op waarop een wellnessbedrijf daadwerkelijk draait, zonder dat handmatige configuratie nodig is.

Vanaf de eerste dag weet uw Keap-account al voor elke klant het volgende:

• Wie ze zijn en waar ze vandaan komen: hun Mindbody-geschiedenis, huidige lidmaatschapsstatus, totaal aantal bezoeken, datum van het laatste bezoek, de service die ze hebben afgenomen en welke medewerker ze hebben gezien.
• Hun standpunt over pakketten: vervaldatum van het lidmaatschap, resterende sessies, contractdetails en of automatische betaling is ingeschakeld.
• Wat ze hebben gekocht: de geschiedenis van de introductieaanbieding, hun laatste aankoop, het bedrag en de datum.
• Hoe betrokken ze zijn: datum van het eerste bezoek, totaal aantal bezoeken gedurende de levensduur en totale omzet gedurende de levensduur.

Het gaat verder dan een standaardset. De unieke details van jouw studio worden ook overgenomen. Als jouw personal trainingstudio de doelen van klanten bijhoudt in Mindbody (gewichtsverlies, mobiliteit, kracht, sportspecifiek, herstel na blessure), dan komt die exacte informatie automatisch in Keap terecht. Niemand hoeft het handmatig in een dropdownmenu van Keap in te voeren.

Een trainer die op de eerste dag een klantdossier opent, ziet direct de doelen van de klant, eventuele blessures, de gewenste trainingsdagen, het gekozen pakket, het aantal resterende sessies, het totale aantal bezoeken, de datum van het laatste bezoek en de volgende afspraak. Alles wat ze voorheen in een spreadsheet bijhielden, staat nu in de tool die gebruikt wordt voor marketingdoeleinden.

Waarom de data nuttig blijven, en niet alleen accuraat zijn op de eerste dag.

De eerste dag is het makkelijke deel. Het moeilijke deel begint de volgende twaalf maanden, waarin klanten nieuwe pakketten kopen, mijlpalen bereiken, doelen wijzigen en hun voorkeuren bijwerken. Klantgegevens die vandaag kloppen maar volgende maand verouderd zijn, zijn waardeloos. De gegevens die actueel blijven, zijn de gegevens die je daadwerkelijk nodig hebt voor de follow-up.

CRMConnect houdt alles automatisch up-to-date. Wanneer een klant een nieuw 12-lessenpakket koopt, worden de pakketnaam, het aantal resterende sessies en de laatste aankoop direct in Keap bijgewerkt en wordt de klant aan de juiste campagnes gekoppeld. Alle herinneringen voor verlenging, felicitaties voor mijlpalen of follow-upgesprekken met trainers die u hebt ingesteld, zien de wijziging en reageren erop. Niemand hoeft handmatig iets bij te werken.

De klantgegevens blijven nuttig omdat ze actueel blijven. Dat is precies de bedoeling.

Hoe trainers hun eigen werklijsten samenstellen

Doordat alle klantgegevens zijn ingevoerd, kan elke trainer zijn of haar eigen weergaven in Keap creëren, zonder dat er technische kennis nodig is.

De dagelijkse lijst van een trainer toont de actieve klanten, gesorteerd op eerstvolgende afspraak. Nieuwe klanten verschijnen automatisch. Klanten die stoppen met trainen, verdwijnen vanzelf.

Een verlengingslijst toont klanten met nog drie of minder sessies te gaan, gegroepeerd per trainer, zodat elke trainer zijn of haar eigen verlengingslijst kan inzien.

Een lijst met mijlpalen markeert klanten die 100 bezoeken hebben afgelegd maar nog niet zijn gefeliciteerd. Dat leidt tot het automatisch versturen van felicitaties en cadeaubonnen, wat het loyaliteitsritueel van de studio is geworden.

Een lijst met blessures toont cliënten met actieve blessures die de afgelopen week hebben getraind, zodat de hoofdtrainer kan zien wie een vervolggesprek over de uitvoering van de training nodig heeft.

Dit vereist geen technische installatie. De trainers hoeven geen spreadsheets bij te houden. De gegevens worden automatisch ingevuld. De lijsten worden automatisch bijgewerkt.

Wat dit betekent voor uw studio

Bij een voorbeeldimplementatie in een studio van deze omvang, wordt de handmatige installatie die normaal gesproken nodig is bij een doe-het-zelf-aanpak (4 tot 6 uur per trainer bij 5 trainers, plus 8 tot 12 uur administratief werk) teruggebracht tot ongeveer een uur configuratie. Dat betekent dat er direct, alleen al tijdens de installatie, zo'n 30 tot 40 uur aan trainingstijd en administratieve tijd wordt bespaard.

De besparingen gaan daarna gewoon door. Wanneer je een nieuw programma lanceert, hoef je niets opnieuw op te bouwen. Een nieuwe "Mobility Mondays"-workshop in Mindbody wordt automatisch in Keap geïntegreerd zodra mensen deze aanschaffen, zonder dat iemand Keap hoeft aan te raken.

Voor Granite Bay was de echte winst dat de trainers Keap voor het eerst gebruikten. Na twee mislukte handmatige configuraties lukte het bij de derde poging wel, omdat de trainers de configuratie niet zelf hoefden uit te voeren. De cliënten die ze bijhielden in aparte spreadsheets werden overgezet met hun doelen en blessuregegevens intact.

Deze cijfers zijn indicatief. De tijd die u bespaart, hangt af van hoeveel klantgegevens u al in Mindbody bijhoudt en hoe consistent die informatie is.

Wil je CRMConnect Mindbody to Keap in actie zien? Bekijk de API-apppagina.