Mindbody en Keap: Rapportage per locatie voor een netwerk van 4 sportscholen

Een marketingteam van drie personen bij een boetiek-sportschool met vier vestigingen is in de praktijk een team van anderhalve persoon als je rekening houdt met advertentiebeheer, contentcreatie en wekelijkse vergaderingen. De resterende tijd is bedoeld voor rapportages per vestiging voor vier verschillende managers, die elk willen weten hoe hun sportschool het deze week doet en hoe dat zich verhoudt tot vorige maand.

Zonder de juiste locatiegegevens in je marketingtool ziet de rapportage er zo uit: je haalt vier aparte exportbestanden uit Mindbody, opent vier rapporten, vergelijkt alles in een spreadsheet, bouwt vier mini-dashboards, verstuurt vier e-mails en doet dit de volgende week opnieuw. Elke cyclus kost een marketeer 4 tot 6 uur per week. Op jaarbasis is dat 200 tot 300 uur aan pure rapportagekosten, zonder dat daar iets creatiefs uit voortkomt.

Hier is een illustratief voorbeeld. Ember Athletic (een hypothetische sportschoolketen), met 4 vestigingen, in totaal 2100 leden en een centraal marketingteam van 3 personen, had precies deze situatie. De marketeers waren overwerkt. De filiaalmanagers klaagden dat de data van hun vestigingen als een bijzaak aanvoelden. De eigenaar hoorde steeds weer "we hebben een data-analist nodig" en verzette zich daartegen, omdat dat een aanwerving van $90.000 zou kosten.

De juiste oplossing is niet het inhuren van een data-expert. De juiste oplossing is ervoor zorgen dat de data van elke locatie correct in Keap terechtkomt, zodat rapporteren een snelle, opgeslagen zoekopdracht wordt in plaats van een handmatige exportklus.

Hoe de site-identiteit in Keap wordt geïntegreerd

CRMConnect Mindbody to Keap ondersteunt meerdere Mindbody-locaties onder één Keap-account. Elk ledenrecord bevat de thuislocatie van het lid en een lijst van alle sportscholen die het lid heeft bezocht of waar het lid een lespakket heeft gekocht. Wanneer een lid een lespakket koopt, wordt ook de locatie van die aankoop vastgelegd. Een lespakket van 10 lessen gekocht bij Eastside wordt anders geregistreerd dan hetzelfde pakket gekocht bij Downtown.

Een lid dat zich in Downtown heeft aangemeld en drie maanden later Eastside begon te bezoeken, heeft dus één Keap-record dat beide locaties bevat: Downtown is de thuisbasis, Eastside is de plek waar ze het meest recent getraind hebben, en elk bezoek en elke aankoop is gekoppeld aan de betreffende locatie. Eén lid, één record, een compleet beeld.

Eén Keap-account, niet vier.

De verleiding is groot om elke locatie een eigen Keap-account te geven. Doe dit niet. Je verliest het overzicht van leden op alle locaties (een van de weinige dingen die Keap echt goed doet), je betaalt vier keer zoveel voor de licenties en je moet de lidmaatschappen op alle locaties handmatig controleren.

De juiste configuratie bestaat uit één Keap-account met locatiegebonden opgeslagen zoekopdrachten en campagnes per locatie.

Een overzicht van inactieve leden per locatie toont elke GM alleen de leden van zijn of haar eigen site die de afgelopen 14 dagen niet zijn geweest, maar nog wel een actief lidmaatschap hebben. Elke GM krijgt een eigen bladwijzerlink.

Een welkomstsequentie per locatie is één campagne met vier versies, elk gekoppeld aan een locatie. De welkomstsequentie voor Downtown noemt de docenten en lestijden van Downtown. De welkomstsequentie voor Eastside noemt details over Eastside. Dezelfde basisstructuur, maar met locatiegebonden inhoud.

Retentierapporten per locatie zijn opgeslagen zoekopdrachten gegroepeerd per thuislocatie. Het marketingteam maakt deze rapporten eenmalig aan en zorgt ervoor dat ze automatisch worden bijgewerkt.

Voor campagnes die op meerdere locaties worden aangeboden, fungeert de lijst met sportscholen die een lid heeft bezocht als filter. Een campagne met de slogan "Probeer onze nieuwe vestiging in Eastside", die alleen wordt verzonden naar leden die in Downtown wonen en Eastside nog nooit hebben bezocht, vereist slechts één filter.

Een locatie die het moeilijk heeft vroegtijdig ontdekken

De vraag die elke eigenaar van meerdere vestigingen bezighoudt: verliest één locatie sneller leden dan de andere? Zonder gegevens per locatie duurt het een week om die vraag te beantwoorden en is het antwoord meestal te laat.

Met locatiegebonden opgeslagen zoekopdrachten in Keap duurt het antwoord ongeveer 90 seconden. Tel het aantal Westgate-leden met een actief lidmaatschap dat de vestiging de afgelopen 21 dagen niet heeft bezocht, deel dit door het totale aantal actieve Westgate-leden en je hebt het verlooppercentage van die vestiging. Vergelijk dit voor alle vier de vestigingen. Als Westgate een maandelijks verloop van 12 procent heeft, terwijl de andere drie vestigingen tussen de 6 en 7 procent zitten, dan is er een probleem dat je deze maand moet onderzoeken, en niet pas over drie maanden.

Als de thuislocatie van een lid onjuist is ingesteld, kan het marketingteam dit in Keap corrigeren en wordt de wijziging automatisch doorgevoerd in Mindbody. Geen dubbele invoer dus.

Wat dit betekent voor uw bedrijfsresultaat

Bij een illustratieve implementatie op een netwerk van deze omvang daalt de rapportagelast per locatie doorgaans van 4 tot 6 uur per week per marketeer naar minder dan 30 minuten, voornamelijk besteed aan het controleren van de opgeslagen zoekopdrachten en het schrijven van de GM-commentaren. Voor het team van Ember, bestaande uit 3 personen, betekent dit een besparing van ongeveer 12 tot 16 uur per week, oftewel 600 tot 800 uur per jaar, bijna een derde van een voltijdbaan.

De kwalitatieve winst is belangrijker. Algemeen directeuren voelen zich niet langer een bijzaak, omdat hun gegevens automatisch en op tijd in hun inbox verschijnen. Marketing is niet langer de bottleneck bij gesprekken over locaties. De wekelijkse managementvergadering verandert van "marketing heeft de rapporten nog niet verstuurd" naar "het afwijkingspercentage bij Westgate is gestegen, laten we het daarover hebben."

Voor Ember in het bijzonder kon het team, nadat de rapportageverplichtingen waren weggevallen, twee nieuwe advertentietests per maand lanceren. Beide tests hadden zes maanden op de plank gelegen. De opbrengst van deze tests dekte de kosten van de integratie in het eerste kwartaal.

Deze cijfers zijn indicatief. Uw rapportagelast hangt sterk af van hoe vaak algemeen directeuren de gevraagde rapporten daadwerkelijk gebruiken.

Wil je CRMConnect Mindbody to Keap in actie zien? Bekijk de API-apppagina.