Mindbody en Shopify: Zorg dat uw cijfers tot op de cent kloppen.

Waarom het einde van de maand een hele dag in beslag neemt

Stel je een wellnessmerk voor dat supplementen en kleding verkoopt via een fysieke winkel en een Shopify-webshop. Elk kwartaal klopt de belastingaangifte niet helemaal, soms maar een paar cent per bestelling. Maar dat loopt op tot een kwartaalhoofdpijn voor de boekhouder en een gespannen heen-en-weer-communicatie met de accountant.

De oorzaak ligt niet bij Shopify en ook niet bij Mindbody. Het probleem zit hem in de kloof tussen beide systemen. Elk systeem heeft zijn eigen manier om btw te berekenen en kortingen toe te passen. Wanneer een verkoop van het ene naar het andere systeem wordt overgezet, worden de totalen ofwel opnieuw berekend (en komen ze niet meer overeen met de originele bon) ofwel gekopieerd zonder de btw-specificatie (waardoor de boekhouder de cijfers handmatig moet bijstellen). In beide gevallen duurt het afsluiten van de boekhouding langer.

Er bestaat ook een variant van dit probleem die uw klanten ervaren. Een klant koopt online een supplement van $40 en krijgt een bon met een bepaald btw-bedrag. Later retourneert ze het supplement aan de balie. Mindbody berekent de btw-teruggave iets anders en geeft haar $39,83 terug. Ze merkt dit op, vraagt waarom, en uw personeel heeft geen goed antwoord. Kleine afwijkingen ondermijnen het vertrouwen sneller dan u zou denken.

Wat het handmatige proces u daadwerkelijk kost

De meeste standaard connectoren behandelen belasting en korting als één getal. Ze berekenen één totaalbedrag voor de belasting en één totaalbedrag voor de korting. Dat werkt prima als alle artikelen op dezelfde manier worden belast en de korting een vast percentage van de totale bestelling is. Het gaat echter mis zodra het ene artikel wel belastbaar is en het andere niet, wanneer een ledenkorting alleen geldt voor de verkoop van producten en niet voor diensten, of wanneer een online promotiecode bovenop een ledentarief in de studio wordt toegepast.

Bij dit soort lapmiddelen gaat het op kleine, maar kostbare manieren mis. De posten lijken te kloppen, de subtotalen lijken te kloppen, maar het totaalbedrag wijkt 47 cent af. Vermenigvuldig dat met 800 bestellingen per maand en uw boekhouder zit elk kwartaal achter een verschil van $375 aan.

Omzetbelasting kent meer lastige gevallen dan bijna al het andere in uw bedrijf. Winkelwagens met één belastbaar en één belastingvrij artikel. Of uw prijzen inclusief btw zijn of dat u de btw er bovenop rekent. Gebieden waar staats-, provinciale en gemeentelijke belastingen bij elkaar worden opgeteld. Klanten die vrijgesteld zijn van btw, zoals leden van een non-profitorganisatie. Waar de afronding plaatsvindt. Elk van deze gevallen heeft een correct antwoord, maar de meeste middleware geeft er minstens één fout. Dat foute antwoord is precies wat uw boekhouder aantreft wanneer de cijfers niet kloppen.

Hoe ShopConnect ervoor zorgt dat beide partijen eerlijk blijven.

De functie 'Nauwkeurige belastingen en kortingen' van ShopConnect is de onopvallende, maar belangrijke oplossing die dit probleem verhelpt. Belasting en korting worden per artikel toegepast, niet als één totaalbedrag. Een Shopify-bestelling met drie belastbare artikelen en één belastingvrij artikel wordt in Mindbody weergegeven als vier regels met de juiste belasting op elke regel. Een ledenkorting die aan de balie wordt toegepast, wordt correct verdeeld over de juiste artikelen in de Shopify-order.

Achter de schermen zorgt ShopConnect ervoor dat de verschillende belastingtabellen, kortingsregels en afrondingsgedragingen in Mindbody en Shopify op elkaar zijn afgestemd, consistent worden toegepast en totalen worden berekend die tot op de cent nauwkeurig overeenkomen.

Kortingen kennen dezelfde valkuilen. Een Shopify-promotiecode kan een percentagekorting zijn, een vast bedrag of een 'koop er één, krijg er één gratis'-actie. Een ledenkorting van Mindbody kan gekoppeld zijn aan een prijsoptie, een reeks producten of een contract. De twee systemen beschrijven hetzelfde idee op compleet verschillende manieren. ShopConnect vertaalt tussen beide, past de juiste regel toe op elk artikel en genereert een bon die exact overeenkomt met wat de klant daadwerkelijk heeft betaald. Terugbetalingen werken op dezelfde manier, dus gedeeltelijke terugbetalingen en terugbetalingen van losse artikelen blijven ook correct.

Wat jij besluit, wordt gesynchroniseerd.

Je behoudt de controle over de gegevensstroom tussen de twee systemen. Je stelt je belastingcategorieën eenmalig in Mindbody in (belastbare detailhandel, belastingvrije diensten, enzovoort) en Shopify neemt deze over. Je bouwt je kortingen voor leden in Mindbody en de juiste kopers krijgen automatisch de juiste prijs online. Je kiest ook of fooien, betalingen en huisrekeningen naar Shopify worden doorgestuurd. De meeste studio's laten fooien buiten de online winkel.

Wanneer je ShopConnect voor het eerst inschakelt, controleert het de gegevens van de voorgaande maand en markeert het alle verkopen waarbij de geregistreerde btw niet overeenkomt met wat deze had moeten zijn. Meestal zijn dat er een paar, altijd van vóór de integratie. Vanaf dat moment ontvangt je boekhouder maandelijks een export met de exacte bedragen voor zowel Shopify als Mindbody, en hoeft je accountant de kwartaalafspraak niet langer via een vergadering te laten verlopen, maar via e-mail.

Representatieve tijdsbesparing bij 340 leden

Hier is een illustratief voorbeeld. Een wellnessmerk met zes vestigingen verwerkt 800 bestellingen per maand, ruwweg gelijk verdeeld over de detailhandel en de online verkoop. Na de overstap naar ShopConnect, waar per artikel nauwkeurige btw- en kortingsberekeningen mogelijk zijn, daalt het verschil tussen de boekhouding en de kassa aan het einde van de maand van de gebruikelijke 1,2 tot 1,8 procent naar minder dan 0,05 procent (in feite afronding). De boekhouder besteedt minder tijd aan de maandafsluiting dan normaal gesproken aan ongeveer zes uur, maar minder dan een uur. De accountant verkleint de kwartaalbespreking van een vergadering naar een e-mail.

Er is een voordeel verbonden aan het correct invullen van uw belastingaangifte dat het vermelden waard is. Als u in meerdere staten verkoopt, kan de complexiteit van de tarieven snel toenemen door onjuiste gegevens. Een overzichtelijke, gedetailleerde belastingspecificatie in uw boekhoudsoftware betekent dat de kwartaalaangifte een rapport is dat u kunt downloaden, in plaats van een onderzoek dat u zelf moet uitvoeren. Bovendien krijgt u vrijwel gratis een betere verdediging bij een audit, omdat elke regel gekoppeld is aan een daadwerkelijke verkoop met een bekende belastingcontext.

Waarom dit belangrijk is voor uw bedrijfsresultaten

Belastingen en kortingen worden per artikel verwerkt, niet per order. Elke koppeling die ze als één getal behandelt, zal uiteindelijk onjuiste informatie opleveren voor uw boekhouder. Controleer de afstemming per artikel, niet alleen op het totaalbedrag, want een overeenkomend totaalbedrag kan fouten verbergen die elkaar compenseren. Het goedkoopste uur dat u besteedt aan de configuratie is het uur dat uw accountant een memo bespaart. Zorg dat de belastingspecificatie één keer correct is, en het blijft correct.

Wil je ShopConnect voor Mindbody en Shopify in actie zien? Bekijk de API-apppagina.