Mindbody en Shopify: Start een studiowebshop zonder dubbel zoveel werk te verdubbelen

Waarom de meeste studio's online verkoop overslaan

Stel je een hypothetische yogastudio voor met 240 leden en een kleine winkelhoek: matten, blokken, T-shirts met het logo. De eigenaresse wil die catalogus online zetten. Ze heeft alle producten, prijzen en voorraadgegevens al in Mindbody staan. Wat ze niet wil, is een tweede platform om alles te beheren: een Shopify-catalogus die al voor de lunch op de eerste dag niet meer aansluit bij de catalogus van de studio.

Dit is de belangrijkste reden waarom boetiekstudio's e-commerce overslaan. De fysieke winkel werkt omdat het personeel aan de kassa artikelen scant en Mindbody de voorraad automatisch bijwerkt. Zodra je een aparte webwinkel opzet, moet elke verkoop, retour, aanvulling van de voorraad en prijswijziging twee keer worden ingevoerd. Binnen twee weken lopen de twee systemen al niet meer met elkaar overeen en zit er uiteindelijk iemand een spreadsheet bij te houden.

Er zijn ook verborgen kosten aan verbonden. De eigenaresse heeft twee jaar besteed aan het trainen van haar receptiemedewerkers om de Mindbody-catalogus te vertrouwen. Ze scannen producten, controleren de voorraad en bestellen opnieuw wanneer het systeem dat aangeeft. Een tweede catalogus ondermijnt dat vertrouwen zodra een klant vraagt: "Hebben jullie dit in maat M?" en het personeel twee schermen moet raadplegen om dat te achterhalen. Ze beschermt niet alleen haar winstmarge, maar ook de soepele bedrijfsvoering die ze al heeft opgebouwd.

Wat het probleem van de twee catalogi werkelijk kost

Er zijn genoeg basistools waarmee je probleemloos een lijst met producten volgens een schema naar Shopify kunt uploaden. Dat is makkelijk. Het lastige is om alles actueel te houden: de voorraad na elke verkoop aan beide kanten, maten en kleuren, de prijswijziging die je om 6:45 uur 's ochtends bij de Mindbody-kassa hebt doorgevoerd, de btw die afhangt van of de koper lid is, en het feit dat sommige Mindbody-artikelen diensten zijn (een lespakket) die nooit als verzendbaar product in de webshop zouden mogen verschijnen.

Generieke automatiseringstools kunnen een basissignaal doorgeven, maar ze begrijpen een Mindbody-productcatalogus niet zoals een Mindbody-specialist dat doet. Je bent uiteindelijk twee maanden bezig met het bouwen van een kwetsbare installatie die het begeeft zodra iemand een nieuwe kleur toevoegt via de iPad bij de receptie.

Er is een dieperliggend probleem. Generieke tools behandelen producten als platte records. Een echt Mindbody-product is echter gelaagd: één product met opties voor maat en kleur, waarbij elke optie een eigen barcode en voorraadniveau heeft op elke locatie. Shopify hanteert een eigen structuur. Het is de taak om de twee op elkaar af te stemmen. De meeste tools slaan dit over, maken beide lagen plat en laten je de maten en kleuren handmatig beheren, wat precies is wat je wilde vermijden.

Hoe ShopConnect Mindbody tot dé betrouwbare bron maakt

ShopConnect hanteert een tegenovergestelde aanpak. Je Mindbody-productcatalogus is de enige bron van waarheid, punt uit. Je markeert een artikel als 'Online verkopen' in Mindbody en ShopConnect publiceert het naar Shopify, compleet met prijs, btw, beschrijving, afbeeldingen, maten, kleuren en de huidige voorraad. Verkoop dat artikel aan beide kanten en de voorraad wordt direct aan de andere kant bijgewerkt. Een nachtelijke controle detecteert eventuele afwijkingen (een levering die je in Mindbody hebt ontvangen, een terugbetaling die bij de kassa is ingevoerd), zodat elke ochtend beide systemen overeenkomen.

Afbeeldingen zijn het kleine detail dat een echte integratie onderscheidt van een demo. Productafbeeldingen van Mindbody bestaan vaak in meerdere formaten en oriëntaties. ShopConnect haalt alle afbeeldingen op die aan het Mindbody-product zijn gekoppeld, uploadt ze naar Shopify in de door jou ingestelde volgorde en maakt de eerste afbeelding de hoofdproductfoto. Je uploadt de afbeeldingen één keer, in Mindbody, en de webwinkel ziet er meteen goed uit.

Ook je beschrijvingen worden overgezet. Alles wat je in de Mindbody-productbeschrijving schrijft, verschijnt als productbeschrijving in Shopify, netjes opgemaakt. Titel, leverancier en tags worden voorspelbaar overgenomen. De Shopify-catalogus is niet langer een tweede systeem dat je onderhoudt, maar een directe kopie van de Mindbody-catalogus die je al actueel houdt.

Hoe het werkt, in eenvoudige bewoordingen.

Aan de slag gaan is eenvoudig. Je koppelt Mindbody en Shopify via de ShopConnect-installatiewizard. Geen ontwikkelaars nodig, geen technische tokens om te beheren. In Mindbody markeer je de artikelen die je online wilt verkopen (de drie essentiële artikelen voor de kleedkamer die je niet online wilt verkopen, laat je gewoon ongemarkeerd). ShopConnect publiceert de rest naar Shopify met afbeeldingen, maten, kleuren en actuele voorraadniveaus.

Vanaf dat moment wordt elke verkoop via Shopify bijgeschreven op de teller in Mindbody, en elke verkoop aan de balie op de online teller. De nachtelijke controle registreert ook de aanvullingen die je handmatig doet na een levering. Je kunt ook afhalen in de studio aanbieden of verzending naar huis, waardoor je verzendkosten voor zwaardere artikelen vermijdt. Je hoeft de productlijst in Shopify nooit meer aan te raken. Je beheert de catalogus zoals altijd, binnen Mindbody.

Het is de eerste week de moeite waard om het activiteitenlogboek van ShopConnect in de gaten te houden. Je ziet daarin elke productpublicatie en elke voorraadupdate, dus alles wat onverwacht is (een product dat niet is gepubliceerd, een maat die vreemd is toegewezen) verschijnt daar, in plaats van in een klantklacht twee weken later.

Representatieve winkellift met 240 leden

Hier is een illustratief voorbeeld voor een studio met één locatie en 240 leden met deze opzet. De retailomzet stijgt in het eerste kwartaal met 18 tot 32 procent, bijna volledig door aankopen van leden tussen de lessen door en door cadeaus die anders nooit de studio zouden zijn binnengekomen. De tijd die medewerkers besteden aan voorraadcontrole daalt tot vrijwel nul, omdat de nachtelijke controle dit afhandelt. Oververkoop blijft onder de één procent en de weinige gevallen die erdoorheen glippen, worden snel opgespoord omdat de voorraad na elke verkoop wordt bijgewerkt.

Er is nog een tweede voordeel dat het vermelden waard is. Zodra je de integratie vertrouwt, begin je de verkoopgegevens van Shopify te gebruiken om te bepalen welke kleuren je op voorraad moet hebben. De bestverkochte t-shirtkleuren online worden de kleuren die je opnieuw bestelt voor de studio. De kleuren die online minder goed verkopen, geven aan welke kleuren je in de studio moet opruimen. Je voorraadbeslissingen worden slimmer omdat je eindelijk beschikt over gegevens die je niet had toen je alleen nog maar met de studio te maken had.

Waarom dit belangrijk is voor uw studio

Kies één betrouwbare bron van informatie voordat je een tool kiest. Als Mindbody je bedrijf runt, moet Mindbody ook je catalogus beheren. Live voorraadupdates plus een nachtelijke controle is de eenvoudige, juiste aanpak. Het lastige van je studio online zetten is niet het uploaden van producten naar Shopify, maar het correct afhandelen van maten, diensten versus producten, belastingen en locatie. Een kant-en-klare oplossing is veel meer waard dan een maand bouwen.

Wil je ShopConnect voor Mindbody en Shopify in actie zien? Bekijk de API-apppagina.