Mindbody en Shopify: realtime voorraadbeheer per locatie voor een sportschool met meerdere vestigingen

Waarom voorraadbeheer op meerdere locaties de meeste online winkels ontregelt

Stel je een boetiek-sportschoolketen voor met acht vestigingen die merkkleding, herstelproducten en supplementen verkopen in elke vestiging. Elke vestiging heeft zijn eigen magazijn. Online bestellingen kunnen vanuit elke vestiging worden verzonden of bij elke vestiging worden afgehaald. Zonder realtime voorraadinformatie per vestiging, toont de website het totale aantal voor de hele keten en wordt er constant te veel besteld. Een klant bestelt een T-shirt in maat M voor afhalen op dinsdag bij de vestiging aan de westkant, maar de daadwerkelijke voorraad bevindt zich in de vestiging aan de oostkant, drie dagen later.

Meerdere locaties vormen voor de meeste webwinkels een struikelblok. Een winkel met één locatie werkt prima met een eenvoudige opzet. Maar zodra je een tweede locatie toevoegt, kloppen de aannames niet meer.

Er is een operationeel probleem dat pas aan het licht komt wanneer je probeert te groeien. Je centrale team heeft een eenduidig overzicht nodig van wat waar verkocht wordt. Zonder accurate gegevens per locatie kan het team de voorraad niet herverdelen tussen de vestigingen, een slechtlopend product op de ene locatie naast een populair product op een andere locatie signaleren, of met vertrouwen volumekortingen afsluiten. Meerdere locaties vormen niet alleen een probleem voor de klantervaring, maar ook voor de inkoop en planning.

Wat de standaardaanpak u kost

De meeste standaard Shopify-connectoren tonen slechts één voorraadtelling per product. Ze kunnen een klant niet vertellen wat er daadwerkelijk op voorraad is in de winkel die ze wil bezoeken. Maatwerkoplossingen kunnen dit wel, maar het project duurt maanden en biedt zelden een oplossing voor de praktijk: een overplaatsing tussen locaties, een beschadigd artikel dat op de ene locatie is afgeschreven, of een online bestelling die aan de ene locatie is toegewezen maar op een andere locatie wordt opgehaald.

Er is ook een probleem met de eerlijkheid. Als de integratie altijd verzendt vanaf de locatie met de grootste voorraad, raakt die locatie als eerste door haar voorraad heen en wordt het de permanente verzendlocatie. Als er altijd verzonden wordt vanaf de locatie die het dichtst bij de klant ligt, raken uw drukke locaties in de stad leeg, terwijl rustigere locaties met voorraad blijven zitten. De juiste oplossing is iets wat u kunt aanpassen: een routeringsregel die u instelt per gebied, per artikel of per tijdstip.

Hoe ShopConnect ervoor zorgt dat elke site eerlijk blijft.

De Live Multi-Location Inventory-functie van ShopConnect koppelt elke Mindbody-site aan een Shopify-locatie en zorgt ervoor dat de voorraad per artikel en per locatie direct accuraat is. Wanneer een klant een T-shirt in maat M aan haar winkelmandje toevoegt, toont de site de actuele beschikbaarheid op elke locatie. Ze kan kiezen voor afhalen bij een specifieke locatie of bezorging, waarna de juiste locatie de bestelling afhandelt.

Diezelfde logica geldt voor serviceproducten. Een online aangeschaft lespakket wordt gekoppeld aan het klantprofiel op de door haar gekozen locatie. U kunt gecentraliseerde marketing uitvoeren, terwijl elke locatie zijn eigen administratie en voorraad beheert.

ShopConnect biedt uw centrale team één console met de gegevens die ze daadwerkelijk nodig hebben: omzet per vestiging, voorraad per vestiging, hoe snel elk artikel per vestiging verkoopt en de verdeling tussen online en fysieke winkels. Het centrale team gebruikt deze informatie om aanvullingen, overplaatsingen en prijsverlagingen te plannen. Vestigingsmanagers zien hun eigen cijfers en hoeven niet langer met het hoofdkantoor te discussiëren over spreadsheets die per e-mail worden verstuurd.

Overdrachten tussen locaties vormen de minder aantrekkelijke kern van het proces. Een medewerker van locatie 3 ontvangt een zending van 24 matten en registreert dit in Mindbody. ShopConnect verhoogt direct de online voorraad van locatie 3. Een andere medewerker stuurt 6 van die matten naar locatie 1, waar de voorraad bijna op is. Mindbody registreert de verplaatsing, ShopConnect verlaagt de voorraad van locatie 5 en verhoogt die van locatie 1, en beide locaties worden binnen enkele seconden correct weergegeven in de webshop.

Hoe het werkt, in eenvoudige bewoordingen.

Je koppelt elke Mindbody-site aan de bijbehorende Shopify-locatie. De installatiewizard begeleidt je site voor site bij het koppelen. Je markeert de kleding en herstelproducten als 'Online verkopen' in Mindbody, waarna ShopConnect de voorraadcijfers per site in één keer publiceert.

Zodra Live Multi-Location Inventory is ingeschakeld, tonen productpagina's de beschikbaarheid per locatie en worden bestellingen intelligent gerouteerd. Klanten kunnen hun bestelling ophalen bij elke vestiging waar het artikel op voorraad is, of het laten verzenden vanuit de dichtstbijzijnde vestiging. U traint het baliepersoneel om overdrachten tussen vestigingen in Mindbody te registreren, waarna de nieuwe aantallen direct online verschijnen. Een nachtelijke controle corrigeert eventuele afwijkingen als gevolg van handmatige ontvangsten, afschrijvingen van beschadigde artikelen of verkopen door personeel.

Een belangrijke beslissing is uw routingregel. Kies de regel die het beste bij uw bedrijfsvoering past: de goedkoopste verzendmethode, de snelste bezorgmethode, een eerlijke verdeling over de locaties of de discretionaire bevoegdheid van het personeel. ShopConnect past uw keuze consequent toe. Dankzij de nauwkeurige gegevens per locatie kan uw centrale team wekelijks controleren welke artikelen tussen locaties verplaatst moeten worden voordat er een voorraadtekort ontstaat.

Representatieve verhoging van de vulgraad op 8 locaties

Hier is een hypothetisch voorbeeld. Een fitnessketen met 8 vestigingen en ongeveer 5400 leden schakelt Live Multi-Location Inventory in. Oververkoop daalt van ongeveer 6 procent naar minder dan 0,5 procent. Het percentage klanten dat kiest voor afhalen in plaats van verzenden stijgt naar ongeveer 38 procent, wat de kosten voor orderafhandeling verlaagt en ervoor zorgt dat klanten een tweede keer naar de sportschool komen. Het aantal overboekingen tussen vestigingen neemt af, omdat klanten de vestiging kiezen waar het artikel al op voorraad is. De tijd die operationele medewerkers besteden aan voorraadcontrole gaat van een parttimebaan naar een wekelijkse controle van 20 minuten.

Ook uw marketingteam krijgt een echt hefboomeffect. Zodra de gegevens per vestiging schoon zijn, kunnen ze vestigingsspecifieke promoties uitvoeren die daadwerkelijk werken: overtollige voorraad op één locatie opruimen, proefgebruik stimuleren op een nieuwe locatie, een lancering in de flagshipstore promoten. Dat is allemaal niet mogelijk als de website de voorraad van de hele keten als één enkel getal weergeeft.

Waarom dit belangrijk is voor uw bedrijfsresultaten

Het runnen van meerdere locaties is vooral een kwestie van routeplanning, niet van voorraadbeheer. Zorg voor een goede routeplanning en de voorraad komt vanzelf goed. Beschouw afhalen als een volwaardig onderdeel van het assortiment, niet als een noodoplossing. Klanten kiezen ervoor als je ze een actueel en eerlijk beeld geeft van wat er in de schappen ligt. En geef je operationele team één scherm, geen acht. Eén voorraadbeheersysteem, één console voor elk magazijn.

Wil je ShopConnect voor Mindbody en Shopify in actie zien? Bekijk de API-apppagina.