Mindbody en Shopify: Verkoop cadeaubonnen online, direct inwisselbaar.

De hoofdpijn van het inwisselen van vouchers

Stel je een dagspa voor die in november en december veel cadeaubonnen verkoopt. Cadeaubonnen zijn het product met de hoogste winstmarge in de catalogus (geen inkoopkosten, vaak gedeeltelijk ongebruikt) en door ze online te verkopen kan de omzet in december verdrievoudigd worden. Het probleem: de receptie moet die cadeaubonnen direct in Mindbody verzilveren zodra de ontvanger binnenkomt. Niet na een synchronisatie 's nachts. Niet na een handmatige zoekopdracht. Nu meteen.

De meeste spa's die online vouchers proberen te verkopen, sturen uiteindelijk een pdf-code per e-mail en hopen op het beste. De receptioniste typt de code in een spreadsheet, markeert deze als gebruikt en past de korting handmatig toe in Mindbody. Dat werkt voor tien vouchers per maand. Maar niet voor de zaterdag na Thanksgiving.

Er speelt hier een seizoensgebonden aspect mee. Vouchers zijn niet gelijkmatig over het jaar verdeeld. November en december genereren ongeveer 60 procent van de jaarlijkse voucheromzet voor een gemiddelde spa. Moederdag en Valentijnsdag voegen daar nog eens 15 procent aan toe. Je voucherproces moet een vijfvoudige piek in een periode van zes weken aankunnen zonder dat de receptie overbelast raakt. Een workflow die is ontworpen voor tien vouchers per maand, moet er 120 per week kunnen verwerken.

Wat de PDF-code-oplossing werkelijk kost

Een PDF-voucher met een code is prima. Een PDF-voucher met een code die uw kassa niet herkent, is dat niet. Die mislukte overdracht is het hele probleem.

Met een beetje geïmproviseerde oplossingen kun je de PDF wel per e-mail versturen. Maar ze kunnen de voucher niet als inwisselbaar tegoed in het Mindbody-account van de ontvanger laten verschijnen. Je kunt het tegoed ook niet overdragen aan iemand anders. En je kunt de receptie niet informeren over het resterende saldo van een gedeeltelijk gebruikte voucher. Maatwerkoplossingen kunnen dat wel, maar dan betaal je wel $15.000 voor iets wat een kant-en-klaar product voor een laag maandelijks bedrag biedt.

Het inwisselen van een voucher is de tweede verborgen kostenpost. Een voucher kan volledig worden ingewisseld tijdens één bezoek, gedeeltelijk verdeeld over drie bezoeken, na aankoop worden overgedragen van gever naar ontvanger, worden gecombineerd met een ledenkorting of worden terugbetaald als deze na de vervaldatum niet is gebruikt. Voor elk van deze gevallen moet Mindbody de huidige saldo, de huidige eigenaar en de huidige status kennen. Workflows met PDF-code houden dit allemaal niet bij.

Hoe ShopConnect vouchers direct inwisselbaar maakt

ShopConnect behandelt de aankoop van een online voucher op dezelfde manier als een lespakket: het wordt direct geactiveerd in het Mindbody-systeem. De waarde wordt als cadeaubon of tegoed bijgeschreven op het Mindbody-profiel van de ontvanger. De receptie wisselt de voucher in Mindbody in zoals elke andere cadeaubon. Geen spreadsheets, geen PDF-opzoekingen, geen handmatige invoer van kortingen.

Je kiest zelf precies welke items tussen de twee systemen worden verwerkt. Cadeaubonnen worden wel verwerkt, fooien niet. Betalingen op rekening worden meestal niet verwerkt. ShopConnect behandelt ook gevallen waarin de koper (de gever) en de ontvanger verschillende personen zijn, zodat het tegoed op de juiste rekening terechtkomt.

ShopConnect regelt de overdracht van het cadeau door het veld 'ontvanger' in het afrekenproces te lezen en het tegoed aan dat profiel te koppelen. Als de ontvanger nog niet in Mindbody bestaat, wordt het profiel aangemaakt met de gever als bron (zodat u weet wie het cadeau heeft gekocht). Als u een mooie cadeaumail met een printbaar certificaat wilt versturen, kunt u dat als een aparte stap uitvoeren. De integratie zorgt voor het gedeelte dat misgaat wanneer mensen dit handmatig doen: controleren of het tegoed echt is en in uw systeem beschikbaar is.

De vervaldatum bepaal je zelf. Je stelt de regel in Mindbody in (12 maanden na aankoop, einde van het volgende kalenderjaar, verloopt nooit), en ShopConnect volgt de instelling van Mindbody. De receptie ziet de juiste vervaldatum op het klantprofiel.

Hoe het werkt, in eenvoudige bewoordingen.

Je stelt je cadeaubon in Mindbody in als prijsoptie of cadeaukaartitem en markeert deze als 'Online verkopen'. ShopConnect publiceert de bon vervolgens naar Shopify met de juiste bedragen en belastinginstellingen. Bij het afrekenen voert de koper het e-mailadres van de ontvanger in. Na betaling maakt ShopConnect, indien nodig, het Mindbody-profiel van de ontvanger aan en plaatst de bon als inwisselbaar tegoed in dat profiel.

De ontvanger komt binnen. De receptioniste zoekt haar naam op, ziet het cadeautegoed en verrekent het met de diensten van die dag, net als met elke andere cadeaukaart. Bij gedeeltelijke verrekening wordt het resterende saldo direct bijgewerkt, zodat ze de rest bij haar volgende bezoek kan gebruiken.

Vóór december is het de moeite waard om begin november een paar testaankopen uit te voeren om te controleren of de tegoedbon direct wordt verwerkt en of uw team weet hoe de tegoedbon te vinden en toe te passen. ShopConnect genereert de tegoedbon; u behoudt de controle over de cadeau-ervaring, dus een duidelijke e-mail na de aankoop met een printbaar certificaat maakt van een transactie iets wat de gever graag doorstuurt.

Representatieve voucherverwerking bij 6 schoonheidsspecialisten

Hier is een hypothetisch voorbeeld. Een dagspa met één vestiging verkocht in december gemiddeld zo'n $42.000 aan cadeaubonnen, bijna allemaal fysiek. Na de online verkoop van cadeaubonnen via ShopConnect stijgt de omzet in december naar ongeveer $98.000, met name dankzij zakelijke cadeaus, familiebezoeken van buiten de staat en lastminutebestellingen op 23 en 24 december. De tijd die de receptie besteedt aan het verwerken van cadeaubonnen daalt van ongeveer twaalf uur eind december naar minder dan een uur. Fouten bij het inwisselen (verkeerd bedrag, verkeerde ontvanger, dubbele inwisseling) dalen tot vrijwel nul.

Ook op marketinggebied levert het voordelen op. Schone vouchergegevens (wie heeft gekocht, wie heeft ontvangen, wanneer is ingewisseld, gedeeltelijk of volledig) stellen je in staat om gerichte campagnes te voeren: een follow-up naar ontvangers die de voucher nooit hebben ingewisseld, een bedankje aan degenen die de voucher cadeau hebben gedaan, een jubileumaanbieding aan ontvangers die één keer zijn geweest en nooit meer zijn teruggekomen. Dat is allemaal niet mogelijk als de vouchergegevens in een spreadsheet staan.

Waarom dit belangrijk is voor uw bedrijfsresultaten

Vouchers vormen een probleem bij het inwisselen, niet bij de verkoop. De verkoop is eenvoudig. Het inwisselen is cruciaal voor de beleving. Een echte creditering op het profiel van de ontvanger is de juiste aanpak, omdat PDF-codes extra personeelskosten met elke verkochte voucher met zich meebrengen. En zorg voor een goede koppeling: alleen omdat twee systemen alles kunnen synchroniseren, wil dat nog niet zeggen dat ze dat ook moeten doen. Synchroniseer de vouchers, maar laat de fooien achterwege.

Wil je ShopConnect voor Mindbody en Shopify in actie zien? Bekijk de API-apppagina.