Mindbody en Slack: bekijk de bezettingsgraad van je lessen zolang je de zaal nog kunt vullen.

Waarom het handmatig controleren van het rooster je uitput

Stel je een snelgroeiend yogastudioteam voor dat Slack gebruikt. De receptiemedewerkers, het instructeurskanaal en de studiomanager zitten er allemaal. Ze willen realtime inzicht in hoe vol de lessen zitten: een Slack-melding wanneer een les voor 80 procent vol zit, wanneer de wachtlijst voor een populaire les begint te groeien en wanneer er 24 uur voor aanvang van een les minder dan drie boekingen zijn.

Tegenwoordig krijgen ze daar niets meer van. De studiomanager controleert het Mindbody-rooster drie keer per dag handmatig. Halflege lessen vinden plaats zonder dat iemand het merkt, waardoor er geen tijd meer is om op het laatste moment nog een promotieactie te lanceren.

Het moreel van de instructeurs is de andere kant van de medaille. Instructeurs verliezen hun enthousiasme bij het lesgeven aan halflege zalen. De energie van een volle klas motiveert de instructeur, die op zijn beurt de volgende les motiveert. Een studio die constant voor 64 procent bezet is, laat niet alleen inkomsten liggen, maar put ook de instructeurs uit die het product vertegenwoordigen.

Wat de handmatige controle over het hoofd ziet

Het lastige is niet om boekingen in Slack te krijgen, maar om de juiste boekingen op het juiste moment te krijgen. Generieke Mindbody-naar-Slack-tools overspoelen het kanaal met elke boeking (nutteloze ruis) of laten je alleen weten wanneer een les voor het eerst wordt aangemaakt (waardoor je de belangrijke momenten mist). De studio geeft het op en gaat de planning weer handmatig controleren.

Het instellen van de juiste alarmdrempels is lastiger dan het lijkt. Een drempel van 80 procent is geschikt voor een cursus die historisch gezien voor 85 procent bezet is. Het is te krap voor een cursus die gemiddeld voor 50 procent bezet is (je krijgt geen signaal) en te ruim voor een cursus die altijd uitverkocht is (je krijgt het signaal te laat). De juiste alarmdrempels verschillen per cursustype. Generieke tools gebruiken één instelling voor alles en missen daardoor de nuances.

Hoe AppConnect je de juiste meldingen stuurt

AppConnect's Class Booking Sync stuurt realtime meldingen over lesboekingen naar Slack. Elke melding bevat de lesdetails en het huidige aantal deelnemers ten opzichte van de capaciteit. Je bepaalt zelf welke meldingen je ontvangt: een melding alleen wanneer een les voor meer dan 80 procent is volgeboekt, wanneer er een wachtlijst wordt geopend of wanneer er 24 uur voor aanvang van de les nog weinig plaatsen beschikbaar zijn.

Je team ontvangt de juiste meldingen op het juiste moment, zonder overspoeld te worden met spam. De studiomanager hoeft de planning niet langer handmatig te controleren en kan in plaats daarvan gerichte lastminute-promoties uitvoeren wanneer die daadwerkelijk impact hebben.

Omdat elke melding het huidige aantal deelnemers en de capaciteit bevat, kunt u per lestype verschillende meldingspunten instellen: een melding bij 90 procent voor populaire vinyasa-lessen, bij 70 procent voor hatha-lessen van gemiddeld niveau en bij 50 procent voor een nieuwe pilates-fusion-vorm, zodat u tijd heeft om een promotie te overwegen. Het Slack-kanaal blijft nuttig in plaats van een bron van ruis.

Wachtlijsten zijn op zichzelf al een waardevol signaal. Een les waarvoor 36 uur voor aanvang een wachtlijst wordt geopend, is een les die je waarschijnlijk op een ander tijdstip zou moeten inplannen. Die wachtlijstmeldingen kunnen direct naar de studiomanager worden gestuurd met de suggestie om een ander tijdstip in te plannen. Na verloop van tijd wordt je rooster bepaald door de werkelijke vraag, in plaats van door de voorkeur van de docent of oude gewoonten.

Hoe het werkt, in eenvoudige bewoordingen.

Je schakelt Class Booking Sync in en stelt vervolgens een paar eenvoudige meldingen in. Eén melding stuurt een bericht naar je operationele kanaal wanneer een les voor meer dan 80 procent is volgeboekt. Een andere melding informeert je instructeurskanaal wanneer er een wachtlijst wordt geopend, met de naam van de les en de lengte van de wachtlijst. Een derde melding wordt elke dag om 18:00 uur uitgevoerd, bekijkt de lessen van de volgende dag en markeert alle lessen met minder dan drie boekingen.

Je stemt die waarden af op de daadwerkelijke invulpatronen van je studio, voert het uit en bekijkt het kanaal een week lang. Als de signaal-ruisverhouding niet klopt, pas je die aan.

Twee toevoegingen zijn het overwegen waard. Een dagelijkse samenvatting om 18.00 uur, een enkel Slack-bericht met een overzicht van de bezettingsgraden per docent voor de volgende dag, stelt de studiomanager in staat om alle promotiebeslissingen voor de volgende dag in één keer te nemen. En een apart kanaal voor docenten, dat elke docent alleen op de hoogte houdt van haar eigen lessen, zorgt ervoor dat het hoofdkanaal voor operationele zaken rustig blijft, terwijl docenten wel betrokken blijven.

Representatieve coachuren bespaard bij 240 leden

Hier is een hypothetisch voorbeeld. Een yogastudio op één locatie geeft ongeveer 140 lessen per week met vijf instructeurs. Nadat de studiomanager Slack-meldingen heeft ingeschakeld, voert hij gemiddeld 8 gerichte lastminute-promoties per week uit (kortingscodes, 'breng een vriend mee'-acties) voor lessen die anders weinig bezoekers zouden trekken. De gemiddelde bezettingsgraad stijgt van ongeveer 64 procent naar ongeveer 73 procent. De tijd die de studiomanager besteedt aan het monitoren van het rooster daalt van ongeveer een uur per dag naar slechts een vluchtige blik op Slack.

De tevredenheid van instructeurs neemt toe op een manier die de eigenaar opmerkt. Instructeurs die consequent volle klassen lesgeven, blijven langer, bevelen andere goede instructeurs aan en brengen meer energie met zich mee. Realtime inzicht leidt tot gerichte promotie, wat leidt tot vollere klassen, wat leidt tot tevredener instructeurs, en die cyclus versterkt zich op manieren die met geen enkele meetbare indicator te vatten zijn.

Wat dit betekent voor uw studio

Realtime inzicht is alleen nuttig als het gefilterd wordt. Spam in kanalen is erger dan stilte. Meldingen gekoppeld aan drempelwaarden voor het aantal inzendingen laten zien wanneer je daadwerkelijk actie kunt ondernemen, dus stem die drempelwaarden af op je werkelijke inzendingpatronen. Slack is het operationele zenuwcentrum voor de meeste moderne studio's. Stuur de juiste gegevens daarheen en je team zal ernaar handelen.

Wil je AppConnect voor Mindbody en Zapier in actie zien? Bekijk de API-apppagina.