Mindbody en QuickBooks: synchroniseer elke verkoop zonder maandelijkse gegevensinvoer.

De verborgen kosten van handmatige boekhouding

Stel je een wellnessmerk met meerdere vestigingen voor dat QuickBooks Online gebruikt voor de boekhouding. Elke verkoop van Mindbody (producten, diensten, lidmaatschappen, fooien, betalingen) moet correct in QuickBooks worden geregistreerd, op de juiste rekening, met de juiste belastingafhandeling en voor de juiste locatie.

De boekhouder exporteert tegenwoordig maandelijks een verkooprapport van Mindbody, zet dit om in een spreadsheet en importeert het vervolgens in QuickBooks. Dit proces kost een volledige dag per locatie per maand. Het merk heeft vier locaties. Dat betekent dat de boekhouder elke maand vier dagen kwijt is aan het invoeren van de gegevens.

Inzicht in de cashflow is de grootste gemiste kans. Met een maandelijkse afsluiting krijgt het merk pas drie weken later een realistisch beeld van de omzet. Beslissingen over personeelswerving, marketingbudgetten en grote aankopen worden genomen op basis van verouderde gegevens. Door verkopen direct in QuickBooks te registreren, krijgen de eigenaar en de controller een actueel overzicht van de kaspositie, waarop ze deze week al kunnen reageren, in plaats van pas volgende maand.

Wat de maandelijkse importkosten werkelijk kosten

Standaardintegraties tonen verkoopcijfers als totaalbedragen, waardoor de gedetailleerde informatie per artikel die uw accountant nodig heeft, verloren gaat. Maatwerkoplossingen zorgen meestal voor de juiste koppeling, maar werken niet meer zodra het merk een nieuwe dienst of een nieuwe locatie toevoegt.

Bij de boekhouding van lidmaatschappen schiet de simpele aanpak het hardst tekort. Een maandelijkse lidmaatschapsbijdrage wordt verdiend over de gehele lidmaatschapsperiode, niet in één keer. Een contract van 12 maanden dat vooraf betaald wordt, wordt over 12 maanden verdiend. De meeste basisintegraties registreren de volledige betaling direct, wat de omzet van deze maand overschat en aan het einde van het jaar voor een boekhoudkundige chaos zorgt.

Hoe AppConnect verkopen streamt zodra ze plaatsvinden.

De Sales and Line Items-connector van AppConnect zorgt ervoor dat elke Mindbody-verkoop direct in QuickBooks Online wordt geregistreerd. Elke verkoop bevat alle details: de afzonderlijke artikelen, prijs, btw, korting, locatie en betaalmethode. Elk artikel komt in QuickBooks terecht in de juiste rekening en wordt toegewezen aan de juiste locatie.

Uw boekhouder ontvangt een actueel en nauwkeurig QuickBooks-grootboek in plaats van een maandelijkse batchimport.

AppConnect houdt het verschil bij tussen eenmalige verkopen (detailhandel, spontane bezoeken, fooien) en terugkerende of contractuele inkomsten. Geld dat over een langere periode verdiend zou moeten worden, kan op de juiste plek worden geboekt en maandelijks correct worden verwerkt. Zo weerspiegelt uw boekhouding de correcte omzetverantwoording zonder dat de controller de maandafsluiting handmatig hoeft te verwerken.

Terugbetalingen sluiten de cirkel. Een terugbetaling in Mindbody wordt verwerkt als een terugboeking van de oorspronkelijke boeking, met verwijzing naar de oorspronkelijke verkoop, zodat het auditspoor schoon blijft. Terugbetalingen zijn geen verrassing meer aan het einde van de maand, maar een schone, continue stroom.

Hoe het werkt, in eenvoudige bewoordingen.

Je activeert de connector voor verkopen en regelitems, en vanaf dat moment worden alle Mindbody-verkopen automatisch naar QuickBooks Online doorgestuurd. Elk item wordt gekoppeld aan de juiste rekening op basis van of het om een product, een dienst, een lidmaatschap, enzovoort gaat, en de verkoop wordt correct geregistreerd met de juiste locatie en belastingafhandeling. Elke verkoop die niet kan worden gekoppeld (bijvoorbeeld een nieuw producttype) genereert een melding, zodat je boekhouder dit dezelfde dag nog kan verwerken.

Gedurende de eerste maand is het de moeite waard om de nieuwe livestream naast de handmatige boekhouding te gebruiken. Ze zouden het eens moeten zijn. Eventuele verschillen worden onderzocht en de koppeling wordt aangescherpt. Een uitzonderingsmelding (een Slack-bericht voor elke verkoop die niet wordt verwerkt, een nieuw artikel zonder koppeling, een belastingfout) stelt de boekhouder in staat om problemen dezelfde dag nog op te lossen in plaats van ze aan het einde van de maand te ontdekken.

Representatieve besparing op boekhouduren op 4 locaties

Hier is een hypothetisch voorbeeld. Een wellnessmerk met vier vestigingen verwerkt ongeveer 3400 transacties per maand. Na het streamen van de verkoopgegevens naar QuickBooks daalt de tijd die de boekhouder maandelijks kwijt is aan de import van Mindbody-gegevens naar QuickBooks van ongeveer 32 uur naar minder dan 3 uur (alleen de controle en de afhandeling van uitzonderingen). De maandafsluiting wordt met ongeveer een week verkort. De nauwkeurigheid van de belastingaangifte verbetert omdat de gedetailleerde belastingspecificaties per artikel in QuickBooks worden bewaard.

De verdedigbaarheid bij audits verbetert aanzienlijk. Elke transactie in QuickBooks is terug te voeren op een specifieke Mindbody-verkoop, inclusief artikelen, locatie, betaalmethode en btw-specificatie. Jaarlijkse audits verlopen sneller en overzichtelijker. Het accountantskantoor factureert minder uren, wat op zichzelf al een voordeel is van de integratie.

Waarom dit belangrijk is voor uw bedrijfsresultaten

Moderne boekhouding is op alle belangrijke punten beter dan maandelijkse batchverwerking: nauwkeurigheid, afhandelingstijd en de kwaliteit van de beslissingen die u neemt. Gedetailleerde gegevens per artikel horen in uw boekhouding thuis, omdat het invoeren van totaalbedragen de informatie weggooit die uw accountant nodig heeft. En het koppelen van elke verkoop aan de bijbehorende locatie is essentieel voor een merk met meerdere vestigingen. Zorg dat dit correct is bij de invoer van de gegevens in QuickBooks, zodat elk volgend rapport betrouwbaar is.

Wil je AppConnect voor Mindbody en Zapier in actie zien? Bekijk de API-apppagina.