Mindbody en Zoho CRM: één overzicht van uw omzet op al uw locaties.

De chaos rondom de rapportage bij meerdere vastgoedobjecten

Wellnessgroepen met meerdere retraitecentra beheren elke locatie meestal als een aparte Mindbody-site, vaak in verschillende valuta en met overlappende gastenlijsten. Het hoofdkantoor heeft één cijfer nodig: de totale omzet van alle locaties, in één basisvaluta, met de mogelijkheid om in te zoomen op elke specifieke locatie zonder het dashboard te verlaten. Wat het hoofdkantoor nu daadwerkelijk heeft, zijn vijf spreadsheets, één valutaomrekeningstabel en een terugkerende paniek op maandagochtend.

Laten we een illustratief voorbeeld nemen. Heliotrope Wellness Group (een hypothetische exploitant van vijf wellnesscentra) heeft een centrale Zoho CRM-organisatie. De vestigingen hanteren drie verschillende valuta. De COO van de groep opent elke maandag vijf Mindbody-rapporten en bouwt het geconsolideerde overzicht volledig opnieuw op. De wisselkoersen zijn die van vorige week. De omzetcijfers komen niet overeen met de banksaldi. Beslissingen over marketing tussen de vestigingen en gezamenlijke programma's worden uitgesteld, omdat de gegevens nooit betrouwbaar genoeg zijn om actie op te ondernemen.

Wat een handmatige oprolactie daadwerkelijk kost

Het wekelijkse rapport laat de zichtbare kosten zien: zes tot acht uur van de tijd van een senior manager die wordt besteed aan het samenvoegen van spreadsheets in plaats van aan het runnen van het bedrijf. De verborgen kosten zijn nog erger. Elk cijfer in dat rapport klopt net niet helemaal, omdat de valutaconversies verouderd zijn en handmatig worden uitgevoerd. Wanneer de gegevens nooit helemaal betrouwbaar zijn, worden beslissingen uitgesteld. Prijsherzieningen blijven liggen. Een pakket voor meerdere vestigingen wordt nooit gelanceerd. Een onderpresterende locatie blijft onderpresteren, omdat niemand genoeg vertrouwen in de cijfers heeft om actie te ondernemen.

Er is ook een groep gasten die u niet kunt zien. Een gast die in drie van uw accommodaties heeft verbleven, lijkt drie verschillende personen als zijn e-mailadres of naam op elke locatie net iets anders is ingevoerd. De meest waardevolle groep die u heeft, uw loyale gasten die in al uw accommodaties verblijven, is dus onzichtbaar voor uw marketing.

Hoe het werkt: zodra alle objecten in één weergave worden weergegeven.

CRMConnect Mindbody to Zoho CRM brengt alle Mindbody-locaties samen in één Zoho CRM-organisatie. Elke verkoop, elke betaling en elke gast wordt automatisch verwerkt, waarbij de locatie en de oorspronkelijke valuta behouden blijven. Het hoofdkantoor krijgt één geconsolideerd overzicht. Elke vestiging behoudt zijn eigen overzicht.

Wat dit je oplevert:

• Een enkel omzetcijfer voor de groep, in uw basisvaluta, actueel op vandaag in plaats van actueel op afgelopen vrijdag.
• Bijdrage per pand, zodat u in één oogopslag kunt zien welke locaties het kwartaal dragen.
• Inspecteer elk afzonderlijk pand tot in detail zonder iets opnieuw op te bouwen.

Elk bedrag wordt zowel in de lokale valuta als in uw basisvaluta bijgehouden. De conversie vindt eenmalig plaats wanneer de gegevens binnenkomen en wordt dagelijks bijgewerkt naarmate de wisselkoersen veranderen. Een vastgoedmanager leest zijn cijfers dus in de lokale valuta, terwijl het hoofdkantoor alles in omgerekende vorm leest. Omdat het omgerekende bedrag wordt opgeslagen op het moment van de verkoop, veranderen de rapporten van het vorige kwartaal niet ongemerkt mee met de wisselkoers van vandaag.

Eenmaal instellen en daarna met rust laten.

De configuratie is eenmalig. Elke eigenschap wordt gekoppeld aan de lokale valuta en vervolgens wordt een conversie naar uw basisvaluta uitgevoerd met behulp van de koersbron die uw groep al vertrouwt: een dagelijkse feed van de centrale bank, een bankkoers of wat uw auditors ook verwachten. Daarna werkt het systeem automatisch.

Het bedrijfsdashboard toont vervolgens, zonder dat iemand een spreadsheet hoeft aan te raken:

• De totale groepsomzet deze maand, verdeeld over alle vestigingen.
• Het aandeel van elk pand in dat totaal, zowel in dollars als in percentages.
• Maandelijkse en jaarlijkse veranderingen, zowel op groepsniveau als per vestiging.

Uw gasten van andere locaties voor het eerst ontmoeten

De lastigste gasten om correct te registreren zijn degenen die meer dan één accommodatie hebben bezocht. De integratie koppelt gasten op verschillende locaties aan elkaar op basis van e-mailadres, telefoonnummer en naam, zodat een gast die bij drie accommodaties heeft geboekt, als één persoon met één geschiedenis wordt weergegeven, en niet als drie afzonderlijke gegevens.

Dankzij die ene samengevoegde gegevens kan het management eindelijk vragen: "Hoeveel gasten hebben dit jaar in meer dan één accommodatie verbleven?" en een eerlijk antwoord krijgen. Dat aantal is meestal hoger dan verwacht en wijst direct op arrangementen en marketingcampagnes die meerdere accommodaties combineren en die voorheen simpelweg niet mogelijk waren.

Elke hotelmanager krijgt nog steeds een eigen, gefilterd overzicht: de omzet, boekingen en terugkerende gasten van hun locatie. Ze zien de cijfers van andere hotels niet. Het hoofdkantoor ziet alles.

Hoe de cijfers eruit zouden kunnen zien

Dit zijn illustratieve samengestelde afbeeldingen, geen echte klant, maar ze laten de vorm van de verandering zien bij een groep van vijf eigenschappen:

• De tijd die de COO besteedt aan geconsolideerde rapportages is gedaald van ongeveer 6 tot 8 uur per week naar een overzicht van het dashboard op dezelfde dag.
• Fouten in valutaconversie in het geconsolideerde rapport: verleden tijd, want de conversie vindt automatisch plaats zodra de gegevens binnenkomen, in plaats van in een spreadsheet.
• Gasten die bij meerdere hotels verbleven, kwamen voor het eerst in beeld: doorgaans 8 tot 15 procent van het actieve gastenbestand, een reële en voorheen onzichtbare potentiële bron voor cross-selling.
• Operationele beslissingen die in het eerste kwartaal aan het dashboard kunnen worden gekoppeld: doorgaans vier tot zes, zoals een herziening van de vastgoedprijzen, de lancering van een pakket voor meerdere locaties, een personeelswijziging op een locatie met slechte prestaties en een herverdeling van het marketingbudget.

De winst zit hem niet alleen in "hogere omzet dit kwartaal". Het gaat erom dat we wekelijks beslissingen nemen op basis van concrete cijfers in plaats van de spreadsheet van vrijdag.

Waarom dit belangrijk is voor uw groep

• Een betrouwbaar, geconsolideerd cijfer is een cijfer waarop je actie onderneemt. Een onbetrouwbaar cijfer wordt alleen maar in twijfel getrokken.
• Uw gasten die bij meerdere vestigingen verblijven, vormen uw meest loyale klantenkring en de gemakkelijkste manier om extra producten of diensten aan te bieden. U kunt geen marketingactiviteiten uitvoeren voor een groep die u niet kunt zien.
• Eén gegevensbron met twee toegangsniveaus, voor het bedrijf en voor het pand, is altijd beter dan twee aparte boekhoudsystemen.

Probeer het eens in je groep.

Benieuwd hoe dit in uw vestigingen werkt? Bekijk de API-apppagina.