Mindbody en Zoho CRM: Laat verkopers de eersteklas ervaring van een lead zien

Waarom verkopers stoppen met het bellen van leads na de proefdag

Een boetieksportschool met een op verkoop gebaseerd lidmaatschapsmodel staat of valt met proefbezoeken. Een potentiële klant komt binnen, volgt één les en vertrekt weer. Dat ene bezoek is het moment van de conversie, en het afsluitende telefoongesprek moet binnen een dag of twee plaatsvinden. Na 72 uur heeft de potentiële klant zich aangemeld bij een concurrent of reageert hij of zij simpelweg niet meer.

Laten we een illustratief voorbeeld nemen. Quartzite Strength Studio (een hypothetische studio met 480 leden en één locatie) heeft drie verkopers die werken met Zoho CRM. De verkopers zijn goed in het kwalificeren van leads en in het afsluiten van deals. Waar het misgaat, is het middenstuk. Vanuit hun Zoho-dashboard hebben ze geen idee of een lead daadwerkelijk is komen opdagen voor de proefles. Dus vragen ze het elke ochtend aan de receptie, krijgen een halfslachtig antwoord en laten leads lopen die ze eigenlijk hadden moeten binnenhalen.

Wat het raadspel aan de receptie kost

Als een vertegenwoordiger de aanwezigheid bij een rechtszitting niet kan controleren, begint elke ochtend met speurwerk. Wie was er gisteren? Was de persoon die om 18.00 uur voor de rechter moest verschijnen? De receptie is druk en de antwoorden zijn vaag, dus sommige contacten worden gebeld en andere worden vergeten. De contacten die vergeten worden, komen niet meer terug.

Het pijnlijke is dat er niets mis is met de presentatie. De vertegenwoordiger zou een flink deel van deze proefsessies kunnen afsluiten als hij of zij maar op tijd had gebeld. Het verlies zit hem volledig in de timing. Een potentiële klant die binnen 12 uur na een geweldige les wordt gebeld, levert een heel ander gesprek op dan een potentiële klant die vier dagen later belt, nadat de eerste indruk is weggeëbd en een concurrent contact heeft opgenomen.

Hoe werkt het zodra proefbezoeken in Zoho CRM worden ingevoerd?

CRMConnect Mindbody to Zoho CRM zorgt ervoor dat uw Mindbody-klanten en uw leads in Zoho CRM automatisch in beide richtingen synchroon blijven. Het belangrijkste aspect hierbij is de bezoekregistratie: het meest recente bezoek van elke lead wordt direct in hun Zoho CRM-record weergegeven, binnen enkele minuten na de les, niet pas 's nachts en niet in een apart rapport.

Wat een vertegenwoordiger ziet op het hoofddossier:

• Of de proefles daadwerkelijk is bijgewoond, en zo ja, wanneer precies.
• Welke lesvorm de hoofdpersoon hanteerde en welke coach deze leidde.
• Hoe vaak de lead in totaal op bezoek is geweest.

Het moment van het proefbezoek wordt vastgelegd op de leadrecorder nog voordat de vertegenwoordiger zijn ochtendkoffie op heeft. Je hoeft het niet meer aan de receptie te vragen.

Van een proefbezoek een afspraak op dezelfde dag maken

Zodra het moment van het proefbezoek live staat in Zoho CRM, kunt u er een strak vervolgschema omheen bouwen:

1. Zodra een proefles is bijgewoond, wordt er een prioriteitsgesprek aangemaakt voor de contactpersoon van de lead, met een deadline van 24 uur.
2. De opdracht is al ingevuld met de details: de datum van de les, de opzet en de coach die de les gaf, met een verzoek om de ervaring te bevestigen en een lidmaatschap aan te bieden.
3. Als de taak na een dag nog openstaat, wordt deze met een melding doorgestuurd naar de salesmanager, zodat geen enkele warme lead in de inbox verloren gaat.
4. Na twee dagen zonder contact stuurt de vertegenwoordiger een persoonlijke e-mail waarin de coach bij naam wordt genoemd.
5. Na drie dagen zonder reactie gaat de lead over naar een wekelijkse opvolgingsreeks.

De medewerker hoeft niet langer de receptie achterna te zitten. De taak geeft aan wie er gebeld moet worden, wanneer en naar welke informatie verwezen moet worden. De escalatie zorgt ervoor dat een veelbelovende lead nooit verloren gaat.

Een scherpere afsluitende oproep

Het afsluitende gesprek verloopt beter wanneer de verkoper de geschiedenis van de lead kent voordat hij of zij belt. Dezelfde koppeling brengt de lidmaatschapsgeschiedenis naar Zoho CRM, zodat de verkoper kan zien of het een geheel nieuwe klant betreft, iemand met een lopende proefperiode of een voormalig lid dat maanden geleden is gestopt.

Die context verandert de aanpak. Een potentiële klant die zes maanden geleden een les heeft geprobeerd en die vervolgens heeft laten verlopen, vereist een ander gesprek dan iemand die voor het eerst komt. Wanneer de vertegenwoordiger dit kan zien, komt de boodschap over in plaats van dat er gegokt moet worden.

Hoe de cijfers eruit zouden kunnen zien

Dit zijn illustratieve composities, geen echte klant, maar ze laten de vorm van de verandering zien in een studio met ongeveer 480 leden:

• Het conversiepercentage van proefperiode naar lidmaatschap bij handmatige overdracht aan de balie ligt rond de 22 tot 30 procent.
• Conversie van proefperiode naar lidmaatschap met realtime inzicht in websitebezoeken en een automatische beltaak: een stijging naar 32 tot 42 procent.
• De tijd tussen het proefbezoek en het eerste contact met een vertegenwoordiger is gedaald van een dag of twee naar minder dan 12 uur op de meeste dagen.
• "Is deze lead daadwerkelijk binnengekomen?", vragen tussen vertegenwoordigers en de receptie: het aantal vragen zakt snel, want het antwoord staat al vast.

De lift komt voort uit het wegnemen van de vertraging, niet uit een betere toonhoogte. De toonhoogte blijft hetzelfde. Het gaat volledig om de timing.

Waarom dit belangrijk is voor uw studio

• Een proefbezoeker is op zijn best in de uren direct na een goede les. De vervolgbehandeling moet in datzelfde tempo verlopen, en een gokspelletje is daar niet geschikt voor.
• Een vooraf ingevuld belgesprek, met de naam van de coach en de klas erbij, helpt je medewerker om met iets concreets te beginnen in plaats van met algemene koetjes en kalfjes. Concrete gesprekken leiden tot meer conversies.
• Zorg dat de voorsprong binnen een dag toeneemt, niet pas na drie. Na 24 uur is de voorsprong nog steeds goed. Na 72 uur ben je bezig met een save, niet met een close call.

Probeer het in je studio.

Benieuwd hoe dit werkt voor jouw leads? Bekijk de API-apppagina.