Cliniko en Salesforce: een omzetprognose voor 90 dagen voor een paramedische kliniek

Een financieel manager die elke maandag de prognose opnieuw in een spreadsheet opstelt, is een duidelijk signaal dat het bedrijf zijn huidige prognose-instrumenten is ontgroeid. Voorbij een bepaalde omvang is de spreadsheet niet langer het juiste hulpmiddel, maar vormt deze een knelpunt.

Neem bijvoorbeeld Southbank Integrated Health, een hypothetische, grote kliniek met 19 behandelaars op het gebied van fysiotherapie, diëtetiek, psychologie en bewegingswetenschappen, en een jaarlijkse omzet van ongeveer $ 3,1 miljoen. De financieel manager stelt elke maandag handmatig de prognose voor de komende 90 dagen op. Cliniko beheert de facturen. Salesforce beheert de verkooppijplijn. Niemand vertrouwt de prognose volledig. Gefinancierde zorgplannen voegen een laag terugkerende factureerbare activiteiten toe die de spreadsheet inconsistent verwerkt. Leidinggevende vergaderingen besteden elke dinsdag een groot deel van de tijd aan discussies over welk cijfer nu eigenlijk klopt, in plaats van actie te ondernemen op basis van wat het juiste cijfer aangeeft.

Waarom de spreadsheet van maandag je tegenhoudt

Een spreadsheetprognose van deze omvang schiet op drie punten tekort:

• Het bederft snel. Het is accuraat op het moment van constructie en binnen een dag verouderd.
• Het snijden duurt lang. Het filteren op specialist of dienstverlening kost uren, en de rubrieken zijn het nooit eens over de benaming.
• Het overschrijdt de limieten van het gefinancierde plan. Gesubsidieerde zorgplannen hebben een maximumbedrag dat in rekening gebracht mag worden. Een spreadsheet modelleert dit zelden correct, waardoor het ofwel de reeds gemaximeerde inkomsten overschat, ofwel de aanstaande verlengingen onderschat.

Het resultaat is dat voorspellingen eerder tot discussie leiden dan dat ze in de praktijk worden gebracht. De werkelijke kosten zitten niet in de uren van de financieel manager, hoe reëel die ook zijn. Het gaat om beslissingen die traag worden genomen.

Waarom andere benaderingen tekortschieten

Door boekhoudsoftware tussen Cliniko en Salesforce te plaatsen, krijg je weliswaar omzetcijfers die geschikt zijn voor belastingdoeleinden, maar geen operationele prognose. De boekhoudkundige weergave is namelijk gebaseerd op reeds verstuurde facturen, niet op reeds geboekte afspraken. Een losstaand rapportagedashboard op basis van een Cliniko-export biedt het management weliswaar een grafiek, maar geen werkruimte binnen Salesforce, waar de verkooppijplijn en programma-activiteiten al zijn opgeslagen. En het uitfaseren van de prognosefunctie naar een aparte tool creëert simpelweg twee systemen die niet met elkaar overeenkomen.

Hoe een zelfactualiserende weersverwachting werkt

Wanneer CRMConnect Cliniko koppelt aan Salesforce, worden uw Cliniko-facturen en -afspraken automatisch in Salesforce geïmporteerd, samen met informatie over zorgplannen zoals sessielimieten en factureringslimieten. Uw prognose wordt een Salesforce-rapport dat is opgebouwd uit drie lagen en dat zichzelf automatisch vernieuwt. De noodzaak om elke maandag de prognose opnieuw op te bouwen, is daarmee verleden tijd.

De drie lagen:

Bevestigde omzet. Betaalde facturen met een datum in de betreffende periode. Dit is reeds verwerkt geld.

Zeer waarschijnlijke opbrengst. Geboekte en daadwerkelijk uitgevoerde afspraken in de betreffende periode, vermenigvuldigd met uw historische percentage van het omzetten van een daadwerkelijk uitgevoerde afspraak in een betaalde factuur, plus openstaande facturen gewogen naar hoe betrouwbaar ze worden betaald.

Hernieuwbare, capaciteitsbeperkte inkomsten. Actieve, gefinancierde zorgplannen, waarbij de verwachte inkomsten zijn gemaximeerd op het bedrag dat nog in rekening kan worden gebracht binnen het plan. Dit is het belangrijkste punt: gefinancierde plannen hebben een plafond, en de prognose mag daar nooit bovenuit stijgen.

Zodra die drie lagen aanwezig zijn, kunt u de prognose uitsplitsen per zorgverlener en per dienstverlening (eerste beoordelingen, vervolgconsulten, groepsprogramma's, pakketten). Dat overzicht laat het management zien waar de prognose geconcentreerd is en waar capaciteit onbenut blijft.

De rapportagefrequentie

Stuur het managementteam wekelijks een prognose die automatisch wordt bijgewerkt, zonder handmatige aanpassing. Houd maandelijks een afwijkingsbespreking met de financiële afdeling, waarbij de prognose van enkele weken eerder wordt vergeleken met de werkelijke situatie. Dankzij deze vergelijking wordt de prognose steeds nauwkeuriger.

Wat je hieruit haalt

Een kliniek die aan het profiel van Southbank voldoet, verhoogt de nauwkeurigheid van de prognoses doorgaans van de basislijn van 75 tot 82 procent in spreadsheets naar ruim 90 procent zodra de drielaagse Salesforce-prognose in gebruik is. De financieel manager wint daardoor 4 tot 6 uur per week terug. Het management stopt met discussiëren over de prognose en begint ernaar te handelen. En de gefinancierde inkomsten worden correct geprojecteerd in plaats van te hoog of te laag, wat de grootste bron van prognosefouten is bij veel paramedische praktijken.

Verantwoord omgaan met gefinancierde plannen

Het bijhouden van gefinancierde zorgplannen maakt deze prognose accuraat, maar dat brengt ook een verantwoordelijkheid met zich mee. Het plan, de financieringsbron en de subsidiabiliteitsstatus van een patiënt zijn gevoelige operationele details, geen marketinggegevens. Vermeld deze gegevens in financiële en operationele rapporten. Houd ze buiten marketingrapporten. Omdat u per item bepaalt wat er gedeeld wordt, kunt u die grens duidelijk trekken.

Waarom dit belangrijk is voor uw kliniek

Wanneer de prognose handmatig wordt herbouwd, is het een momentopname die dinsdag al onjuist is en woensdag tot discussie leidt. Wanneer de prognose daarentegen is gebaseerd op live Cliniko-facturen, afspraken en budgetlimieten binnen Salesforce, is het een actueel en betrouwbaar cijfer waarop het management de personeelsbezetting, capaciteit en groei kan baseren. Uw financieel manager is dan niet langer alleen maar bezig met spreadsheets, maar wordt een analist.

Wil je CRMConnect Cliniko met Salesforce in actie zien? Bekijk de API-apppagina.