Cliniko en ActiveCampaign: Volg de patiëntwaarde en programmaverlengingen voor een naturopathiekliniek

Naturopathie is een branche die draait om vernieuwing, maar vaak ook om transacties. De 12 weken durende metabolische reset, het 6 maanden durende darmprogramma, het 8 sessies tellende bijnierondersteuningsprogramma: dit zijn de echte inkomstenbronnen. Een kliniek die elk consult als een op zichzelf staande transactie beschouwt, zal aan het einde van elk programma stilletjes haar beste patiënten verliezen.

Neem bijvoorbeeld Greenleaf Naturopathic Wellness, een hypothetische kliniek met drie naturopaten en een jaaromzet van ongeveer $680.000. Het grootste deel van de omzet komt uit pakketten en programma's die vooraf worden verkocht. De eigenaar kan in ActiveCampaign niet zien welke patiënten in de loop der tijd het meest bij de kliniek hebben uitgegeven, welke patiënten bijna een programma afronden of welke patiënten goede kandidaten zijn voor het volgende programma in hun traject. De marketingtool registreert wel geopende e-mails en klikken op links. Het ziet echter niet dat een patiënt nog twee weken verwijderd is van het einde van zijn darmprogramma en dat er nog geen vervolgafspraak is ingepland.

Wat de huidige configuratie u kost

ActiveCampaign kan op zichzelf een patiënt taggen wanneer die iets koopt, maar het heeft geen inzicht in de facturering van Cliniko, pakketaankopen of de positie van een patiënt binnen een programma. Drie zaken blijven dus onzichtbaar: het totale bedrag dat een patiënt in de loop der tijd heeft uitgegeven, de huidige positie binnen een programma en welke programma's de patiënt eerder heeft afgerond. Zonder deze informatie moeten verlengingsberichten handmatig worden verzonden, wat betekent dat ze pas worden verstuurd wanneer iemand eraan denkt, en dus te laat.

Een maatwerkintegratie die eenmalig is gebouwd en vervolgens nooit meer wordt onderhouden, levert doorgaans het totale uitgavenbedrag van een patiënt op als één enkel getal dat binnen een kwartaal verouderd is, zonder enige context over het programma. De eigenaar kan dan nog steeds niet de vraag beantwoorden: "Wie heeft nog twee weken te gaan tot het einde van een programma?".

Hoe werkt automatische verlengingsregistratie?

Wanneer CRMConnect Cliniko koppelt aan ActiveCampaign, worden alle Cliniko-facturen automatisch doorgegeven en wordt een totaalbedrag aan uitgaven per patiënt geregistreerd. Ook actieve programma's, mijlpalen en sessieaantallen worden automatisch doorgegeven, zodat verlengingsberichten worden verzonden op basis van een actueel signaal: de patiënt is daadwerkelijk bijna aan het einde van een programma, in plaats van een schatting op basis van de kalender. Cliniko blijft de bron van de werkelijke gefactureerde bedragen. ActiveCampaign fungeert vervolgens als de motor die deze gegevens op een nuttige manier verwerkt.

Dit is wat je kunt doen:

De waarde voor de patiënt in één oogopslag. Elk patiëntendossier bevat automatisch de totale uitgaven gedurende de gehele patiëntperiode, de meest recente factuur en het aantal facturen dat is verstuurd. U hoeft de gegevens dus niet meer handmatig te exporteren en op te tellen.

Waardesegmenten voor patiënten. Deel patiënten in in de hoogste categorie, een middencategorie en patiënten die eenmalig een abonnement afsluiten. Elk segment krijgt een andere communicatiestijl en -toon.

Herinneringen voor programmaverlenging. Wanneer een patiënt nog ongeveer 14 dagen te gaan heeft tot het einde van een actief behandelprogramma en geen afspraken heeft staan na afloop, ontvangt hij of zij automatisch een verlengingsaanbod van de behandelaar. De behandelaar krijgt dan een taak toegewezen om binnen enkele dagen contact op te nemen als er geen nieuwe afspraak volgt. Dit gesprek vindt plaats voordat de patiënt afhaakt, niet erna.

Slimme cross-selling. Wanneer een programma als voltooid is gemarkeerd, wordt de patiënt automatisch naar de logische volgende stap geleid. Een voltooide metabole reset suggereert een onderhoudsplan. Een voltooid darmprogramma suggereert vervolgonderzoek en een doorlopend onderhoudsprogramma.

Win uw beste patiënten terug. Wanneer een patiënt met een hoge zorgbehoefte 90 dagen niet is opgenomen, wordt een zorgvuldig reactiveringstraject gestart. Dit is de meest kostbare groep om te verliezen, dus krijgt deze de meeste zorg.

Wat je hieruit haalt

Een natuurgeneeskundige kliniek die aan het profiel van Greenleaf voldoet, verhoogt het percentage verlengingen van een programma doorgaans van een passieve basis van 20 tot 30 procent naar 45 tot 55 procent binnen twee kwartalen. Dit kan eenvoudigweg door 14 dagen vóór het einde van een programma het gesprek over verlenging te starten, in plaats van te wachten tot de patiënt merkt dat de telefoontjes zijn gestopt. De levenslange waarde van het topsegment groeit met 25 tot 40 procent, omdat cross-selling ervoor zorgt dat de juiste aanbieding op het juiste moment in het traject bij de juiste patiënt terechtkomt. En de eigenaar kan eindelijk in realtime de vraag beantwoorden: "Welke 20 patiënten moet ik deze week persoonlijk bellen?"

De cijfers eerlijk houden

Cliniko blijft de betrouwbare bron voor de daadwerkelijk gefactureerde bedragen. De bedragen die in ActiveCampaign worden weergegeven, zijn kopieën van de Cliniko-facturen en mogen daar niet worden gewijzigd. Als er een terugbetaling of correctie plaatsvindt, gebeurt dit in Cliniko en wordt het automatisch verwerkt. Het handmatig wijzigen van een bedrag in ActiveCampaign verstoort de rapportage, dus het is raadzaam om te beperken wie deze bedragen mag wijzigen.

Waarom dit belangrijk is voor uw praktijk

In een praktijk die werkt met pakketten, is het meest waardevolle moment de twee weken vóór het einde van een programma, en dat is precies het moment dat de meeste klinieken missen. Wanneer uw Cliniko-facturerings- en programmagegevens ActiveCampaign automatisch aansturen, wordt dat moment nooit gemist. U ziet wie op het punt staat af te haken, u bereikt hen tijdig met het juiste aanbod en u behoudt uw beste patiënten in plaats van ze stilletjes te verliezen aan het einde van elk programma.

Wil je CRMConnect Cliniko met ActiveCampaign in actie zien? Bekijk de API-apppagina.