Cliniko en Salesforce: Ontdek welke verwijzingskanalen uw ergotherapienetwerk financieren.

Wanneer verwijzingen via Salesforce binnenkomen, maar de behandeling plaatsvindt in Cliniko, kan het management niet zien welke kanalen daadwerkelijk de financiering verzorgen. De intakecoördinator ziet de verwijzingen. De planners zien de afspraken. Niemand ziet het verband ertussen, dus niemand kan de vraag beantwoorden die bepalend is voor de investeringen in partnerschappen volgend jaar: welke verwijzingskanalen leiden daadwerkelijk tot voltooide zorgplannen?

Neem bijvoorbeeld Meridian Occupational Therapy Group, een hypothetische regionale zorgaanbieder met 6 klinieken, 28 ergotherapeuten en een verwijzingsbasis bestaande uit verzekeraars, huisartsen, schooldistricten en zelfverwijzingen. Het intake-team werkt met Salesforce. De planning en klinische resultaten worden bijgehouden in Cliniko. Het management heeft geen idee welke verwijzingskanalen leiden tot een voltooide eerste beoordeling, laat staan tot een voltooid behandelplan. Beslissingen over investeringen in kanalen worden op basis van onderbuikgevoel genomen.

Waar het beeld breekt

Een typisch intakeproces bij een netwerk van zes klinieken ziet er als volgt uit: een verwijzing komt binnen via fax, patiëntenportaal of telefoon; de intakecoördinator maakt een Salesforce-record aan met de bron van de verwijzing; de verwijzing wordt toegewezen aan een kliniek; de patiënt wordt in Cliniko geregistreerd bij die kliniek; afspraken worden ingepland in Cliniko; de behandeling vindt plaats in Cliniko. Het Salesforce-record en de Cliniko-patiënt zijn twee aparte records zonder directe verbinding. Of de verwijzing ooit heeft geleid tot een voltooide eerste beoordeling, laat staan een voltooid behandelplan, is iets wat je alleen handmatig kunt reconstrueren aan de hand van een Cliniko-export.

Waarom de handmatige aanpak tot gissen leidt.

Het handmatig exporteren van verwijzingen naar Cliniko en het vervolgens terugsturen van een kwartaalexport levert verouderde en onvolledige gegevens op. Tegen de tijd dat de export is verwerkt, is het moment om het intake-team bij te scholen of een verwijzingspartnerschap aan te passen al voorbij. Het grootste probleem is dat de verwijzingsbron zelden behouden blijft. Deze blijft wel in het Salesforce-record staan, maar wordt niet betrouwbaar aan de Cliniko-patiënt gekoppeld als iets waarover gerapporteerd kan worden. Zelfs een handmatige export kan dus geen antwoord geven op de vraag "voltooide zorgplannen per verwijzingskanaal".

Hoe werkt het bijhouden van verwijzingen in een gesloten systeem?

Wanneer CRMConnect Cliniko koppelt aan Salesforce, blijft het Salesforce-record dat bij de intake is aangemaakt, gekoppeld aan de patiënt en wordt het gedurende het hele traject verrijkt met realtime Cliniko-activiteiten. Afspraken worden automatisch in Salesforce geïmporteerd met hun status (geboekt, aangekomen, niet komen opdagen, geannuleerd). Zorginformatie (verwijzende instantie, verwijzende arts, mijlpalen, sessielimieten) wordt ook automatisch geïmporteerd. Uw Salesforce-rapporten kunnen nu groeperen op verwijzingskanaal en tellen wat er echt toe doet: eerst aangekomen assessments en voltooide zorgplannen.

Dit is wat je kunt doen:

Eén gekoppeld dossier per patiënt. Het Salesforce-record van de intake en het patiëntverblijf in Cliniko zijn aan elkaar gekoppeld. Een gecorrigeerd telefoonnummer, een bijgewerkt adres, een samengevoegde duplicaat, elk van deze wijzigingen aan de Cliniko-kant wordt teruggekoppeld naar Salesforce.

Live afspraakactiviteit in Salesforce. Elke afspraak wordt in Salesforce geregistreerd met de bijbehorende patiënt, behandelaar, kliniek, type afspraak en status, en statuswijzigingen worden binnen enkele minuten doorgevoerd.

Het rapport over kanaaltoewijzing. Groeperen op verwijzingsbron. Voor elk kanaal: ontvangen verwijzingen, patiënten met een geboekte afspraak, patiënten die voor een eerste beoordeling zijn binnengekomen, patiënten met een afgerond zorgplan en het totaal gefactureerde bedrag. Dit is het rapport dat het management nog nooit heeft gehad.

Kanaalprestaties gecorrigeerd voor kosten. Als u de uitgaven voor partnerschappen of marketing per kanaal bijhoudt, kan het rapport de kosten per eerste beoordeling en de kosten per voltooid zorgplan weergeven, en niet alleen de kosten per verwijzing.

Routering zonder verlies van adressering. Elke afspraak heeft een toegewezen kliniek, zodat een nieuwe verwijzing naar de juiste van uw 6 klinieken kan worden doorgestuurd op basis van geografische locatie, specialisatie of verzekeraar, terwijl de oorspronkelijke verwijzende instantie gekoppeld blijft.

Wat je doorgaans ontdekt

Een netwerk dat overeenkomt met het profiel van Meridian, ontdekt doorgaans binnen het eerste kwartaal dat één of twee verwijzingskanalen die ze als sterk beschouwden, in werkelijkheid matig presteren wat betreft afgeronde zorgplannen (veel verwijzingen, lage conversie naar een daadwerkelijke beoordeling), terwijl een kleiner kanaal stilletjes de meest waardevolle patiënten oplevert. Dat is een gesprek over samenwerking en investeringen dat het management voorheen simpelweg niet kon voeren. De intakecoördinator hoeft het rapport niet langer handmatig opnieuw op te stellen. De regionale directeur krijgt één Salesforce-dashboard met afgeronde zorgplannen, gefactureerde inkomsten en kosten per kanaal, dat in realtime wordt bijgewerkt.

Verwijzingen routeren zonder het pad te onderbreken

Een veelgemaakte fout: maak bij het doorverwijzen van een patiënt naar een andere kliniek geen volledig nieuw dossier aan bij de bestemmingskliniek. Daarmee gaat de oorspronkelijke verwijzing verloren. Bewaar in plaats daarvan het originele Salesforce-dossier en wijzig simpelweg de toegewezen kliniek. De patiënt wordt dan correct geregistreerd in Cliniko, zonder dat de oorspronkelijke verwijzing verloren gaat.

Waarom dit belangrijk is voor uw netwerk

Een verwijzingsbedrijf dat zijn conversies niet kan inschatten, verspilt tijd en geld aan giswerk. Wanneer de behandelresultaten van Cliniko gekoppeld worden aan de verwijzingsbron in Salesforce, wordt "welke kanalen ons daadwerkelijk financieren" een cijfer op een dashboard in plaats van een discussie. Je investeert in de partnerschappen die leiden tot voltooide zorgplannen en je stopt met het investeren van energie in de partnerschappen die alleen maar verwijzingen opleveren.

Wil je CRMConnect Cliniko met Salesforce in actie zien? Bekijk de API-apppagina.