Cliniko en Salesforce: Netwerkrapportage voor een sportgeneeskundige groep met meerdere klinieken

Het meest complexe rapport in een netwerk van sportgeneeskundige klinieken is het rapport waar de directie het meest behoefte aan heeft, maar dat er maar niet van lijkt te komen. Elke kliniek heeft zijn eigen Cliniko-planning. Elk gecontracteerd team wil zijn eigen rapport. De directie wil een overzicht van het hele netwerk. Het samenvoegen van al die gegevens uit vijf afzonderlijke exportbestanden is het project dat elk kwartaal wordt uitgesteld, omdat het telkens weer te veel handmatig werk is om te rechtvaardigen.

Neem een illustratief voorbeeld. Apex Sports Medicine Network is een hypothetische groep met 5 klinieken in 2 staten, 24 artsen en contracten met twee professionele sportteams. Elke kliniek, elk gecontracteerd team en de leiding van het netwerk willen een ander beeld van dezelfde onderliggende gegevens. Het handmatig ophalen van die rapporten uit 5 afzonderlijke Cliniko-exports en het vergelijken ervan is traag en foutgevoelig. Het is bovendien het rapport waarop de leiding zich baseert om te beslissen over teamcontracten en waar te investeren op kliniekniveau.

De verborgen kosten van het runnen van 5 klinieken met 5 verschillende roosters.

Een typische maand in een netwerk van 5 klinieken en 24 behandelaars levert zo'n 2800 tot 3500 afspraken op, 1200 tot 1500 facturen en 30 tot 50 actieve, gefinancierde dossiers, verdeeld over gecontracteerde teams en individuele verwijzingen. Elke kliniek exporteert zijn eigen gegevens. Voor elk rapport van een gecontracteerd team moet er gefilterd worden op de atleten van dat team. De netwerkweergave vereist het afstemmen van de identiteit van behandelaars en klinieken in alle vijf exportbestanden, omdat dezelfde behandelaar bij twee klinieken kan werken en dezelfde kliniek meerdere teams kan bedienen.

Het handmatig produceren van dit alles kost maandelijks anderhalve tot tweeënhalve dag. Fouten stapelen zich op en het rapport is alweer verouderd zodra het klaar is.

Hoe werkt het als Cliniko en Salesforce synchroon blijven werken?

CRMConnect Cliniko naar Salesforce brengt uw behandelaars, klinieklocaties, afspraken en facturen samen in één Salesforce-omgeving en zorgt ervoor dat deze automatisch up-to-date blijven. Elke behandelaar en elke locatie, ongeacht het aantal Cliniko-schema's dat wordt aangeleverd, krijgt één stabiele identiteit. Afspraken en facturen worden automatisch gekoppeld aan de juiste behandelaar en de juiste kliniek. Netwerkbrede, kliniek- en teamrapporten worden allemaal weergegeven in dashboards, gebaseerd op dezelfde dataset.

De eenmalige configuratie is belangrijk. Wanneer de integratie wordt ingeschakeld, worden de identiteiten van zorgverleners en klinieken eenmalig vastgesteld. Een zorgverlener die in twee klinieken werkt, wordt dus als één record geregistreerd, niet als twee. Ook worden de klinieknamen gestandaardiseerd, zodat de netwerkweergave correct groepeert. Dit is een eenmalige configuratietaak die zich bij elke volgende rapportagecyclus terugbetaalt.

Zodra dat geregeld is, genereren de rapporten zichzelf:

• Een perspectief vanuit de praktijk: het aantal afspraken dat is nagekomen, het percentage gemiste afspraken, het gemiddelde bedrag per sessie, het percentage herboekingen en hoe volledig de uren van elke therapeut worden benut.
• Een klinisch perspectief: benutting, werving van nieuwe patiënten, gemiddelde behandelduur, omzet per behandelaar en aandeel van de werkzaamheden van het gecontracteerde team.
• Een overzicht per gecontracteerd team: geziene atleten, gegeven sessies, voortgang van de casus en gemiddelde hersteltijd, met één rapport per team dat automatisch wordt bijgewerkt.
• Een overzichtelijk dashboard voor leidinggevenden: ontvangen afspraken, gefactureerde inkomsten, no-showpercentage en bezettingsgraad per kliniek, samen met de netwerktotalen, in 90 seconden te bekijken.

Hoe de cijfers er doorgaans uitzien

Een netwerk dat overeenkomt met het profiel van Apex elimineert doorgaans de maandelijkse handmatige rapportagecyclus volledig, waardoor maandelijks anderhalve tot tweeënhalve dag wordt bespaard. Deze cijfers zijn indicatief, maar de besparing is reëel.

De rapportages van de ingehuurde teams verschuiven van een handmatige naar een geautomatiseerde aanlevering, en de contractretentie verbetert doorgaans omdat teampartners nu correcte, tijdige rapporten ontvangen in plaats van te late. Het dashboard voor leidinggevenden wordt de enige betrouwbare bron van informatie voor het managementteam, waardoor beslissingen over investeringen in de kliniek, aanwerving en contractprijzen worden gebaseerd op concrete cijfers in plaats van op schattingen.

Waarom dit belangrijk is voor uw praktijk

Het is essentieel om uw behandelaars en klinieklocaties als volwaardige, stabiele gegevens in één gedeeld systeem te behandelen. Zonder dat is elke rapportage tussen verschillende klinieken een handmatige afstemming waar iedereen tegenop ziet.

Bouw het dashboard voor leidinggevenden als laatste, maar ontwerp het wel eerst, zodat de rapporten van de behandelaars, de kliniek en de ingehuurde teams allemaal overzichtelijk in het managementoverzicht worden weergegeven. Besteed ook aandacht aan de rapporten van de ingehuurde teams. Die leveren vaak de meest zichtbare resultaten op, omdat partners het merken wanneer hun maandelijkse rapport betrouwbaar en foutloos binnenkomt, en die betrouwbaarheid is een belangrijke factor bij het verlengen van contracten.

Wil je CRMConnect Cliniko met Salesforce in actie zien? Bekijk de API-apppagina.