Cliniko en ActiveCampaign: realtime rapportage door zorgverleners voor een vrouwenkliniek

Er komt een punt in de groei van een kliniek waarop het handmatig opstellen van het maandelijkse rapport voor de behandelaars niet langer haalbaar is. De cijfers zijn verouderd tegen de tijd dat het rapport in de inbox van het managementteam belandt. Het uitsplitsen ervan per discipline kost een hele middag. Bovendien is er geen duidelijk beeld van welke patiënten op de lange termijn terugkomen en welke stilletjes afhaken.

Neem een illustratief voorbeeld. Aurora Women’s Health Collective is een hypothetische praktijk met 3 locaties en 11 zorgverleners, waaronder bekkenfysiotherapeuten, huisartsen gespecialiseerd in vrouwengezondheid en lactatiekundigen. Momenteel rapporteert de leiding maandelijks de prestaties van de zorgverleners door Cliniko-exports in een spreadsheet te plakken. De cijfers hebben betrekking op de afgelopen maand. Het splitsen per discipline is een handmatige filter. En er is geen doorlopend beeld van welke zorgverleners patiënten zes maanden later nog steeds terug laten komen.

Waarom het spreadsheet niet meer schaalbaar is

Met 11 professionals verdeeld over drie locaties en diverse disciplines, moet het maandelijkse overzicht de volgende vragen beantwoorden:

• Aangekomen afspraken per behandelaar, locatie en specialisatie.
• Gemiddelde factuurwaarde per behandelaar.
• Het percentage herhaalbezoeken, het aantal patiënten dat binnen een bepaalde periode terugkeert.
• Betrokkenheid op lange termijn: hoeveel patiënten die zes maanden geleden zijn gezien, zijn nog steeds actief?
• Deelname aan groepssessies voor zwangerschaps- en kraamcursussen.

Elk van die uitsplitsingen is anders. Het opstellen van het rapport kost een halve dag, en tegen de tijd dat de leiding het bekijkt, zijn de gegevens al twee weken oud en is het moment om ernaar te handelen al voorbij.

Hoe werkt het zodra Cliniko uw rapportages verwerkt?

CRMConnect Cliniko naar ActiveCampaign synchroniseert automatisch de patiëntactiviteit met uw marketing- en rapportagetool. Elk contact heeft zijn of haar actuele afspraakgeschiedenis: welke locatie is bezocht, de datum van de laatste afspraak, het totale aantal afspraken en het aantal recente afspraken. Na afloop van een afspraak wordt elk contact automatisch gelabeld met de naam van de behandelaar, de locatie en het type afspraak. Ook de factuuractiviteit blijft gesynchroniseerd.

Dat betekent dat zowel de rapporten in je marketingtool als de marketingcampagnes zelf gebruikmaken van dezelfde, continu bijgewerkte gegevens. Het maandelijkse bijwerken van spreadsheets is daarmee verleden tijd.

Dit is wat je live kunt zien:

• Een perspectief vanuit de praktijk: aantal afspraken per maand, eerste consulten versus herhaalconsulten en gemiddelde factuurwaarde.
• Een locatieoverzicht: ontvangen afspraken, werving van nieuwe patiënten en de verdeling tussen nieuwe en terugkerende patiënten.
• Een langetermijnvisie op de betrokkenheid van patiënten: wie van hen zes maanden geleden de eerste afspraak had, nog steeds actief is en wie is afgehaakt. Dit is de visie die het marketingteam het meest nodig heeft, maar waartoe ze momenteel geen toegang hebben.

Groepslessen voor zwangere vrouwen en vrouwen na de bevalling worden gescheiden gehouden van individuele consulten, zodat deelname aan groepslessen de individuele cijfers van een zorgverlener nooit verstoort.

Hoe de cijfers er doorgaans uitzien

Een kliniek die aan Aurora's profiel voldoet, vindt doorgaans drie dingen binnen de eerste 60 dagen. Deze cijfers zijn indicatief, maar het patroon is consistent.

Ten eerste verdwijnt het maandelijkse spreadsheetritueel, waardoor er maandelijks ongeveer een halve dag wordt bespaard. Ten tweede ontdekt het management dat één of twee behandelaars een aanzienlijk hogere patiëntretentie na zes maanden hebben dan de anderen, wat een klinisch en operationeel gesprek op gang brengt dat met de oude rapportages volledig verborgen bleef. Ten derde wordt de werving van nieuwe patiënten per locatie in realtime zichtbaar, waardoor het marketingteam de uitgaven wekelijks in plaats van per kwartaal tussen locaties kan verschuiven.

Groepssessies zonder de één-op-één-verhouding te vertekenen.

Groepslessen voor zwangere vrouwen, herstelgroepen na de bevalling en lessen over bekkenbodemgezondheid vormen de kerninkomsten van een vrouwenkliniek en zouden daarom gemeten moeten worden. Maar het samenvoegen van groepsdeelnames met de individuele consulten van een arts verstoort beide cijfers. De integratie zorgt ervoor dat de twee gescheiden blijven: een groepssessie wordt geregistreerd als groepsdeelname, niet als een individuele afspraak voor elke deelnemer. Zo blijft het aantal individuele consulten van een arts helder, terwijl de groepsdeelnames een eigen rapportageregel krijgen.

Eén ding om goed te houden

Zodra labels automatisch worden gegenereerd, is de verleiding groot om ze als een tweede patiëntendossier te gebruiken. Weersta die verleiding. Die labels dienen alleen als signaal voor rapportage en marketing, meer niet. Het patiëntendossier bevindt zich in Cliniko. Als u merkt dat u labels aanmaakt zoals 'patiënt is momenteel zwanger' of 'patiënt is in postpartum herstel', stop daar dan mee. Het eerste label hoort helemaal niet thuis in een marketingtool; het is klinische context met implicaties voor toestemming. Het tweede label, als het ergens toe moet leiden, moet vanuit Cliniko komen en niet handmatig worden beheerd.

Waarom dit belangrijk is voor uw praktijk

De labels voor behandelaar en locatie worden automatisch toegevoegd zodra afspraken zijn afgerond. Zorg eerst dat die labels goed werken en bouw daar vervolgens de rapporten op voort.

Houd individuele en groepsafspraken gescheiden, want het mengen ervan leidt tot misleidende scorekaarten voor zorgverleners. En onthoud dat marketinglabels geen patiëntendossier zijn. Cliniko is het patiëntendossier. De integratie zorgt ervoor dat de twee synchroon lopen en nooit door elkaar gehaald worden.

Wil je CRMConnect Cliniko met ActiveCampaign in actie zien? Bekijk de API-apppagina.