Zredukuj nieobecności u chiropraktyka dzięki przypomnieniom o wizytach w Cliniko i HubSpot

Wskaźnik „nieobecności” na poziomie 14% wydaje się problemem dyscyplinarnym w recepcji. Zazwyczaj nim nie jest. Jeśli Twój zespół wysyła przypomnienia tylko wtedy, gdy sobie o nich przypomni, i kontaktuje się z pacjentami, którzy nie przyjęli pacjentów, tylko wtedy, gdy w grafiku jest cisza, problem polega na tym, że nic nie dzieje się automatycznie. Potraktuj to jako problem dyscyplinarny, a kupisz więcej oprogramowania do przypominania, zorganizujesz więcej spotkań personelu i utrzymasz wskaźnik 14% na zawsze.

Rozważmy przykład: Cedar Park Chiropractic, hipotetyczna praktyka chiropraktyczna z dwiema lokalizacjami i sześcioma chiropraktykami. Recepcja wysyła ręczne przypomnienia SMS-em, gdy tylko znajdzie wolną chwilę. Połączenia przypominające do pacjentów, którzy nie przyjechali, odbywają się tylko wtedy, gdy w grafiku nie ma wolnych terminów, co jest zupełnie nieodpowiednim momentem, ponieważ w grafiku nie ma wolnych terminów, ponieważ pacjenci nie umawiają się ponownie. Wskaźnik „nieprzybycia” wynosi 14% i utrzymuje się na tym poziomie.

Ile tak naprawdę kosztują Cię przypomnienia ręczne?

Recepcjonistka dzwoniąca do pacjentów to najdroższy sposób przypominania, jaki może wdrożyć klinika. Pracownik recepcji kosztuje od 20 do 30 dolarów za godzinę, licząc wszystko, a w ciągu tej godziny może skontaktować się z 25 pacjentami, z których połowa trafia na pocztę głosową. To ponad 2 dolary za próbę kontaktu, jak na usługę, którą można wykonać automatycznie za ułamek centa.

Samodzielne aplikacje z przypomnieniami są tańsze, ale mało konkretne. Uruchamiają się według ustalonego harmonogramu (24 godziny przed, 2 godziny przed) i nie wiedzą, jaka jest zbliżająca się wizyta, kto jest lekarzem ani czy pacjent już się spóźnił. Nie mogą wysłać jednej wiadomości do nowego pacjenta, a innej do kogoś, kto jest na czwartej wizycie w ramach planu opieki. Nie mogą też skontaktować się z pacjentem w momencie, gdy ten faktycznie się nie pojawi, ponieważ nigdy nie widzą, że to się stało.

Jak działa system przypomnień stałych

Gdy CRMConnect łączy Cliniko z HubSpot, Twój harmonogram na żywo staje się motorem napędowym każdego przypomnienia i wiadomości przypominającej. Data, godzina, lekarz i rodzaj następnej wizyty pacjenta automatycznie trafiają do jego dokumentacji marketingowej. Gdy wizyta zmienia status w Cliniko (zarezerwowana, dotarła, nie dotarła, odwołana), zmiana ta jest natychmiast uwzględniana. Twoje przypomnienia zawsze działają zgodnie z rzeczywistym harmonogramem, a nie z kopią sprzed dnia, i nikt nie musi synchronizować osobnej listy.

Oto, co to umożliwia i co widzi Twoja recepcja.

Przypomnienia o wizytach, które naprawdę brzmią osobiście. Każdy pacjent z umówioną wizytą otrzymuje sekwencję: po 48 godzinach SMS z nazwą chiropraktyka i rodzajem wizyty; po 24 godzinach e-mail z potwierdzeniem i linkiem potwierdzającym jednym kliknięciem; po 2 godzinach SMS z potwierdzeniem. Recepcja nic nie robi. Po prostu widzi napływające potwierdzenia.

Odzyskiwanie danych tego samego dnia w przypadku niestawienia się. W momencie, gdy Cliniko oznaczy wizytę jako nieobecną, automatycznie dzieją się dwie rzeczy. Pacjent otrzymuje ciepłą, beznamiętną wiadomość („zauważyliśmy, że dziś się Pan/Pani nie pojawił/a, czy mamy znaleźć nowy termin?”), a recepcja otrzymuje zadanie do wykonania w ciągu kilku godzin. Jeśli pacjent nie umówi się ponownie, przez następny tydzień wysyłana jest krótka seria e-maili z przypomnieniem.

Delikatne wsparcie dla pacjentów, którzy odeszli. Gdy pacjent nie pojawił się na wizycie przez 45 dni i nie ma żadnych rezerwacji, automatycznie otrzymuje dwukrotne zaproszenie do ponownej rezerwacji z bezpośrednim linkiem do strony rezerwacji online w Cliniko. Nikt nie musi tworzyć raportu, aby go znaleźć.

Chronieni pacjenci nie są narażeni na przekazy marketingowe. Pacjenci oznaczeni w Cliniko statusem wstrzymania lub sprawy wrażliwej są automatycznie pomijani w tych zautomatyzowanych sekwencjach. Flaga, którą już ustawiłeś w Cliniko, wykona całą pracę.

Jak to wygląda w przychodach

W przykładowym wdrożeniu, odpowiadającym profilowi Cedar Park, klinika zazwyczaj obniża wskaźnik nieobecności z 14% do 7-9% w pierwszym kwartale dzięki samej sekwencji przypomnień. Napomnienie o pacjentach, którzy nie zgłaszali się na wizytę, zazwyczaj przywraca 12-18% pacjentów, którzy nie zgłaszali się przez ponad 45 dni. Przy średniej cenie wizyty 90 dolarów i 200 pacjentach, którzy zrezygnowali z wizyty miesięcznie, to realny zysk. Czas poświęcany przez recepcję na SMS-y z przypomnieniami i telefony przypominające spada o 6-10 godzin tygodniowo na każdą placówkę. Nie ma potrzeby zatrudniania nowego pracownika. Potrzebny jest system, który zawsze wie, co jest w harmonogramie.

Gdzie postawić granicę: administracja kontra klinika

Przypomnienia i wezwania opisane tutaj mają charakter administracyjny. Nie są one formą opieki klinicznej, a linia ma znaczenie. Wszystko, co dotyczy relacji klinicznej, należy do lekarza, a nie jest automatyczną wiadomością:

• Dalsze konsultacje po ostrym ataku powinny być prowadzone bezpośrednio przez leczącego chiropraktyka, a nie w formie ogólnej serii wiadomości e-mail wysyłanych po wizycie.
• Szczegóły dotyczące dolegliwości pacjenta, diagnozy lub planu leczenia nigdy nie powinny pojawiać się w przekazie marketingowym. To pozostaje w Cliniko.
• Pacjenci z kategorii chronionych (odszkodowania pracownicze, ofiary wypadków komunikacyjnych, nieletni) powinni być domyślnie wykluczeni ze zautomatyzowanego marketingu, a wyraźna zgoda na jego udział powinna być udzielona tylko w razie potrzeby.

Dlaczego ma to znaczenie dla Twojej praktyki

Nieobecności nie świadczą o braku dyscypliny w zespole. To znak, że harmonogram nie jest dostosowany do przypomnień. Gdy Twoje wizyty Cliniko na żywo automatycznie włączają przypomnienia, rekonwalescencję w przypadku nieobecności i kontakt z pacjentami, którzy przestali przyjmować pacjentów, te niewygodne, łatwe do zapomnienia zadania po prostu pojawiają się za każdym razem, dla każdego pacjenta. Twoja recepcja odzyskuje godziny. Twój harmonogram się zapełnia. I zachowujesz wyraźną granicę między rutynowymi przypomnieniami administracyjnymi a rozmowami klinicznymi, które zawsze powinny należeć do Twoich lekarzy.

Chcesz zobaczyć CRMConnect Cliniko to HubSpot w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.