Szybsze kwartalne raporty zarządu fundacji dzięki DonorPerfect i Keap

Raportowanie stypendiów fundowanych to najbardziej pracochłonne zadanie w procesie pozyskiwania funduszy i prawie żadna z tych czynności nie wymaga głębszego zastanowienia. Specjalista ds. rozwoju spędza dwa pełne dni kwartalnie na wyciąganiu sum darowizn z poszczególnych funduszy, porównywaniu ich ręcznie z danymi o zaangażowaniu z innego systemu, formatowaniu arkusza dla każdego stypendium i wysyłaniu plików PDF e-mailem do przewodniczących komisji. Trzynaście tygodni później robią to samo od nowa.

Twoja rada nadzorcza nie musi się zbytnio wysilać. Potrzebuje dokładnych liczb. Powód jest prosty: jeden system wie, ile ludzie dali i na jaki fundusz, a drugi wie, co czytali, otwierali i w czym uczestniczyli. Ręczne łączenie tych dwóch widoków co kwartał to całe wąskie gardło.

Ile naprawdę kosztuje ćwiartka ręczna

Dwa dni pracy wykwalifikowanego personelu, cztery razy w roku, to szesnaście dni roboczych w roku spędzonych na kopiowaniu i wklejaniu. To czas, którego Twój pracownik ds. rozwoju nie poświęca na rozmowy z darczyńcami, wizyty zarządcze ani na pracę nad relacjami, która faktycznie przyczynia się do wzrostu funduszu.

Jest również kruchy. Każdy raport jest tworzony ręcznie, co oznacza, że każdy raport to nowa szansa na przepisanie liczby, błędne zaksięgowanie darowizny lub wklejenie kwoty z poprzedniego kwartału do arkusza bieżącego kwartału. Stypendia fundowane zawierają zapisy dotyczące ograniczeń prawnych, które muszą być poprawnie umieszczone w każdym raporcie. Raport o zarządzaniu, który błędnie przedstawia ograniczenia, nie jest problemem budżetowym, lecz problemem zgodności, a takie sytuacje kończą kariery.

Dochodzi do tego również koszt czasowy. Komitety fundacji często spotykają się pod koniec kwartału, kiedy najważniejsze są ostatnie dwa tygodnie: darowizna od głównego darczyńcy, deklaracja upamiętniająca, wizyta przewodniczącego zarządu w celu sprawowania opieki. Raport sporządzony na podstawie danych z zeszłego tygodnia po prostu nie odzwierciedla obecnej sytuacji funduszu.

Lepszy sposób przygotowania raportu

CRMConnect łączy DonorPerfect z Keap, dzięki czemu informacje o funduszach i zaangażowaniu darczyńców są dostępne w tym samym rejestrze darczyńców i są aktualizowane niezależnie.

Każda darowizna automatycznie przenosi przeznaczenie funduszu, ograniczenia i cel. Każde z Twoich ufundowanych stypendiów staje się przejrzystą, wybieralną kategorią, a nie notatką z tekstem. Historia darowizn dla każdego darczyńcy i funduszu znajduje się tuż obok zdjęcia zaręczynowego, a Keap już śledzi: otwarcia e-maili, kliknięcia i frekwencję na wydarzeniach. Ponieważ obie części historii darczyńcy znajdują się w jednym miejscu, kwartalne łączenie, które wcześniej robiłeś ręcznie, jest już gotowe.

Jak to działa w Twoim zespole

Picture Summit Scholars Fund, przykładowy fundusz stypendialny powiązany z uniwersytetem, z 38 ufundowanymi stypendiami i 5200 darczyńcami wśród absolwentów. Oto raport w prostych słowach.

Każde stypendium ma swój własny zapisany widok: wszyscy darczyńcy danego funduszu, ich darowizny na ten fundusz w ciągu całego życia, data ostatniej darowizny, ostatnie zaangażowanie i ostatnie uczestnictwo w wydarzeniu – wszystko na jednym ekranie. Ograniczenia prawne dotyczące danego stypendium znajdują się w widoku, więc przewodniczący komisji widzą kontekst bez konieczności szukania go.

Osobna lista obserwowanych śledzi największych darczyńców każdego funduszu pod kątem czasu, jaki upłynął od ich ostatniej współpracy. Każdy, kto milczy przez 90 dni, uruchamia zadanie dla wyznaczonego specjalisty ds. rozwoju, więc ochłodzenie relacji ujawnia się po kilku tygodniach, a nie na kolejnym kwartalnym spotkaniu.

Kiedy nadchodzi dzień raportu, pracownik ds. rozwoju otwiera każdy zapisany widok, eksportuje go i wysyła. Czas przygotowania skraca się z szesnastu godzin do trzech lub czterech.

Co to oznacza dla Twojej zbiórki funduszy

Reprezentatywne wyniki uzyskane w ramach porównywalnych funduszy stypendialnych po zastosowaniu tego podejścia:

• Przygotowanie kwartalnego raportu skróciło się z około szesnastu do około czterech godzin, czyli o 75 procent.
• Przewodniczący komisji deklarują większe zadowolenie, ponieważ po raz pierwszy każdy raport stypendialny uwzględnia kontekst zaangażowania, a nie tylko kwoty.
• Ochładzające się relacje z głównymi darczyńcami ustępują miejsca tygodniom zamiast kwartałom, ze względu na 90-dniową listę obserwacyjną.
• Roczny przegląd zgodności przebiega szybciej, ponieważ język ograniczeń jest spójny i nie jest ukryty w narracji.
• Historie dotyczące poszczególnych stypendiów, które publikują Twoi specjaliści ds. rozwoju, są lepsze, ponieważ dane dotyczące dotacji i dane dotyczące zaangażowania znajdują się obok siebie w jednym widoku, a nie w folderze eksportów.

Szczere zastrzeżenie: to nie eliminuje kwartalnego przeglądu przez pracownika ds. rozwoju. Nadal musi być ktoś, kto odczyta dane i napisze narrację. Znika jedynie logistyka arkusza kalkulacyjnego, a nie osąd. Fundusze, które spodziewały się, że to zastąpi etatowego pracownika, były rozczarowane; fundusze, które liczyły, że da to tej osobie więcej czasu na rozmowy z darczyńcami, a mniej na Excela, były zadowolone.

Należy zwrócić uwagę na kwestie zarządzania i prywatności. Odbiorcy stypendiów mają inne oczekiwania dotyczące prywatności niż darczyńcy. Historie stypendystów wykorzystywane w raportach powinny być zawsze udostępniane dobrowolnie, z prawem do wycofania się. Wiele uniwersytetów ma szczegółowe zasady dotyczące tego, co można udostępniać darczyńcom i członkom komisji, a dane stypendystów powinny być domyślnie niedostępne dla komisji, chyba że zasady te na to zezwalają.

Co zachować jako człowieka

Pokusa w pełni zautomatyzowanego raportu jest silna. Oprzyj się jej. Zautomatyzuj liczby, podsumowania zaangażowania, wyświetlenia poszczególnych stypendiów i listy obserwowanych. Komentarz narracyjny, czyli część wyjaśniającą, dlaczego jedno stypendium osiąga ponadprzeciętne wyniki, a inne jest niedofinansowane, zostaw swojemu współpracownikowi ds. rozwoju. Przewodniczący zarządu potrafi odróżnić dane z kontekstem od danych bez kontekstu w ciągu pierwszych trzydziestu sekund od otwarcia raportu.

Niech rekomendacja dotycząca zarządzania również będzie ludzka. 90-dniowa lista obserwowanych to sygnał ostrzegawczy, a nie decyzja. Właściwy kolejny krok dla cichego, dużego darczyńcy zależy od rzeczy, których raport nie widzi: niedawnej straty, znanej zmiany w życiu, wcześniej omówionych preferencji czasowych. Decyzję podejmuje specjalista ds. rozwoju, a nie panel.

Chcesz zobaczyć CRMConnect DonorPerfect i Keap w akcji?

Wyświetl stronę aplikacji API.