Gotowe do użycia panele zbierania funduszy dla radia społecznościowego z DonorPerfect i Mailchimp

Dyrektor generalny lokalnej stacji radiowej nie powinien składać zestawu do głosowania w sobotnie popołudnie. A jednak co kwartał tak właśnie się dzieje. Dane finansowe znajdują się w jednym systemie, a dane dotyczące zaangażowania w innym, a ręczne ich uzupełnianie zajmuje cały weekend. Zestaw kończy się tym samym, powtarzalnym układem z ręcznie aktualizowanymi komórkami, prezentowanymi na spotkaniu, a następnie zapomnianymi do następnego cyklu.

Twoja tablica rozdzielcza nie potrzebuje fantazji. Potrzebuje ona dokładności, aktualności i spójności. Kwartalne raportowanie pochłania o wiele więcej czasu niż powinno, ponieważ uzgadnianie obu systemów jest ręczne, a ręczne uzgadnianie jest niestabilne.

Ile kosztuje Cię weekendowy wypad

Talia planszowa rekonstruowana ręcznie co kwartał to talia, której nikt do końca nie ufa. Każda figura jest kopiowana z jednego miejsca do drugiego, co oznacza, że każda figura to szansa na przestawienie cyfry lub wklejenie nieaktualnej liczby. Gdy członek zarządu zauważy jeden błąd, zaufanie do całej talii spada.

Drugim kosztem jest czas. Raport sporządzony na podstawie danych z zeszłego tygodnia jest wystarczający do rutynowego przeglądu miesięcznego, ale bezużyteczny podczas 72-godzinnej zbiórki. Podczas zbiórki Twój GM musi wiedzieć, ilu nowych darczyńców zgłosiło się dziś rano, a nie, ilu wczoraj.

Istnieje również koszt spójności. Liczba stałych użytkowników zależy od stałej i rzetelnej kategoryzacji. Jeśli panel tablicy pokazuje 3412 stałych użytkowników w poniedziałek i 3408 we wtorek, ponieważ ktoś ręcznie zmienił kategorię, rada przestaje wierzyć w tę liczbę. Liczba użytkowników, która aktualizuje się sama, pozostaje stała; liczba użytkowników aktualizowanych ręcznie nie.

Lepszy sposób raportowania zarządowi

MailConnect łączy DonorPerfect z Mailchimp, dzięki czemu Twoje dane finansowe i dane dotyczące zaangażowania są dostępne w jednym miejscu, odświeżane mniej więcej co 15 minut.

Sumy, o które pyta zarząd, takie jak całkowity przychód, liczba osób wspierających, średnia darowizna, liczba darczyńców według grup, są zapisywane w rejestrze kontaktów i automatycznie się sumują. Podziały odbiorców, takie jak nowi darczyńcy, obecni darczyńcy, awans, obniżenie statusu i rezygnacja, pozostają dokładne bez konieczności ponownego sortowania. Status osoby wspierającej i oznaczenie darowizny są widoczne, dzięki czemu panel może rozbić wyniki według grup. Jakość listy jest utrzymywana niezależnie, co zapewnia rzetelność danych dotyczących zaangażowania.

Jak to działa w Twoim zespole

Wyobraź sobie KCST Community Radio, przykładową stację społecznościową z 8700 abonentami i 3400 stałymi członkami. Oto jej pulpit nawigacyjny w prostych słowach.

Widok stanu darczyńców pokazuje całkowitą liczbę darczyńców, zmianę netto w tym miesiącu, średnią miesięczną kwotę i medianę czasu trwania, odświeżane co 15 minut. Podczas 72-godzinnej akcji, oddzielny widok godzinowy pokazuje darowizny z ostatniej godziny, nowych darczyńców, średnią miesięczną kwotę i procent celu, z podziałem na sposób pozyskania darczyńców.

Widok rok do roku porównuje ten sam kwartał lub ten sam typ dysku na przestrzeni lat. Ponieważ pola bazowe są stabilne, porównanie to jest zapisanym widokiem, a nie ręcznym odbudowaniem.

Na górze pulpitu znajduje się pięć liczb, o które zarząd faktycznie pyta: całkowity przychód od początku roku, zmiana netto liczby darczyńców, średnia darowizna, zmiana netto liczby darczyńców oraz koszt pozyskania darczyńcy. Cała reszta znajduje się poniżej. Członkowie zarządu otrzymują link tylko do odczytu, więc kwartalne spotkanie rozpoczyna się od pulpitu na żywo na ekranie, a nie od statycznego slajdu.

Co to oznacza dla Twojej zbiórki funduszy

Reprezentatywne wyniki uzyskane w porównywalnych stacjach społecznościowych po zastosowaniu tego podejścia:

• Kwartalne przygotowanie do egzaminu skróciło się z około 12-15 godzin do poniżej dwóch.
• Decyzje dotyczące akcji charytatywnych podejmowane są na podstawie danych godzinowych, a nie z kolejnych dni. W przypadku 72-godzinnego wydarzenia może to decydować o tym, czy w trakcie transmisji dostosujesz swoje propozycje, czy wyciągniesz z nich wnioski na przyszły rok.
• Zaangażowanie zarządu w pracę nad panelem sterowania staje się użytecznym, wczesnym sygnałem zaangażowania zarządu w sprawy całej organizacji.
• Porównania rok do roku przestają być jakościowe i stają się ilościowe, co zmienia strategiczną rozmowę.
• Ubezpieczyciele, którzy od czasu do czasu proszą o kontekst dotyczący zbiórki funduszy, otrzymują przejrzysty, możliwy do udostępnienia obraz zamiast wątku wiadomości e-mail, który zajmuje menedżerowi generalnemu wiele godzin.

Szczera uwaga: pulpit nawigacyjny nie naprawia braku higieny danych. Jeśli Twoje podstawowe kategorie są niespójne, pulpit nawigacyjny ujawni niespójność, a nie dostarczy informacji. Najpierw wyczyść kategorie, a potem stwórz pulpit nawigacyjny.

Prywatność darczyńców dotyczy nawet wewnętrznych widoków zarządu. Łączne liczby i sumy przychodów są odpowiednie do nadzoru zarządu; tożsamość i kwoty poszczególnych darczyńców zazwyczaj nie, chyba że darczyńca wyraźnie wyraził zgodę na ich identyfikację. Panel z listą „10 największych darczyńców według wartości darowizny w ciągu całego życia” wraz z dołączonymi nazwiskami przekracza granicę, której większość darczyńców się nie spodziewa. Skonstruuj panel tak, aby identyfikacja poszczególnych osób wymagała celowego zagłębiania się w szczegóły z odpowiednimi mechanizmami kontroli dostępu, a nie domyślnego widoku.

Co należy trzymać poza zasięgiem wzroku

Panele częściej zawodzą z powodu nadmiaru niż niedoboru. Widok tablicy z 20 wykresami traci na atrakcyjności; ten sam widok z pięcioma wykresami i widocznym na pierwszy rzut oka wskaźnikiem stanu ożywia dyskusję.

Unikaj wskaźników próżności. Łączna liczba otwarć e-maili, wyświetleń w mediach społecznościowych, liczba pobrań podcastów: nie robią one na nikim wrażenia i zastępują dane, na podstawie których zarząd może działać. Godziny antenowe poświęcone zbieraniu deklaracji, wartość lejka subskrybentów, koszt pozyskania stałego klienta: to właśnie te liczby są warte uwagi zarządu.

Zachowaj oddzielny, pogłębiony widok dla GM i dyrektora ds. rozwoju, a także bezwzględny wgląd zarządu w zakres. Jeśli metryka nie zmienia decyzji na poziomie zarządu, nie powinna być uwzględniona w widoku zarządu. Ta dyscyplina staje się trudniejsza, gdy dodanie „jeszcze jednego wykresu” to jedno kliknięcie, więc musi on pochodzić od GM, a nie z narzędzia.

Chcesz zobaczyć działanie MailConnect DonorPerfect i Mailchimp?

Wyświetl stronę aplikacji API.