Mindbody i Calendly: Rezerwacje kierowane na trasę bez sprzątania recepcji

Day spa korzysta z Calendly do rejestrowania rezerwacji od osób polecających. Spa oferuje 14 różnych usług u trzech dostawców, a każda usługa ma swój własny czas trwania, cenę, salę i dostawcę. Nie możesz rozsądnie prosić źródło polecenia, często inną lokalną firmę, o wybranie odpowiedniego dostawcy, sali i czasu trwania w Twoim imieniu.

Dlatego dziś spa korzysta z jednego ogólnego linku Calendly o nazwie „Rezerwacja z polecenia”, a recepcja ręcznie przekierowuje każdy z nich. To całkowicie mija się z celem rezerwacji online.

Twoi partnerzy polecający również mają w tym swój udział. Lokalny gabinet lekarski, który kieruje pacjentów do Twojego spa, chce, aby przekazanie było płynne: pacjent klika, rezerwuje i pojawia się. Kiedy pacjent zostaje przepisany na inny termin, ponieważ Twoja recepcja musiała ustalić termin wizyty, gabinet lekarski o tym słyszy. Wystarczy kilka nieudolnych przekazów, a po prostu przestają kierować pacjentów.

Ile kosztuje ręczne czyszczenie

Ręczne przekierowywanie każdej rezerwacji skierowania jest nie tylko powolne, ale i niepewne. Recepcjonista musi zinterpretować ogólną rezerwację, ustalić właściwą usługę i usługodawcę, znaleźć wolny termin i ponownie go wprowadzić, a jednocześnie pierwotne potwierdzenie, które otrzymał pacjent, okazuje się błędne. Każdy krok to szansa na popełnienie błędu, który pacjent z pewnością zauważy.

Pod spodem kryje się również problem z dostępnością. Jeden, ogólny link do rezerwacji musi pokazywać godziny, które pasują do każdej z 14 oferowanych usług. Ten najniższy wspólny mianownik dostępności jest błędny w przypadku większości z nich. Nie da się zmieścić 30-minutowego zabiegu na twarz w miejscu, które tylko Twoi dostawcy 90-minutowego masażu mają za darmo. Dlatego ogólne konfiguracje albo przepełniają terminy dla konkretnych dostawców, albo ukrywają faktycznie dostępne możliwości. Tak czy inaczej, tracisz rezerwacje, a recepcja płaci za to kosztami sprzątania.

Jak to działa

CalendarConnect odczytuje usługę wybraną przez osobę skierowaną w formularzu Calendly i automatycznie kieruje otrzymaną wizytę do odpowiedniej usługi, usługodawcy, lokalizacji i na odpowiedni czas trwania w Mindbody. Wybiera dostępnego usługodawcę z puli uprawnionych do tej usługi. A jeśli uruchomisz różne procesy rezerwacji, skierowania, bezpośrednie rezerwacje czy konsultacje pakietowe, każdy z nich może kierować się własną logiką.

Dostępność również działa poprawnie. Gdy osoba polecająca wybiera usługę, formularz pokazuje terminy, które rzeczywiście można zarezerwować na tę usługę, u uprawnionego usługodawcy, w danej lokalizacji, a nie uproszczony widok. Ujawniasz pełną dostępność, nie powodując nadrezerwowania nikogo.

Szanujemy sale i sprzęt. Zabieg laserowy wymaga sali laserowej. Masaż wymaga sali masażu. System Mindbody już wie, która usługa wymaga której sali, a CalendarConnect to uwzględnia, więc recepcja nigdy nie musi zmieniać rezerwacji, ponieważ system próbował umieścić zabieg laserowy w stanowisku manicure.

Co skonfigurujesz

Mówiąc wprost, oto cały układ. Masz jeden link do rezerwacji w Calendly z prostym menu rozwijanym z wyborem usług, zawierającym listę 14 Twoich usług, oraz z wyborem lokalizacji, jeśli masz więcej niż jedną lokalizację. W tle każda opcja w tym menu rozwijanym jest jednokrotnie przypisana do usługi Mindbody, puli usługodawców, pokoju i czasu trwania.

Po tym czasie praca staje się niewidoczna. Partner polecający udostępnia jeden link. Pacjent wybiera usługę, widzi rzeczywistą dostępność i dokonuje rezerwacji. Wizyta trafia do Mindbody jako prawidłowa, w pełni sformatowana rezerwacja, bez konieczności przekierowania przez recepcję. Twój zespół może prowadzić krótką listę referencyjną, która pokazuje, która opcja z listy rozwijanej odpowiada której usłudze, ale rzadko będzie ona potrzebna.

Ty decydujesz również, co się stanie w rzadkim przypadku, gdy wybrany dostawca nie będzie miał wolnych terminów w wybranym terminie. Formularz może zasugerować kolejne wolne terminy, zaproponować alternatywnego dostawcę lub powrócić do standardowego harmonogramu. Wybierasz rozwiązanie, które pasuje do Twojego spa.

Kilka sytuacji wartych poznania

Jeśli polecona osoba wybierze usługę, której już nie oferujesz, np. stary pakiet, starą opcję można przypisać do usługi zastępczej, dzięki czemu historyczne linki polecające będą nadal działać, podczas gdy Ty będziesz według własnego harmonogramu wycofywać starą opcję.

Możesz również wybrać sposób, w jaki dostawcy będą wybierani z puli uprawnionych: metodą „każdy z każdym” w zespole, równoważąc obciążenie według najbardziej zajętych osób lub wybierając najpierw dostawców z wyższym stażem w przypadku konsultacji z nowymi klientami. Wybierz, co najbardziej odpowiada Twojemu sposobowi prowadzenia spa.

Usługa łączona, np. manicure połączony z pedicure, może być opcją pojedynczej rezerwacji, która pozwala na umówienie dwóch kolejnych wizyt z zachowaniem odpowiedniej ciągłości usług i właściwego całkowitego czasu trwania.

Co to oznacza dla Twojego spa

Rozważmy hipotetyczny przykład. Jednosobowe spa z trzema dostawcami i 14 usługami, obsługujące około 25 rezerwacji z polecenia tygodniowo. Po wdrożeniu tego routingu czas przekierowywania przez recepcję spada z około trzech godzin tygodniowo do zera. Konwersja poleceń nieznacznie się poprawia, ponieważ poleceni klienci rezerwują odpowiednią usługę od razu, zamiast być ponownie rezerwowanymi dzień później.

Największy wpływ ma sam program poleceń. Partnerzy polecający są bardziej zadowoleni, ponieważ ich pacjenci otrzymują pozytywne doświadczenia, co sprawia, że obecni partnerzy częściej polecają. A ponieważ polecony pacjent niezawodnie trafia do gabinetu, dokonuje rezerwacji, pojawia się i dokonuje konwersji, ekonomia marketingu poleceń w końcu nabiera sensu, co oznacza, że staje się on kanałem wartym inwestycji.

Chcesz zobaczyć CalendarConnect Mindbody i Calendly w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.