Mindbody i Calendly: automatyczne wysyłanie każdej konsultacji do właściwego spa

Grupa spa z czterema lokalizacjami korzysta z jednego lejka Calendly do konsultacji. Potencjalny klient wybiera usługę, lokalizację, a następnie termin. Obecnie ta rezerwacja trafia do standardowego spotkania, które menedżer regionalny musi ręcznie przekierować do właściwej lokalizacji. Czasami popełnia błąd i klient pojawia się w niewłaściwym spa na spotkanie, które mieści się w grafiku innej lokalizacji.

Błędna rezerwacja to najgorszy rodzaj wpadki recepcji. Wszyscy są uprzejmi w tej kwestii. Nikt nie rezerwuje drugiej wizyty.

Twoja marka również cierpi. Każde spa w grupie ma swój własny klimat, swoich usługodawców, swoje specjalizacje. Klientka skierowana do niewłaściwej lokalizacji spotyka się z innym doświadczeniem niż się spodziewała, często z usługodawcą, którego nie zamawiała. Nawet jeśli wizyta się odbędzie, czuje się nieswojo. Wkrótce w recenzjach zaczynają pojawiać się słowa: „Myślałam, że pójdę do jednego miejsca, a skończyłam w innym”, a jakość, którą udało Ci się zbudować, zaczyna słabnąć.

Ile kosztuje Cię błędne kierowanie

Każda błędna rezerwacja kosztuje Cię podwójnie. Najpierw tracisz klienta, bo prawie nikt nie wybacza pojawienia się w niewłaściwym miejscu i ponownego zarezerwowania. Potem tracisz czas kierownika regionalnego, bo spędza on godziny tygodniowo na sprawdzaniu i poprawianiu rezerwacji, zamiast skupić się na tym, co rozwija firmę.

Próba rozwiązania tego problemu za pomocą łatanych reguł routingu po prostu zamienia jeden problem na drugi. Zgadywanie na podstawie adresu nie działa w przypadku klientów bez czystego adresu. Domyślna lokalizacja rezerwowa dyskretnie kieruje wszystkich do jednej lokalizacji. Routing oparty na dostawcy przestaje działać w momencie, gdy dostawca zmienia lokalizację. Każda poprawka generuje nowy przypadek skrajny, a lista problemów, które mogą pójść nie tak, stale rośnie.

Jak działa prawidłowe trasowanie

CalendarConnect odczytuje lokalizację wybraną przez klienta w formularzu Calendly i tworzy wizytę w odpowiedniej lokalizacji Mindbody, z odpowiednią usługą, właściwym dostawcą i właściwym pomieszczeniem. Wybiera dostępnego dostawcę z puli dostępnych usług w danej lokalizacji i, zgodnie z Twoimi zasadami, wybiera alternatywnego dostawcę.

Konfiguracja to prosty zestaw reguł, które definiujesz raz: każda opcja lokalizacji jest mapowana na lokalizację, każda usługa jest mapowana na odpowiednią usługę w tej lokalizacji, a Ty decydujesz, co się stanie w niejednoznacznych przypadkach. Dodanie nowej lokalizacji później oznacza dodanie jednej linii do tej mapy, a nie przebudowanie czegokolwiek. Układ rozwija się wraz z Twoją firmą.

Obsługuje również dostawców pracujących w więcej niż jednej lokalizacji. Dostawca pracujący dwa dni w tygodniu w każdej z dwóch lokalizacji może pojawić się w puli uprawnionych do obu, a rezerwacje są kierowane do dowolnej lokalizacji, w której znajduje się w wybranym dniu. Nie musi żonglować dwoma kalendarzami.

Co skonfigurujesz

Cały proces jest prosty. Łączysz wszystkie cztery lokalizacje spa, uruchamiasz jeden link do rezerwacji w Calendly z selektorem usług i selektorem lokalizacji, a następnie dopasowujesz każdą opcję lokalizacji do spa, a każdą usługę do odpowiedniej usługi w tym spa. Następnie uruchamiasz jedną rezerwację testową dla każdej lokalizacji, aby upewnić się, że każda z nich zostanie poprawnie przypisana, i wdrażasz pojedynczy link w marketingu wszystkich czterech lokalizacji.

Od tego momentu Twój zespół marketingowy będzie korzystał z jednego linku rezerwacyjnego zamiast czterech. Wszystkie kampanie dla konkretnych lokalizacji mogą korzystać z tego samego linku, ponieważ selektor w formularzu kieruje każdą rezerwację do właściwego miejsca. Nawykowo, niech każda lokalizacja raz w miesiącu przeprowadzi krótki test rezerwacji, aby upewnić się, że wszystko nadal działa poprawnie, dzięki czemu wszelkie odchylenia zostaną wcześnie wykryte.

Kilka sytuacji wartych poznania

Czasami klient przez pomyłkę wybiera niewłaściwą lokalizację. Rezerwacja jest rejestrowana z podaną lokalizacją, a kierownik regionalny może wykryć ewidentnie błędne przypadki, np. klienta z adresem w Nowym Jorku rezerwującego wizytę w Miami, i skontaktować się z nim przed wyjazdem.

Kiedy dostawca przenosi się na stałe z jednej lokalizacji do drugiej, jego przydział Mindbody ulega zmianie, a pule uprawnionych usług aktualizują się automatycznie. Stara lokalizacja przestaje oferować usługi, a uruchamia się nowa. Brak konieczności ręcznej rekonfiguracji.

A gdy lokalizacja zostanie tymczasowo zamknięta z powodu remontu lub szkolenia personelu, wystarczy oznaczyć ją jako niedostępną w Mindbody, a formularz Calendly ukryje ją w panelu wyboru do czasu jej ponownego otwarcia. Klienci nie mogą rezerwować miejsc w zamkniętej lokalizacji.

Co to oznacza dla Twojej grupy SPA

Rozważmy hipotetyczny przykład. Grupa spa z czterema lokalizacjami i około 40 konsultacjami między lokalizacjami tygodniowo. Po wdrożeniu prawidłowego routingu liczba błędnie przekierowanych rezerwacji spadła z około trzech tygodniowo do zera. Czas poświęcany na poprawianie routingu przez menedżera regionalnego spadł do zera. Wskaźnik wizyt poprawił się, ponieważ e-maile z potwierdzeniem od samego początku zawierały prawidłowy adres lokalizacji.

Raportowanie na poziomie grupy w końcu nabiera sensu. Wolumen rezerwacji, wskaźnik konwersji, wskaźnik nieobecności i przychód z rezerwacji są porównywalne we wszystkich czterech lokalizacjach, ponieważ dane są wszędzie ustrukturyzowane w ten sam sposób. Kierownik regionalny otrzymuje jeden, prawdziwy panel zamiast czterech chaotycznych i wreszcie może zobaczyć, które lokalizacje radzą sobie dobrze, a które potrzebują pomocy.

Chcesz zobaczyć CalendarConnect Mindbody i Calendly w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.