Mindbody i Calendly: Przestań tracić prywatne zapytania w sesjach na rzecz nieszczelnego lejka

Instruktorka pilatesu sprzedaje sesje prywatne oprócz zajęć grupowych. Większość zapytań o sesje prywatne pochodzi z formularza kontaktowego na jej stronie internetowej lub wiadomości na Instagramie. Odpowiada linkiem do Calendly. Potencjalny klient rezerwuje sesję, odbywa się sesja, a następnie instruktor ręcznie tworzy rekord klienta, ręcznie rejestruje płatność i ręcznie zaznacza obecność.

W rezultacie powstaje nieszczelny lejek. Niektóre zapytania otrzymują link Calendly, a potem znikają. Niektóre rezerwacje się zdarzają, ale nigdy nie trafiają do jej rejestrów, więc jej rezerwacje są błędne. A powracający klienci prywatni za każdym razem trafiają do lejka jako nowi klienci, ponieważ nigdy nie założyła dla nich odpowiedniego profilu.

Weźmy hipotetyczny przykład. Samotna ćwicząca pilates prowadzi około 18 prywatnych sesji tygodniowo, a jej liczba stale rośnie. Żyła z tym samym przez lata.

Dlaczego to po cichu kosztuje Cię najwięcej

Klienci indywidualni to najcenniejsi ludzie w Twojej firmie. Jeden klient indywidualny, który przychodzi co tydzień przez dwa lata, jest wart więcej niż 50 uczestników zajęć. Nieszczelny lejek to nie tylko utrata sesji, ale także utrata najcenniejszych relacji, i to na wczesnym etapie, zanim jeszcze staną się stałymi klientami.

Praktykujący indywidualnie znajdują się w tarapatach. Potrzebują operacyjnego szlifu wieloosobowego zespołu, zorganizowanej dokumentacji klienta, skutecznego harmonogramu i terminowej realizacji działań następczych, ale nie mogą sobie pozwolić na spędzenie całego tygodnia w zespole. Większość gotowych narzędzi ogranicza się do rezerwacji, a resztę pracy – dokumentację klienta, płatności i frekwencję – zostawia jako pracę domową, którą wykonuje się ręcznie, za każdym razem i na zawsze. To właśnie nudne elementy zjadają Twój dzień i zaśmiecają Twój lejek sprzedażowy.

Jak działa cały lejek sprzedażowy

CalendarConnect obsługuje cały proces sesji prywatnych od początku do końca. Rezerwacja w Calendly tworzy spotkanie Mindbody z odpowiednią usługą i długością. Jeśli dana osoba jest nowa, automatycznie tworzony jest dla niej profil klienta. Jeśli jest to istniejący klient, z którym nawiązano kontakt mailowy, jej profil jest aktualizowany, a nie duplikowany. Odpowiedzi na pytania wstępne, których udzieliła w formularzu rezerwacji, trafiają bezpośrednio do jej profilu, dzięki czemu rozpoczynasz sesję, wiedząc, kim jest i czego potrzebuje.

Klienci powracający również są obsługiwani z gracją. Klienci prywatni zazwyczaj rezerwują ten sam termin co tydzień. Po pierwszej rezerwacji w Calendly możesz ustawić dla nich cykliczną wizytę w Mindbody, a system po prostu to uszanuje, wpisując nowe terminy tylko w przypadku jednorazowych zmian, takich jak sesja makijażu. Klient rezerwuje wizytę raz, a księgowość sama się rozlicza.

To samo dotyczy pakietów sesji. Klient indywidualny, który kupi pakiet 10 sesji, ma automatycznie odliczane sesje w miarę ich trwania. Możesz sprawdzić, ile sesji pozostało na jego profilu i poprosić o ponowny zakup, zanim się skończą, bez arkusza kalkulacyjnego i niezręcznej rozmowy w stylu „chyba zostały ci dwie”.

Co skonfigurujesz

Układ jest prosty. Tworzysz jedną opcję rezerwacji sesji prywatnych w Calendly, zawierającą trzy lub cztery pytania wstępne, i dopasowujesz ją do swojej usługi sesji prywatnej Mindbody. Powracający klienci są automatycznie dopasowywani do siebie za pośrednictwem poczty e-mail; nowym klientom tworzony jest profil. Odpowiedzi z pytań wstępnych są dodawane do rekordu klienta. Następnie udostępniasz link do Calendly wszędzie: na swojej stronie internetowej, w biogramie na Instagramie, w podpisie e-mail.

Od tego momentu każde zapytanie, które przekonwertuje się na klienta, staje się poprawnie skonfigurowanym klientem, bez konieczności wykonywania przez Ciebie prac administracyjnych. Uzupełniają to dwa proste działania: ciepły e-mail powitalny, który wysyłany jest automatycznie zaraz po nowej rezerwacji, napisany przez Ciebie raz, oraz delikatny bodziec zachęcający do ponownego zaangażowania klientów pozyskanych przez Calendly, którzy nie dokonali rezerwacji od 30 dni. Piszesz wiadomości raz, a system zajmuje się czasem i targetowaniem.

Kilka sytuacji wartych poznania

Prywatne sesje często mają inną cenę niż zajęcia grupowe. Ponadto usługa, na którą dokonujesz rezerwacji, ma odpowiednią cenę, dlatego ustalanie cen odbywa się bez konieczności dodatkowej pracy w momencie dokonywania rezerwacji.

Twoja polityka anulowania wizyt również jest przestrzegana. Ustawisz swoją politykę w Mindbody, 24-godzinne powiadomienie, opłatę za spóźnienie, opłatę za niestawienie się, a spóźnione odwołania i nieobecności są oznaczane na wizycie, dzięki czemu możesz naliczyć opłatę zgodnie z Twoją polityką bez niezręcznej rozmowy o każdym przypadku. Dla praktykującego indywidualnie to realne pieniądze, które w przeciwnym razie byś stracił.

Preferencje klienta dotyczące komunikacji, takie jak SMS-y czy e-maile, częstotliwość, opcje rezygnacji, są zgodne z ustawieniami wprowadzonymi w Mindbody. Dzięki temu unikniesz niechcianej wiadomości „proszę przestań do mnie pisać”, ustawiając wszystko prawidłowo od samego początku.

Co to oznacza dla Twojej praktyki

W tym hipotetycznym przykładzie, po przeniesieniu lejka do CalendarConnect, czas administrowania rezerwacją spada z około sześciu minut do poniżej 30 sekund. Instruktorka odzyskuje około półtorej godziny tygodniowo, a jej lista klientów jest wreszcie czysta, co umożliwia dalsze działania, przypomnienia o ponownych rezerwacjach i oferty pakietowe.

Te odzyskane półtorej godziny to nie lada wyczyn. Przy stawce za sesje prywatne, ten czas przekłada się na około 5000–8000 dolarów dodatkowej mocy przerobowej, którą może sprzedać, czasu, który może poświęcić na pracę z klientami, marketing lub własne szkolenia. Integracja zwraca się już w pierwszym miesiącu, a czas, który zyskuje, stale rośnie.

Chcesz zobaczyć CalendarConnect Mindbody i Calendly w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.