Mindbody i Calendly: koniec zamieszania na recepcji dzięki synchronizacji rezerwacji w czasie rzeczywistym

Med spa korzysta z Calendly do konsultacji z nowymi klientami, ponieważ zespół strony internetowej uwielbia ten widżet rezerwacji. Sam termin wizyty jest dostępny w Mindbody, gdzie usługodawcy mają swoje harmonogramy, pokoje i długość zabiegów. Przekazanie wizyty odbywa się ręcznie: ktoś w recepcji śledzi powiadomienia Calendly i ponownie wprowadza każdą rezerwację do Mindbody.

Rezultat jest dokładnie taki, jakiego można się spodziewać. Dwóch klientów rezerwuje ten sam termin w Calendly, zanim recepcja zdąży nadrobić zaległości, i nagle masz podwójną rezerwację. Dostawcy usług są zaskoczeni wizytami, o których nie wiedzieli. Anulowanie wizyty tego samego dnia w Calendly zajmuje Mindbody kilka godzin, a pokój, który mógłby zostać zajęty, stoi pusty.

Jest też problem z klientem. Calendly wysyła własne potwierdzenie. Mindbody wysyła własne potwierdzenie. Klient otrzymuje dwa potwierdzenia na jedno spotkanie, czasami z sprzecznymi informacjami, jeśli recepcja coś zmieniła po fakcie. Klient zastanawia się, które z nich jest prawdziwe, a niektóre pojawiają się w nieodpowiednim momencie.

Ile kosztuje ręczne przekazanie

Zmuszanie kogoś do ponownego wpisywania każdej rezerwacji z jednego systemu do drugiego jest powolne, a co gorsza, jest zawodne w sposób, który bezpośrednio naraża Cię na straty finansowe i utratę dobrej woli. Każda podwójna rezerwacja wymusza telefon z przeprosinami i zazwyczaj utratę klienta. Każdy zaskoczony dostawca traci zaufanie do harmonogramu. Każda anulacja, której pojawienie się zajmuje kilka godzin, to pusty pokój, który mogłeś zarezerwować ponownie. A każde zduplikowane, sprzeczne potwierdzenie sprawia, że wyglądasz na niezorganizowanego klienta, który jeszcze się nie pojawił.

Zmiana terminu to problem, który boli najbardziej. Kiedy klient zmienia termin w Calendly, stary termin zostaje anulowany, a na jego miejsce tworzony jest nowy. Jeśli te dwie zmiany zostaną potraktowane jako dwie niezwiązane ze sobą, Mindbody kończy z anulowaniem, a następnie nowym terminem, a link do pierwotnej rezerwacji zostaje zerwany. Notatki, odpowiedzi z formularza kontaktowego i historia nie są przenoszone. Dostawca usług widzi termin bez kontekstu.

Jak to działa

CalendarConnect nadaje relacji właściwy kształt. Calendly przejmuje kontrolę nad procesem rezerwacji. Mindbody przejmuje kontrolę nad harmonogramem. Każda rezerwacja w Calendly w ciągu kilku sekund przekształca się w poprawnie sformatowaną wizytę w Mindbody, z odpowiednią usługą, usługodawcą, lokalizacją i czasem trwania. Recepcja przestaje być stanowiskiem recepcyjnym, a znów staje się recepcją.

Zmiany terminów traktowane są jako jedna, czysta zmiana. Kiedy klient zmienia termin wizyty, pierwotna wizyta w Mindbody zostaje zaktualizowana o nową godzinę, długość lub nowego usługodawcę. Historia wizyty pozostaje nienaruszona. Odpowiedzi na pytania wstępne pozostają dołączone. Usługodawca otwiera jeden rekord, a nie anulację połączoną z tajemniczą nową rezerwacją.

Anulacje są obsługiwane w czasie rzeczywistym. Anulowany termin zwalnia się w Mindbody w ciągu kilku sekund, dzięki czemu można go ponownie zarezerwować, zanim jeszcze minie termin. Polityka anulowania rezerwacji również jest przestrzegana: późne anulowania i nieobecności są oznaczane, co pozwala na naliczenie opłat, a klient, który ponownie zarezerwuje wizytę w ciągu 24 godzin, może zostać przypisany do pierwotnego terminu. W przypadku jednej wizyty to nie ma znaczenia. W przypadku 80 wizyt tygodniowo ma to ogromne znaczenie.

Co skonfigurujesz

Konfiguracja jest krótka. Łączysz Calendly i Mindbody, dopasowujesz każdy typ rezerwacji w Calendly do usługi Mindbody, puli dostawców i lokalizacji, a następnie włączasz natychmiastową synchronizację rezerwacji, dzięki czemu nowe rezerwacje są publikowane w ciągu kilku sekund. Dodatkowo synchronizujesz zmiany terminów i anulowania, aby zmiany przebiegały bez duplikatów. Od tego momentu recepcja może zamknąć kartę Calendly i traktować Mindbody jako pojedynczy harmonogram.

Warto zadbać o dwa ustawienia. Po pierwsze, ogranicz lub wyłącz e-mail z potwierdzeniem od Calendly, tak aby klient otrzymywał tylko potwierdzenie od Mindbody, co rozwiąże problem z dublowaniem potwierdzeń. Po drugie, upewnij się, że bufor czasowy dla usługodawcy, czyli czas czyszczenia między wizytami, jest ustawiony w Mindbody i respektowany przez formularz Calendly, aby żaden system nie umawiał usługodawcy na zbyt wiele wizyt.

Kilka sytuacji wartych poznania

Dostawcy usług stale zmieniają swoją dostępność w południe. Dostawca wydłuża swoją zmianę lub bierze wolne popołudnie, a formularz Calendly natychmiast to odzwierciedla, więc klient nie może zarezerwować terminu, w którym dostawca nie jest już dostępny.

Jeśli lekarz zadzwoni i zgłosi chorobę w krótkim terminie, zaznaczasz go w Mindbody, a jego wizyty w tym dniu, wyszukane w Calendly, zostaną anulowane wraz z wybraną przez Ciebie wiadomością. Zwolnione terminy stają się dostępne do rezerwacji u innego lekarza, jeśli Twoja polityka na to pozwala.

Regularne wizyty, takie jak cotygodniowy, stały zabieg na twarz, najlepiej skonfigurować bezpośrednio w Mindbody. Calendly to idealne narzędzie do umawiania pierwszych rezerwacji i jednorazowych wizyt. Korzystanie z każdego narzędzia w sposób, w jaki robi to najlepiej, pozwala zachować czystość i higienę całego zabiegu.

Co to oznacza dla Twojego spa

Weźmy hipotetyczny przykład. Jednoosobowe spa z pięcioma dostawcami i około 80 konsultacjami tygodniowo za pośrednictwem Calendly. Po wdrożeniu synchronizacji w czasie rzeczywistym liczba podwójnych rezerwacji spadła z około czterech tygodniowo do zera. Czas poświęcany przez recepcję na ponowne wprowadzanie rezerwacji spadł o około sześć godzin tygodniowo. Anulacje tego samego dnia zwalniają możliwe do ponownego zarezerwowania terminy w ciągu kilku sekund, a nie godzin, dzięki czemu puste pokoje zostają zajęte.

Zadowolenie dostawców usług wzrasta w sposób zauważalny dla właściciela. Dostawcy usług przestają narzekać na niespodziewane wizyty. Harmonogram, który widzą rano, to harmonogram, który faktycznie realizują. Nowi dostawcy usług szybciej się wdrażają, ponieważ muszą jedynie nauczyć się obsługi Mindbody, a nie Mindbody i wyrobić sobie nawyk sprawdzania skrzynki odbiorczej powiadomień przed każdą zmianą. Cała operacja staje się prostsza, a prostsza operacja to łatwiejsza do rozwoju.

Chcesz zobaczyć CalendarConnect Mindbody i Calendly w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.