Mindbody i Zoom: spotkanie na Zoomie dla każdej klasy, bez ręcznej konfiguracji

Dlaczego przedlekcyjne zamieszanie po cichu wypala Twój zespół

Studio hybrydowe jogi prowadzi około 35 wirtualnych zajęć tygodniowo. Każde z nich wymaga spotkania na Zoomie z odpowiednim prowadzącym, o odpowiedniej porze, z odpowiednią nazwą zajęć i linkiem do dołączenia wysłanym do zarezerwowanych klientów przed rozpoczęciem zajęć. Kierownik studia spędza około dziesięciu minut na każde zajęcia, konfigurując to wszystko ręcznie. To prawie sześć godzin pracy administracyjnej tygodniowo, w nieskończoność, a jedynym efektem jest spotkanie, które powinno utworzyć się samo.

Jest też kruchy. Kierownik opuszcza zajęcia w zajęty wtorkowy poranek, instruktor loguje się o 6:55 i nie ma spotkania, a klienci czekają na salę, która nie istnieje. To rozmowa o zwrocie kosztów i klient, który zastanawia się, czy warto kontynuować Twój wirtualny program.

Istnieje również cichszy koszt. Spotkania tworzone ręcznie, mają niespójne nazwy. „Vinyasa 7 rano” w jednym tygodniu, „7 rano vinyasa flow” w następnym. Niektóre noszą imię i nazwisko instruktora, inne nie. Klienci widzą chaotyczny, improwizowany schemat w swojej skrzynce odbiorczej, a studio zaczyna sprawiać wrażenie chaotycznego, co po cichu osłabia retencję.

Ile tak naprawdę kosztuje proces ręczny

Widoczny koszt to sześć godzin tygodniowo. Ukryte koszty są wyższe.

Każdy ręczny krok to szansa na pominięcie czegoś. Nieodebrane spotkanie oznacza zajęcia, które nie mogą rozpocząć się punktualnie. Zmiana terminu, która nie została przeniesiona na Zoom, oznacza, że klienci pojawiają się pod niewłaściwym linkiem. Zmiana instruktora w ostatniej chwili oznacza wysłanie e-maila z nazwiskiem niewłaściwej osoby. Żadne z tych zdarzeń samo w sobie nie jest dramatyczne, ale w sumie sprawia, że wirtualny program wydaje się zawodny, a zawodność jest powodem, dla którego klienci przestają rezerwować.

Do tego dochodzi pułapka czasowa, której nikt nie lubi. Czas lokalny w studiu, czas spotkania i godzina, o której każdy klient odczyta przypomnienie, muszą się pokrywać, a przesunięcia te występują dwa razy w roku, wraz ze zmianą czasu. Jeśli się pomylisz, klienci będą otrzymywać przypomnienia godzinę wcześniej przez dwa tygodnie z rzędu.

Jak to działa, gdy klasy tworzą własne spotkania

ZoomConnect automatycznie tworzy spotkanie Zoom w momencie zaplanowania zajęć w Mindbody. Spotkanie zawiera nazwę zajęć, prowadzącego oraz poprawny czas lokalny. Jeśli zajęcia zostaną przełożone, odwołane lub przypisane innemu prowadzącemu, spotkanie Zoom odbędzie się automatycznie.

Dystrybucja odbywa się w ten sam sposób. Zarezerwowani klienci otrzymują link do dołączenia w dowolnym wybranym przez Ciebie terminie: 24 godziny przed, godzinę przed lub w obu terminach. Klient, który zarezerwuje zajęcia o 6:58 rano na 7:00 rano, otrzyma link od razu, podobnie jak klient, który dokona ponownej rezerwacji po anulowaniu. W tych przypadkach, gdy dochodzi do ostatniej chwili, ręczne procesy zawodzą, a tutaj po prostu działają.

E-maile z linkami zawierają elementy Twojej marki, a nie wyglądają jak ogólne zaproszenia na Zoom, dzięki czemu wiadomość, która trafia do skrzynki odbiorczej klienta, wygląda, jakby pochodziła z Twojego studia.

Nagrania i zamiany instruktorów obsługiwane

Dwa nawracające bóle głowy znikają po zastosowaniu tej samej terapii.

Nagrania: wiele studiów nagrywa wirtualne zajęcia dla klientów, którzy nie mogli uczestniczyć w nich na żywo. ZoomConnect może pobrać nagranie po zakończeniu zajęć, dołączyć je do rekordu zajęć i wysłać e-mailem do klientów, którzy nie uczestniczyli w zajęciach na żywo. Instruktor nigdy nie korzysta z Zoom po zajęciach, a e-maile z pytaniami „Przegapiłem zajęcia, czy mogę otrzymać nagranie” przestają przychodzić.

Zamiana instruktorów: gdy instruktor zadzwoni i klasa zostanie przypisana do zastępstwa w Mindbody, ZoomConnect aktualizuje dane organizatora spotkania i ponownie wysyła e-maile z linkiem, podając imię i nazwisko właściwego instruktora. Zastępstwa nie trzeba konfigurować wcześniej na koncie Zoom.

Konfigurowanie

Rozpoczęcie pracy to krótka, jednorazowa konfiguracja:

1. Połącz Mindbody i Zoom w konfiguracji ZoomConnect. Kreator przeprowadzi Cię przez cały proces.
2. Wybierz typy zajęć, do których będą miały dostęp linki Zoom. Studio hybrydowe oznacza tylko zajęcia wirtualne i hybrydowe.
3. Ustaw przypomnienie na jeden raz: za 24 godziny, za godzinę oraz natychmiastowe wysłanie dla osób, które dokonają rezerwacji w ciągu ostatniej godziny.
4. Wybierz adres nadawcy i markę, aby wiadomości e-mail do Ciebie wyglądały jak Twoje studio.
5. Zdecyduj, co się stanie, gdy zajęcia zostaną odwołane: całkowicie usuń spotkanie na Zoomie lub zachowaj status „odwołane”, aby mieć zapis. Większość studiów przechowuje zapis.
6. Podejmij decyzję dotyczącą nagrań: czy zajęcia wirtualne mają być nagrywane automatycznie i czy link ma być wysyłany klientom, którzy nie mogli uczestniczyć w zajęciach na żywo.

Po tym kierownik studia po prostu przestaje planować spotkania na Zoomie. 35 cotygodniowych zajęć otrzymuje swoje spotkania, linki i przypomnienia bez konieczności korzystania z Zooma.

Jak mogą wyglądać liczby

Rozważmy przykład obrazowy: hipotetyczne studio jogi hybrydowe w jednym miejscu, liczące około 220 członków i prowadzące 35 wirtualnych zajęć tygodniowo.

• Kierownik studia oszczędza około 5,5 godziny tygodniowo, czyli cały blok przygotowawczy.
• Liczba zajęć, które rozpoczynają się bez działającego łącza Zoom, spada z jednego lub dwóch w miesiącu do zera.
• Liczba osób rezerwujących wizytę w ostatniej chwili rośnie, ponieważ osoba dokonująca rezerwacji o 6:58 rano od razu otrzymuje link i faktycznie się pojawia.

Po kilku miesiącach widoczny jest efekt retencji. Wskaźniki nieobecności na wirtualnych zajęciach spadają, ponieważ przypomnienia są spójne, a firmowe e-maile wydają się profesjonalne. Klienci, którzy wcześniej rezygnowali, bo „nigdy nie otrzymali linku”, tracą tę wymówkę. Wskaźniki wypełnienia wirtualnych zajęć ustabilizowały się w bardziej przewidywalnym zakresie, co ułatwia planowanie i sprawia, że instruktorzy uważają, że ich wirtualne zajęcia są warte wysiłku. Te dane mają charakter poglądowy, a nie dotyczą rzeczywistych wyników klientów.

Dlaczego to ma znaczenie dla Twojego studia

• Wszystko, co Twój zespół robi ręcznie w ten sam sposób co tydzień, jest kandydatem do usunięcia. Sześć godzin tygodniowo to 300 godzin rocznie.
• Najtrudniejsze było nigdy nie stworzenie ani jednego spotkania na Zoomie. To był cykl życia: zmiany terminów, odwołania, zmiany rezerwacji, rezerwacje na ostatnią chwilę i zmiany czasu. Automatyzacja tego wszystkiego sprawia, że program jest niezawodny.
• E-maile z linkami do marki nie są próżnością. To one decydują o tym, czy klient zaufa e-mailowi, czy trafi do spamu.

Spróbuj tego

Ciekawi Cię, jak to się ma do Twojego planu zajęć? Wyświetl stronę aplikacji API.