Mindbody i Zoom: Wirtualna frekwencja na zajęciach, która sama się śledzi

Dlaczego hybrydowe śledzenie obecności zostaje przerwane

Studio hybrydowe pilates prowadzi zajęcia, w których klienci stacjonarni spotykają się z uczestnikami zajęć na Zoomie. Instruktor rejestruje klientów na zajęciach na iPadzie Mindbody. Uczestnicy Zooma pojawiają się na spotkaniu, biorą udział w zajęciach i wychodzą, a nikt nie zaznacza ich obecności w Mindbody. Rezultat: raporty obecności są błędne, wizyty w ramach pakietu nigdy nie są odliczane, a klientka, która uczestniczyła w czterech wirtualnych zajęciach, nadal miesiąc później widnieje na swoim pakiecie wszystkie dziesięć wizyt.

Właścicielka zazwyczaj dowiaduje się o tym pod koniec miesiąca, a następnie musi uzupełnić dziesiątki rejestrów obecności, porównując rejestry Zoom z rezerwacjami Mindbody. To godziny żmudnej pracy, a przychód, który powinna już otrzymać, leży nieściągnięty od tygodni.

Ta luka zatruwa również Twój marketing. Klient, który uczestniczył w czterech wirtualnych zajęciach, ale jest odnotowany jako nieobecny na żadnym, patrzy na Twoje automatyczne e-maile jak na członka, który odszedł z grupy i zaraz odejdzie. Twój system uruchamia więc kampanię reaktywacyjną u osoby, która przez cały czas regularnie uczęszczała na zajęcia. Uważa to za mylące, a członkowie, którzy otrzymują nieistotne e-maile, uczą się je wszystkie ignorować.

Ile tak naprawdę kosztuje luka w frekwencji

Oczywistym kosztem są wycieki przychodów. Każde wirtualne zajęcia, które nie zmniejszają pakietu, to zajęcia, na które klient faktycznie uczęszczał za darmo, a w ciągu miesiąca zajęć hybrydowych sumuje się to do prawdziwych pieniędzy.

Mniej oczywistym kosztem jest zaufanie, w obie strony. Twoje raporty przestają odzwierciedlać rzeczywistość, przez co nie możesz podejmować pewnych decyzji o tym, które zajęcia zachować w harmonogramie. A Twoi członkowie zauważają, gdy liczba pozostałych wizyt nie zgadza się z tym, co pamiętają, co sprawia, że proste sprawdzenie w recepcji zamienia się w niezręczną negocjację. Błędne dane dotyczące frekwencji nie są problemem z porządkiem. To problem z przychodami i relacjami.

Jak to działa, gdy plebiscyt zaczyna się sam

ZoomConnect zapewnia każdemu klientowi z rezerwacją unikalny link do dołączania, powiązany z jego konkretną rezerwacją Mindbody. Kiedy klient dołącza do zajęć, system dokładnie wie, kim jest, ponieważ link go identyfikuje. Po zajęciach ZoomConnect automatycznie zaznacza obecność klienta w Mindbody i odlicza czas do jego zapisania. Pętla zamyka się automatycznie, na każdych zajęciach, bez ingerencji instruktora.

Ponieważ każdy link należy do jednej osoby, system uniemożliwia również klientowi przekazanie go znajomemu. Link działa na jednym urządzeniu naraz. Jeśli klientka dołączy z telefonu, a ktoś inny spróbuje użyć tego samego linku na laptopie, druga próba zostanie odrzucona. Twoje przychody z wirtualnych zajęć pozostają chronione, bez konieczności kontrolowania ich przez instruktora.

Spóźnialscy uczestnicy są obsługiwani na podstawie ustalonych przez Ciebie reguł, a nie na podstawie bieżącej oceny instruktora. Klient, który dołącza po 12 minutach 60-minutowych zajęć, prawdopodobnie nadal jest liczony jako obecny. Osoba, która dołącza na ostatnich 5 minutach, prawdopodobnie nie powinna. Próg ustala się raz, dla każdego typu zajęć, i obowiązuje on konsekwentnie dla wszystkich zajęć.

Obsługiwane są również odwołania. Jeśli klient anuluje zajęcia na krótko przed zajęciami, jego link przestaje działać, a klient z listy oczekujących zostaje promowany za pomocą własnego linku. Następnie sprawdzana jest lista obecności, a nie osoby, które pierwotnie się zapisały, co jest przyczyną większości problemów z uzgadnianiem.

Konfigurowanie

Konfiguracja jest krótka:

1. Włącz funkcję unikalnego linku w ZoomConnect. Domyślnie każdy link działa na jednym urządzeniu.
2. Przeprowadź zajęcia hybrydowe jak zwykle. Klienci stacjonarni rejestrują się na iPadzie. Klienci wirtualni klikają link w e-mailu z przypomnieniem.
3. Po zajęciach ZoomConnect zaznacza obecność każdego wirtualnego uczestnika w Mindbody i odlicza ich pakiety.
4. Ustaw próg obecności dla każdego typu zajęć. Domyślnie klient jest liczony jako obecny, jeśli dołączył w ciągu pierwszych 20 minut i pozostał na zajęciach co najmniej 15 minut. W przypadku 30-minutowych zajęć ekspresowych mogą obowiązywać bardziej rygorystyczne zasady, a w przypadku 90-minutowych warsztatów – mniej rygorystyczne.
5. Porównaj raporty z pierwszego tygodnia z wszelkimi ręcznymi zapisami, które prowadziłeś, i w razie potrzeby dostosuj próg.

Potem raport miesięczny po prostu zgadza się z rzeczywistością, ponieważ zgadzał się przez cały czas.

Kilka przypadków z prawdziwego świata

Zerwane połączenia: połączenie Wi-Fi klienta zostaje przerwane i łączy się on ponownie ze swojego telefonu. System rozpoznaje tę samą osobę i liczy ją raz, bez utraty jej obecności ani podwójnego liczenia.

Wspólne oglądanie w domu: jeśli dwie osoby oglądają z jednej opłaconej rezerwacji, udział jest przypisywany do płacącego klienta. Jeśli chcesz zezwolić na pary w domu za niewielką dodatkową opłatą, możesz to skonfigurować.

Późne anulowanie: anulowanie dokonane w okresie braku możliwości odwołania jest rejestrowane jako późne anulowanie, a nie jako nieobecność czy brak uczestnictwa, dzięki czemu raporty i ewentualne opłaty za późne anulowanie są dokładne.

Jak mogą wyglądać liczby

Rozważmy przykład obrazowy: hipotetyczne studio hybrydowe prowadzące 22 zajęcia grupowe w tygodniu, przy czym około 40 procent uczestników odbywa się zdalnie.

• Udział uczestników wirtualnych wzrósł z ok. 78 proc. do ok. 99 proc.
• Odzyskane przychody z pakietów, czyli wizyty, w których uczestniczyliśmy, ale których nie odliczyliśmy, wynoszą około 1400 dolarów w pierwszym miesiącu, a następnie utrzymują się na poziomie zerowego wycieku.
• Czas poświęcany przez właściciela na uzgadnianie obecności na koniec miesiąca spada do zera.

Warto wspomnieć o korzyściach płynących z doświadczenia członków. Członkowie ufają, że ich wizyty są poprawnie zliczane, ponieważ dane ze studia pokrywają się z tym, co pamiętają. Rozmowa „ile wizyt mi jeszcze zostało” przestaje być negocjacją, a staje się prostym potwierdzeniem. Te liczby mają charakter poglądowy, a nie odzwierciedlają rzeczywistych wyników klienta.

Dlaczego ma to znaczenie dla Twojego wyniku finansowego

• Przychody z pakietów, które nigdy nie maleją, są niewidoczne, dopóki się ich nie sprawdzi. Większość studiów hybrydowych traci pieniądze i nie wie, jak bardzo.
• Jedno urządzenie na link nie jest karą dla członków. To podstawa ochrony przychodów, które Twoje wirtualne zajęcia mają przynosić.
• Dokładne dane o frekwencji są podstawą skutecznego marketingu. Gdy Twoje dane odzwierciedlają rzeczywistość, Twoje e-maile z prośbą o odzyskanie klientów docierają do właściwych osób, a Twoi członkowie nadal ufają Twoim wiadomościom.

Spróbuj tego

Ciekawi Cię, jak to działa w przypadku zajęć hybrydowych? Wyświetl stronę aplikacji API.