Cliniko i HubSpot: raportowanie praktyków i lokalizacji dla kliniki wielodyscyplinarnej

Gdy klinika zatrudnia kilkunastu specjalistów z różnych dziedzin, odpowiedź na pytanie „kto wykonuje swoją pracę” przestaje być czymś, co można ocenić na pierwszy rzut oka. To samo pytanie zadaje co tydzień kierownik kliniki, co miesiąc dyrektor operacyjny, a co kwartał zarząd, a odpowiedź nie powinna wymagać za każdym razem tworzenia nowego arkusza kalkulacyjnego.

Weźmy przykład: Harbourview Allied Health Collective, hipotetyczna placówka z czterema oddziałami, zatrudniająca 22 specjalistów z zakresu fizjoterapii, terapii zajęciowej, dietetyki i fizjologii wysiłku. Kierownik placówki nie może łatwo odpowiedzieć na proste pytania interdyscyplinarne. Ilu wspólnych pacjentów fizjoterapeuta kieruje na dietetykę w ciągu miesiąca? Który specjalista ma najwyższy wskaźnik ponownych rezerwacji? Kalendarz której placówki obniża średnią w sieci? Każde pytanie wymaga nowego eksportu, nowego pivota i ręcznego dopasowania pacjentów.

Pytania, na które naprawdę musi odpowiedzieć klinika wielodyscyplinarna

Klinika z 22 lekarzami działa jak mała sieć, a nie jak pojedyncza praktyka. Kierownictwo potrzebuje odpowiedzi takich jak:

• Którzy lekarze osiągnęli już swoje maksymalne możliwości, a którzy pracują znacznie poniżej swoich możliwości?
• Które połączenia dyscyplin generują najwięcej skierowań wewnętrznych (fizjoterapeuta – dietetyk, terapeuta zajęciowy – fizjolog wysiłku)?
• Która lokalizacja generuje największą wartość życiową na nowego pacjenta i dlaczego?
• Który specjalista najlepiej potrafi przekształcić pierwszą ocenę w plan stałej opieki?

Żadne z nich nie przetrwa w płaskim eksporcie arkusza kalkulacyjnego. Wymagają one połączenia wszystkich danych pacjenta, wizyty, lekarza, lokalizacji i planu opieki, aby można było swobodnie dzielić liczby.

Ile kosztuje ręczny proces raportowania?

Wbudowane raporty Cliniko dostarczają podstawowych informacji, takich jak przychody na lekarza czy liczba wizyt dziennie, ale nie potrafią połączyć faktów, które są niezbędne w raportowaniu interdyscyplinarnym. Narzędzie do raportowania oparte na nieaktualnym eksporcie traci połączenie między pacjentami i wymaga analityka do jego utrzymania. Wklejony arkusz kalkulacyjny sprawdza się przy 6 lekarzach, a przy 22 jest niemożliwy. Kierownik placówki ciągle ręcznie przebudowuje raporty, dyrektor operacyjny czeka dni na odpowiedź, a decyzje podejmowane są na podstawie niepełnych informacji.

Jak działa automatyczne raportowanie

Gdy CRMConnect łączy Cliniko z HubSpot, Twoje wizyty, pacjenci, faktury, lekarze, placówki i plany opieki stają się automatycznie aktualizowanymi blokami raportowania, zachowując przy tym relacje między nimi. Każda wizyta ma już swojego lekarza i jego lokalizację, dzięki czemu możesz rozbić raport według jednego z nich bez dodatkowych działań. A ponieważ dokumentacja pacjentów pozostaje połączona w całej sieci, zachowujesz wątek skierowań nawet wtedy, gdy pacjent korzysta z usług kilku lekarzy z różnych dziedzin.

Oto sprawozdanie, które możesz przedstawić:

Wydajność praktyka. Dla każdego lekarza: liczba odbytych wizyt w ciągu ostatnich 30 dni, wskaźnik nieobecności, wskaźnik ponownych rezerwacji (udział odbytych wizyt, które doprowadziły do kolejnej rezerwacji w ciągu 28 dni) oraz średnia wartość wizyty.

Wydajność lokalizacji. Dla każdej lokalizacji: stopień zapełnienia kalendarza w stosunku do dostępnych godzin pracy lekarza, liczba nowych pacjentów pozyskanych w danym okresie oraz średnia wartość pacjentów w danym miejscu w ciągu jego cyklu życia.

Polecenia wewnętrzne. Zidentyfikuj pacjentów, którzy mają wizyty w więcej niż jednej specjalizacji, i pogrupuj je według źródła i miejsca skierowania. Ten raport pokaże Ci, czy Twój model wielodyscyplinarny jest rzeczywiście wielodyscyplinarny, czy też po prostu praktykami jednoosobowymi, które dzielą dach nad głową.

Dostęp ograniczony do określonej lokalizacji. Każdy kierownik kliniki widzi tylko swoich pacjentów i aktywność, podczas gdy dyrektor operacyjny widzi całą sieć. Lokalizacja podpisana na każdej wizycie sprawia, że ten podział jest jasny i egzekwowalny.

Co zazwyczaj odkrywasz

Klinika odpowiadająca profilowi Harbourview zazwyczaj w ciągu pierwszego miesiąca odkrywa, że dwóch lub trzech praktyków pracuje na 95% obłożenia, podczas gdy dwóch innych ma poniżej 55% obłożenia, że jedna lokalizacja odpowiada za 80% wszystkich wewnętrznych skierowań fizjoterapeutycznych, a pozostałe trzy są bliskie zeru, a lokalizacja o najwyższej wartości w całym okresie użytkowania nie jest tą z największymi wydatkami na marketing. Każda z tych sytuacji to decyzja, która czeka na podjęcie. Raporty są aktualizowane automatycznie, dyrektor operacyjny nie prosi już o „arkusz kalkulacyjny”, a kwartalne raportowanie zarządu zajmuje 20 minut zamiast dwóch dni.

Jak rzetelnie korzystać ze sprawozdań praktyków

Liczba praktykujących to narzędzie zarządzania, a nie publiczna tablica wyników. Warto zwrócić uwagę na dwie kwestie:

• Nie traktuj liczby wizyt jako tabeli wyników na czacie dla personelu. Różne dyscypliny mają różną długość wizyt i różny stopień skomplikowania przypadku. 75-minutowa ocena fizjoterapeutyczna miednicy nie jest tym samym zakresem pracy, co 20-minutowa wizyta kontrolna.
• Nie umieszczaj szczegółów klinicznych (notatek dotyczących przypadków, diagnoz, szczegółów leczenia) w panelach zarządzania. Struktura planu opieki, taka jak limity sesji i kamienie milowe, jest sprawna i łatwa do raportowania. Opis kliniczny pozostaje w Cliniko.

Dlaczego to ma znaczenie dla Twojej kliniki

Kiedy łączy się kilkunastu praktyków, intuicja przestaje być wystarczająca, a ręczne raporty przestają być wystarczająco szybkie. Raporty dotyczące praktyków na żywo, lokalizacji i wewnętrznych skierowań zamieniają pytanie „kto wykonuje zabieg” w pytanie, na które można odpowiedzieć w kilka sekund, za każdym razem, gdy zostanie zadane. Raport dotyczący wewnętrznych skierowań to w szczególności ten, którego większość klinik wielodyscyplinarnych nigdy nie tworzy, a to właśnie on informuje, czy model rzeczywiście działa.

Chcesz zobaczyć CRMConnect Cliniko to HubSpot w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.