Cliniko i HubSpot: Udowodnij, które reklamy faktycznie wypełniają gabinety zabiegowe

Twój zespół marketingowy może udowodnić, która reklama doprowadziła do wypełnienia formularza. Nie może jednak udowodnić, która reklama doprowadziła do zarezerwowania wstępnej oceny. To dwie zupełnie różne rzeczy i tylko jedna z nich opłaca czynsz.

To właśnie ta luka po cichu pochłania sześciocyfrowe budżety reklamowe w branży fizjoterapeutycznej. Kampania generująca 80 wypełnionych formularzy miesięcznie wydaje się być sukcesem, dopóki nie odkryjesz, że 60 z tych osób po prostu przeglądało stronę, a faktycznie zarezerwowane badania pochodziły głównie z innej reklamy, z połową wypełnionych formularzy.

Weźmy przykład. Lakeshore Physio and Sports Recovery to hipotetyczna praktyka z trzema lokalizacjami, 14 praktykami i około 9000 aktywnych pacjentów. Wydawali oni spore sumy na płatne media społecznościowe związane z bólem krzyża i rehabilitacją pooperacyjną. HubSpot pokazał im koszt wypełnienia formularza. Cliniko pokazało im umówione wstępne badania. Nic nie łączyło tych dwóch rzeczy, więc dyrektor ds. marketingu przeznaczył wydatki na kolejny miesiąc na przeczucia.

Dlaczego wypełnienie formularza jest niewłaściwą linią mety

Większość narzędzi marketingowych traktuje wypełnienie formularza jako moment, w którym kampania „zadziałała”. Ma to sens, gdy produkt jest cyfrowy. W klinice fizjoterapeutycznej momentem, który naprawdę się liczy, jest zgłoszenie się pacjenta na wstępną konsultację, często 9–14 dni po wypełnieniu formularza. Zanim pacjent zostanie umówiony, przyjęty i rozliczony, kampania, która go przyciągnęła, zostaje zapomniana przez system marketingowy.

W zatłoczonej klinice wszystkie standardowe rozwiązania zawodzą. Prośba do recepcji o oznaczenie, skąd pochodzi każdy pacjent, jest realizowana we wtorek i zapominana w środę. Cotygodniowy eksport arkusza kalkulacyjnego z Cliniko do HubSpot powoduje duplikację rekordów pacjentów i powoduje tygodniowe opóźnienie. Pole „skąd się o nas dowiedziałeś/aś”, które lekarze powinni wypełnić, najczęściej zmienia się w pole „Inne”. Żadne z tych działań nie przetrwa w prawdziwym grafiku pracy kliniki.

Jak to działa, gdy Cliniko i HubSpot dotrzymują kroku

CRMConnect dla Cliniko i HubSpot rozwiązuje problem u źródła: automatycznie przechowuje dokumentację medyczną pacjentów, wizyty i faktury w obu systemach, więc kampania, która pierwotnie sprowadziła pacjenta, pozostaje z nim powiązana aż do momentu uzyskania przychodu.

Oto jak to wygląda na co dzień:

• Każdy pacjent, który zgłosił się za pośrednictwem formularza marketingowego, zachowuje oryginalną kampanię dołączoną do swojej dokumentacji, nawet po kilku miesiącach.
• Każda wizyta w Cliniko jest rejestrowana w HubSpot jako osobny rekord, opatrzony pieczątką pacjenta, lekarza, rodzajem wizyty, lokalizacją kliniki oraz jej statusem (zarezerwowana, zrealizowana, pominięta, anulowana). W przypadku rezerwacji wstępnej konsultacji za 180 dolarów, kwota ta jest uwzględniana i przekształcana w uznany przychód po przybyciu pacjenta.
• Gdy recepcja łączy zduplikowane dane pacjentów lub aktualizuje dane kontaktowe w Cliniko, zmiany te przechodzą bez zakłóceń, zamiast pozostawiać oryginalne dane kampanii w rekordzie, do którego nikt nie zagląda.

Dzięki temu Twój zespół marketingowy może wreszcie stworzyć raport, który ma dla Ciebie znaczenie: ile wstępnych badań zostało zarezerwowanych, ilu pacjentów faktycznie przybyło i jaki przychód to wygenerowało. Aby uzyskać głębszy wgląd, ta sama konfiguracja wprowadza również faktury Cliniko do HubSpot, dzięki czemu możesz porównać przychody zarezerwowane z faktycznie zafakturowanymi, po odliczeniu rabatów i korekt.

Jak wyglądają liczby

Korzystając z powyższych danych ilustracyjnych, Lakeshore zazwyczaj odkrywało w ciągu pierwszych 60 dni, że kreacja na Instagramie dotycząca bólu dolnej części pleców, którą uważali za najlepszą, zajmowała w rzeczywistości trzecie miejsce pod względem kosztu za dostarczenie, a mniej liczna grupa odbiorców remarketingu na Facebooku generowała wstępne oceny za około 60 procent ceny.

Przesunięcie wydatków tylko na ten sygnał zazwyczaj powoduje spadek łącznego kosztu zarezerwowanej oceny wstępnej z przedziału 140–160 dolarów do 90–110 dolarów w ciągu kwartału. Nie wymaga to jednak większego budżetu na reklamę. Wymaga jedynie budżetu przeznaczonego na reklamy wypełniające gabinet zabiegowy.

Dlaczego ma to znaczenie dla Twojej praktyki

Traktuj zarezerwowaną i odbytą wizytę jako rzeczywisty wynik działań marketingowych, a nie wypełnienie formularza. Gdy Twój harmonogram, dokumentacja pacjentów i faktury są automatycznie aktualizowane w systemie marketingowym, możesz dokładnie zobaczyć, które kampanie generują płacących pacjentów, a które jedynie kliknięcia.

Ta pojedyncza zmiana – z liczenia wypełnionych formularzy na liczenie otrzymanych ocen – jest zazwyczaj warta więcej niż jakakolwiek zmiana w samych reklamach, ponieważ wskazuje, gdzie przestać marnować pieniądze.

Chcesz zobaczyć CRMConnect Cliniko to HubSpot w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.