Cliniko i HubSpot: prognoza przychodów, której może zaufać klinika medycyny sportowej

W każdej rozwijającej się klinice nadchodzi moment, w którym arkusz kalkulacyjny z prognozami z poniedziałkowego poranka przestaje być narzędziem, a staje się obciążeniem. Właściciel lub kierownik finansowy przebudowuje go ręcznie. Praktycy nie nadążają za tym, co w nim jest napisane. Kierownictwo spiera się o nieodpowiednie liczby, bo te prawidłowe są nieaktualne od czterech dni. Decyzje podejmuje się instynktownie.

Weźmy przykład. Northpoint Sports Medicine to hipotetyczna klinika o dużej liczbie pacjentów, zatrudniająca 8 lekarzy i generująca roczne rozliczenia na poziomie około 2,4 miliona dolarów. Rozliczenia odbywają się w Cliniko. Prognozy i pulpity nawigacyjne są dostępne w HubSpot. Każdego poniedziałku kierownik finansowy eksportuje oba dane, łączy je w arkuszu kalkulacyjnym, tworzy widok 30/60/90 i rozsyła go e-mailem. W środę liczby są błędne. W piątek nikt im nie ufa.

Dlaczego zwykłe rozwiązania nie działają

Standardową radą w takiej sytuacji jest umieszczenie oprogramowania księgowego, Xero lub QuickBooks, pomiędzy Cliniko a HubSpot i zbudowanie na nim prognozy. To działa w przypadku podatków. Nie sprawdza się w zarządzaniu firmą, ponieważ księgowość rejestruje to, co zostało już zafakturowane lub pobrane, a nie to, co jest w kalendarzu. Zanim przychód trafi do systemu księgowego, szansa na jakiekolwiek działania z nim związane minie.

Innym powszechnym podejściem jest oddzielny panel raportowania zbudowany na podstawie danych Cliniko. Daje to kadrze kierowniczej atrakcyjny wykres, ale nie daje możliwości działania. HubSpot to miejsce, w którym faktycznie działają działania pacjentów, marketing i lejek sprzedażowy. Podzielenie prognozy na drugi system tworzy jedynie dwa zestawy danych, którym nikt do końca nie ufa.

Jak to działa, gdy Cliniko i HubSpot dotrzymują kroku

CRMConnect Cliniko to HubSpot automatycznie synchronizuje Twoje spotkania i faktury z HubSpot, tworząc dwa oddzielne strumienie. Spotkania to Twój wiodący wskaźnik: pokazują przychody w kalendarzu. Faktury to potwierdzone przychody: pokazują, co zostało zafakturowane, opłacone lub odpisane. Połącz te dwa czynniki, a otrzymasz rzeczywistą prognozę 30/60/90, która aktualizuje się za każdym razem, gdy coś się zmieni w Cliniko, a nie za każdym razem, gdy ktoś otworzy arkusz kalkulacyjny.

Oto co to daje:

• Każda faktura Cliniko pojawia się w systemie HubSpot wraz z datą wystawienia, statusem, kwotą netto, podatkiem, sumą całkowitą, ewentualnymi zniżkami i pacjentem, dzięki czemu potwierdzone przychody są zawsze aktualne.
• Każda wizyta w Cliniko wyświetlana jest wraz z datą, specjalistą, lokalizacją kliniki, rodzajem wizyty i oczekiwaną wartością, dzięki czemu w kalendarzu możesz śledzić generowanie przychodów.
• Szczegóły planu opieki każdego pacjenta, takie jak limity sesji i pozostałe możliwości, są również widoczne, co zapobiega podwójnemu liczeniu pacjentów, których plan ubezpieczeniowy wkrótce się wyczerpie.

Następnie prognoza 30/60/90 staje się sumą trzech czynników: przychodów już zapłaconych w danym okresie, przychodów zafakturowanych i oczekujących na rozliczenie w tym okresie oraz zarezerwowanych wizyt w tym okresie, skorygowanych o historyczny wskaźnik przyjęć do rozliczenia. Możesz podzielić ją według lekarza i linii usług, wstępnych ocen, wizyt kontrolnych, bloków terapeutycznych, wizyt pakietowych i obserwować, jak zmienia się w stosunku do prognozy tydzień po tygodniu. A ponieważ dokumentacja każdego pacjenta zawiera informacje o kampanii, która go przyciągnęła, możesz wreszcie wygenerować prawdziwy raport zwrotu z inwestycji w marketing: wydatki na reklamę, rozliczone przychody.

Jak wyglądają liczby

Klinika odpowiadająca profilowi Northpoint zazwyczaj odnotowuje poprawę dokładności prognoz z poziomu bazowego arkusza kalkulacyjnego wynoszącego 75–80% do nieco ponad 90%, gdy tylko rozpocznie się napływ wizyt i faktur. Te liczby mają charakter poglądowy, ale tendencja się utrzymuje.

Ważniejszy od dokładności jest termin. Prognoza jest aktualizowana w ciągu tygodnia, więc kierownictwo przestaje się spierać o liczby z zeszłego poniedziałku i zaczyna działać w czwartek rano. Kierownik finansowy odzyskuje cztery do sześciu godzin tygodniowo, które wcześniej poświęcał na ręczną przebudowę. A rozmowy zwrotne z działem marketingu w końcu wykorzystują jako miarę przychody z faktur, zamiast wypełniania formularzy.

Pakiety opieki cyklicznej bez podwójnego naliczania

Medycyna sportowa sprzedaje wiele pakietów obejmujących wiele wizyt: pakiet 6 sesji terapeutycznych, 12-tygodniowy program powrotu do sportu, blok rehabilitacji pooperacyjnej. Ponieważ szczegóły planu opieki każdego pacjenta, w tym limity sesji i dostępne miejsca, są widoczne w HubSpot, prognoza może uwzględniać przychody z pakietów w momencie ich faktycznego rozliczenia, zazwyczaj z góry, i uniknąć prognozowania przyszłych przychodów z sesji, które zostały już opłacone. Bez tej widoczności planu opieki, pacjenci korzystający z pakietów są zazwyczaj liczeni dwukrotnie – raz przy sprzedaży i ponownie przy każdej zarezerwowanej sesji.

Dlaczego ma to znaczenie dla Twojej praktyki

Wiarygodna prognoza to połączenie dwóch czynników: zarezerwowanych wizyt jako wskaźnika wiodącego i faktur jako potwierdzonych przychodów, przy czym możliwości każdego pacjenta w planie opieki stanowią weryfikację poprawności. Zadbaj o to, aby wszystkie trzy elementy działały płynnie, zanim zaczniesz martwić się o pulpity nawigacyjne.

Arkusze kalkulacyjne nie są powolne, bo są złe. Są powolne, bo wymagają odświeżenia przez osobę. Przenieś to odświeżenie do integracji, a poniedziałkowy rytuał zniknie. A rozmowy o zwrotach marketingowych nabiorą powagi dopiero wtedy, gdy miarą jest rozliczany przychód, a nie wypełnianie formularzy.

Chcesz zobaczyć CRMConnect Cliniko to HubSpot w akcji? Wyświetl stronę aplikacji API.