Relatórios trimestrais mais rápidos para o Conselho de Administração de Fundos Patrimoniais com DonorPerfect e Keap.

A elaboração de relatórios sobre bolsas de estudo financiadas por doações permanentes é a tarefa mais trabalhosa na captação de recursos para bolsas de estudo, e quase nenhuma parte desse trabalho exige raciocínio. Um assistente de desenvolvimento passa dois dias inteiros a cada trimestre compilando o total de doações por fundo, cruzando-os manualmente com os dados de engajamento de outro sistema, formatando uma planilha para cada bolsa e enviando PDFs por e-mail aos coordenadores dos comitês. Treze semanas depois, ele repete todo o processo.

Seu conselho não precisa que o trabalho seja difícil. Eles precisam que os números estejam corretos. O motivo da dificuldade é simples: um sistema sabe quanto as pessoas doaram e para qual fundo, e outro sistema sabe o que elas leram, abriram e a que compareceram. Unir essas duas visões manualmente a cada trimestre é o grande gargalo.

Qual é o custo real do quarto de dólar manual?

Dois dias de trabalho de funcionários qualificados, quatro vezes por ano, equivalem a dezesseis dias úteis por ano gastos em tarefas de copiar e colar. Esse é um tempo que seu assistente de desenvolvimento não está dedicando a ligações para doadores, visitas de acompanhamento ou trabalho de relacionamento que realmente faz o fundo crescer.

Além disso, é frágil. Cada relatório é reconstruído manualmente, o que significa que cada relatório representa uma nova oportunidade para inverter um número, arquivar incorretamente uma doação ou colar o valor do trimestre anterior na planilha deste trimestre. As bolsas de estudo financiadas por doações permanentes contêm restrições legais que devem constar corretamente em todos os relatórios. Um relatório de gestão que apresente uma restrição incorreta não é um problema orçamentário, mas sim um problema de conformidade, e isso pode acabar com carreiras.

Há também um custo temporal. Os comitês de doações geralmente se reúnem perto do final do trimestre, quando as duas últimas semanas são mais importantes: a doação de um grande doador, uma promessa de doação em memória de alguém, uma visita de acompanhamento do presidente do conselho. Um relatório elaborado com base nos dados da semana passada simplesmente não reflete a situação atual do fundo.

Uma maneira melhor de preparar o relatório

O CRMConnect conecta o DonorPerfect ao Keap para que as informações sobre fundos e o engajamento de doadores coexistam no mesmo registro de doador, mantendo-os atualizados de forma independente.

Cada doação carrega automaticamente sua designação de fundo, restrição e finalidade. Cada uma de suas bolsas de estudo permanentes se torna uma categoria organizada e selecionável, em vez de uma nota de texto livre. O histórico de doações por doador e por fundo fica ao lado do panorama de engajamento que o Keap já registra: aberturas de e-mail, cliques, participação em eventos. Como ambas as partes da história do doador estão em um só lugar, o cadastro trimestral que você costumava fazer manualmente já está automatizado.

Como isso funciona para sua equipe

Veja o Picture Summit Scholars Fund, um exemplo de fundo de bolsas de estudo afiliado a uma universidade, com 38 bolsas permanentes e 5.200 ex-alunos doadores. Aqui está o relatório em termos simples.

Cada bolsa de estudos tem sua própria visualização salva: todos os doadores para aquele fundo, suas doações ao longo da vida, a data da última doação, seu compromisso mais recente e sua última participação em evento, tudo em uma única tela. O texto das restrições legais para aquela bolsa de estudos fica dentro da visualização, para que os presidentes do comitê vejam o contexto sem precisar procurá-lo.

Uma lista de acompanhamento separada monitora os principais doadores de cada fundo, com base no tempo decorrido desde o último contato. Qualquer doador que fique inativo por 90 dias gera uma tarefa para o responsável pela área de desenvolvimento, permitindo que o esfriamento de um relacionamento seja detectado em semanas, em vez de na próxima reunião trimestral.

Quando chega o dia do relatório, o assistente de desenvolvimento abre cada visualização salva, exporta e envia. O tempo de preparação cai de dezesseis horas para três ou quatro.

O que isso significa para sua arrecadação de fundos?

Resultados representativos de fundos de bolsas de estudo comparáveis após a adoção desta abordagem:

• O tempo gasto na preparação do relatório trimestral cai de cerca de dezesseis horas para aproximadamente quatro, uma redução de 75%.
• Os presidentes dos comitês relatam maior satisfação, porque, pela primeira vez, cada relatório de bolsas de estudo inclui o contexto de engajamento, e não apenas os valores monetários.
• O esfriamento das relações com grandes doadores é percebido em semanas, em vez de trimestres, graças à lista de observação de 90 dias de silêncio.
• A revisão anual de conformidade torna-se mais rápida, porque a linguagem das restrições é armazenada de forma consistente, em vez de estar oculta em meio a descrições.
• Os relatórios por bolsa de estudo que seus responsáveis pelo desenvolvimento escrevem melhoram, porque os dados de doação e os dados de engajamento ficam lado a lado em uma única visualização, em vez de em uma pasta de exportações.

A ressalva sincera: isso não elimina a revisão trimestral do associado de desenvolvimento. Um ser humano ainda precisa ler os dados e redigir o relatório. O que desaparece é a complexidade das planilhas, não o julgamento. As fundações que esperavam que isso substituísse um cargo na equipe ficaram decepcionadas; as que esperavam que isso liberasse essa pessoa para fazer mais ligações para doadores e menos trabalho com o Excel ficaram satisfeitas.

A gestão responsável e a privacidade merecem atenção. Os bolsistas têm expectativas de privacidade diferentes das dos doadores. As histórias dos bolsistas utilizadas em relatórios devem sempre ser de participação voluntária, com o direito de revogação. Muitas universidades têm políticas específicas sobre o que pode ser compartilhado com doadores e membros de comissões, e os dados dos bolsistas devem ser mantidos fora do alcance das comissões por padrão, a menos que essas políticas permitam o compartilhamento.

O que manter humano

A tentação é optar por um relatório totalmente automatizado. Resista. Automatize os números, os resumos de engajamento, as visualizações por bolsa de estudo e as listas de monitoramento. Deixe os comentários narrativos, a parte que explica por que uma bolsa de estudo está com desempenho acima da média e outra com financiamento insuficiente, para o seu associado de desenvolvimento. Um presidente de conselho consegue distinguir dados com contexto de dados sem contexto nos primeiros trinta segundos após abrir o relatório.

Mantenha a recomendação de acompanhamento humanizada. A lista de observação de 90 dias de inatividade é um alerta, não uma decisão. O próximo passo correto para um doador importante que permanece inativo depende de fatores que um relatório não consegue visualizar: uma perda recente, uma transição de vida conhecida, uma preferência de prazo previamente discutida. Essa decisão cabe ao seu gestor de desenvolvimento, não ao painel de controle.

Quer ver o CRMConnect DonorPerfect integrado ao Keap em ação?

Veja a página do aplicativo da API.