Atribuição de arrecadação de fundos ponto a ponto com DonorPerfect e Keap

Uma campanha de arrecadação de fundos entre pares é como uma enxurrada de doações. Uma corrida de 5 km em um fim de semana gera de 300 a 800 doações em 48 horas, cada uma vinculada a um capitão de equipe específico, um canal específico (um story do Instagram, uma mensagem em grupo, o e-mail do capitão) e um apelo específico. Na segunda-feira de manhã, você deveria conseguir ver exatamente de onde veio cada doação. Na prática, você tem uma pilha de registros parcialmente etiquetados e um assistente de desenvolvimento criando uma tabela dinâmica a partir de um arquivo exportado.

O volume não é o problema. O problema é que tudo o que você precisa para creditar uma doação — a campanha, o apelo, o responsável, o canal — fica registrado em um sistema, enquanto o acompanhamento do doador fica em outro. Quando esses dois sistemas nunca se conectam, a atribuição falha no momento em que a doação é registrada.

O que a atribuição confusa lhe custa

Quando não se consegue identificar qual capitão entregou qual presente, três coisas sofrem.

Não é possível agradecer aos doadores adequadamente. Um doador que contribuiu a pedido de um vizinho deve receber um agradecimento na voz do vizinho, e rapidamente. Se a comunicação com o responsável pela doação for perdida, cada agradecimento soará como se viesse de um estranho.

Não é possível manter a classificação que os capitães esperam. Os capitães que atualizam sua posição a cada 30 minutos durante a corrida de sábado perceberão se estiverem olhando os números de ontem. Capitães que se sentem ignorados durante seu próprio evento têm muito menos probabilidade de retornar no ano seguinte, e recrutar e treinar novos capitães é um dos custos recorrentes mais altos no financiamento coletivo entre pares.

E você não consegue aprender nada. Sem dados limpos do canal, "achamos que o Instagram funcionou" é a melhor conclusão pós-evento que você pode tirar, o que significa que o treinamento do ano que vem é um palpite.

Uma maneira melhor de acompanhar cada presente.

O CRMConnect conecta o DonorPerfect ao Keap, de forma que os detalhes da campanha, do apelo, do canal e do responsável pela equipe de cada doação sejam transferidos automaticamente e cheguem a tempo de serem úteis.

Cada capitão se torna uma categoria que seus relatórios e e-mails de agradecimento podem usar. Novos capitães adicionados antes do evento aparecem automaticamente, sem que ninguém precise inseri-los novamente. As doações são registradas em minutos durante o fim de semana do evento, mantendo a classificação sempre atualizada. Ao final do evento, os totais finais por capitão são automaticamente importados para o DonorPerfect, garantindo que seu relatório anual seja gerado sem uma segunda rodada de conciliação.

Como isso funciona para sua equipe

Imagine a Patriot Bridge Veterans Foundation, uma organização nacional sem fins lucrativos de apoio a veteranos que oferece um programa virtual de apoio entre veteranos, com duração de mais de 5 km. Eis a abordagem em termos simples.

Antes do evento, você define um esquema de nomenclatura claro para que cada doação possa ser rastreada até uma campanha, um canal e um capitão. Durante o evento, esses detalhes acompanham automaticamente cada doação.

Os capitães visualizam uma classificação ao vivo em um link compartilhado, que é atualizada a cada poucos minutos durante o fim de semana. Cada doação gera um agradecimento personalizado com o nome do capitão: “João arrecadou essa quantia para nossa equipe. Veja por que seu apoio é importante.” Uma visualização do canal mostra se as redes sociais, e-mails ou mensagens de texto em grupo geraram a maior parte das doações para cada capitão, o que serve de base para o treinamento pré-evento do ano seguinte.

Ao término do evento, os totais finais por capitão são registrados, de modo que o relatório anual é gerado diretamente pelo DonorPerfect, sem necessidade de conciliação adicional.

O que isso significa para sua arrecadação de fundos?

Resultados representativos de programas nacionais comparáveis de aprendizagem entre pares após a adoção desta abordagem:

• A classificação dos capitães passa de uma atualização feita na manhã de segunda-feira para uma visualização ao vivo, sendo atualizada a cada poucos minutos durante o evento.
• A análise do canal mudou de "acreditamos que o Instagram funcionou" para "o Instagram gerou uma doação média de US$ 42, enquanto as mensagens de texto em grupo geraram US$ 68; portanto, o treinamento do próximo ano deverá se concentrar em mensagens de texto".
• O tempo de agradecimento por capitão cai de "uma semana" para menos de 15 minutos após o envio do presente.
• A retenção de capitães para o próximo ano de eventos normalmente aumenta de 15 a 25%, porque os capitães veem o reconhecimento em tempo real e recebem relatórios personalizados após o evento.
• O prazo para a elaboração do relatório anual cai de uma conciliação de várias semanas para uma exportação no mesmo dia, porque a atribuição final fica registrada de forma clara no DonorPerfect assim que o evento é encerrado.

A ressalva sincera: isso não resolve os maus hábitos no formulário de doação. Se os líderes compartilharem links genéricos em vez de links personalizados, a atribuição ainda falhará. Treine os líderes primeiro e depois implemente o restante.

Uma segunda ressalva: um ranking ao vivo pode criar uma competição prejudicial se não for bem estruturado. Algumas organizações viram capitães se esgotarem na busca pelo primeiro lugar, o que prejudicou o recrutamento do ano seguinte. Estruture o ranking com base na contribuição da equipe e no crescimento pessoal, e não na classificação individual, ou o custo a longo prazo pode superar o benefício imediato.

A privacidade dos doadores continua em vigor. Os capitães devem ver a contagem e o total agregado de sua equipe, não a identidade de doadores individuais, a menos que esses doadores tenham optado por torná-la visível. Os capitães não precisam saber quais de seus contatos pessoais doaram US$ 500 e quais doaram US$ 50.

Na semana seguinte ao evento

O movimento intenso do fim de semana do evento representa apenas metade do valor. A semana seguinte é crucial para fidelizar ou perder clientes.

Os doadores que contribuíram para a equipe de um capitão devem receber uma mensagem do capitão ou uma mensagem com o nome dele em até cinco dias. As pessoas que compareceram, mas não contribuíram, devem ser contatadas para um acompanhamento informal sobre a possibilidade de doação no próximo ano. Os doadores que participam do evento pela primeira vez devem ser encaminhados para um programa de relacionamento com o doador, com o objetivo de transformá-los em apoiadores durante todo o ano, e não apenas em participantes do evento.

Tudo isso se torna possível porque os detalhes do capitão, do canal e da relação entre presente e presença são preservados. Sem eles, o acompanhamento pós-evento é um exercício manual que acaba arquivado na quarta-feira. Com eles, são três sequências salvas que são executadas no domingo à noite e continuam durante a semana seguinte sem que ninguém precise mexer nelas.

Quer ver o CRMConnect DonorPerfect integrado ao Keap em ação?

Veja a página do aplicativo da API.