Painéis de controle de arrecadação de fundos prontos para uso pela diretoria para rádios comunitárias com DonorPerfect e Mailchimp.

O gerente geral de uma rádio comunitária não deveria estar preparando a apresentação para a diretoria em uma tarde de sábado. No entanto, a cada trimestre, é exatamente isso que acontece. Os números financeiros estão em um sistema e os números de engajamento em outro, e juntá-los manualmente consome um fim de semana inteiro. A apresentação acaba sendo o mesmo layout reciclado, com células atualizadas manualmente, apresentada na reunião e depois esquecida até o próximo ciclo.

Seu conselho não precisa de sofisticação. Seu conselho precisa de informações precisas, atuais e consistentes. Os relatórios trimestrais consomem muito mais tempo da equipe do que deveriam, porque a conciliação entre os dois sistemas é manual, e a conciliação manual é frágil.

Quanto lhe custa a corrida do fim de semana

Um baralho de cartas reconstruído manualmente a cada trimestre é um baralho em que ninguém confia plenamente. Cada número é copiado de um lugar para outro, o que significa que cada número representa uma chance de inverter um dígito ou colar um número desatualizado. Quando um membro da diretoria encontra um erro, a confiança em todo o baralho cai.

O segundo custo é o tempo. Um relatório baseado nos dados da semana passada é adequado para uma revisão mensal de rotina, mas inútil durante uma campanha de arrecadação de fundos de 72 horas. Durante uma campanha desse tipo, o gerente geral precisa saber quantos novos doadores recorrentes se cadastraram hoje, não quantos se cadastraram ontem.

Há também um custo de consistência. A contagem de doadores recorrentes depende de uma categorização estável e confiável. Se o painel de controle do conselho mostrar 3.412 doadores recorrentes na segunda-feira e 3.408 na terça-feira porque alguém ajustou uma categoria manualmente, o conselho deixa de acreditar no número. As contagens que se atualizam automaticamente permanecem estáveis; as contagens mantidas manualmente, não.

Uma maneira melhor de se reportar ao seu conselho.

O MailConnect conecta o DonorPerfect ao Mailchimp, para que seus números financeiros e de engajamento fiquem em um só lugar, atualizados aproximadamente a cada 15 minutos.

Os totais solicitados pelo seu conselho — receita total, número de doadores recorrentes, doação média e número de doadores por grupo — ficam registrados no cadastro de contato e são consolidados automaticamente. A segmentação do público, como novos doadores recorrentes, doadores recorrentes existentes, upgrades, downgrades e inativos, permanece precisa sem a necessidade de reordenação. O status do doador recorrente e a destinação da doação são exibidos, permitindo que o painel de controle apresente os resultados por grupo. A qualidade da lista é mantida automaticamente, garantindo a integridade dos dados de engajamento.

Como isso funciona para sua equipe

Imagine a KCST Community Radio, uma emissora comunitária exemplar com 8.700 assinantes e 3.400 membros contribuintes. Aqui está o painel de controle em termos simples.

A visualização da saúde dos doadores recorrentes mostra o total de doadores recorrentes, a variação líquida deste mês, o valor médio mensal e o tempo médio de doação, com atualização a cada 15 minutos. Durante uma campanha de 72 horas, uma visualização separada por hora mostra as doações da última hora, os novos doadores recorrentes, o valor médio mensal e a porcentagem da meta, discriminados por forma de contato com os doadores.

Uma comparação anual compara o mesmo trimestre ou o mesmo tipo de unidade ao longo dos anos e, como os campos subjacentes são estáveis, essa comparação é uma visualização salva em vez de uma reconstrução manual.

Na parte superior do painel, encontram-se os cinco números que o conselho realmente solicita: receita total acumulada no ano, variação líquida no número de doadores recorrentes, doação média, variação líquida no número de doadores e custo por doador conquistado. Todas as outras informações ficam abaixo. Os membros do conselho recebem um link somente para leitura, de modo que a reunião trimestral começa com um painel em tempo real na tela, em vez de um slide estático.

O que isso significa para sua arrecadação de fundos?

Resultados representativos de estações comunitárias comparáveis após a adoção desta abordagem:

• A preparação trimestral do deck para o board cai de aproximadamente 12 a 15 horas para menos de duas.
• As decisões sobre as campanhas de arrecadação de fundos são tomadas com base em dados horários, em vez de dados do dia seguinte. Durante um evento de 72 horas, isso pode significar a diferença entre ajustar seus discursos no meio da campanha e aprender a lição no ano que vem.
• O envolvimento do conselho com o painel de controle torna-se um indicador inicial útil do envolvimento do conselho com a organização como um todo.
• As comparações ano a ano deixam de ser qualitativas e tornam-se quantitativas, o que altera a conversa estratégica.
• Os patrocinadores que ocasionalmente solicitam informações sobre o contexto da arrecadação de fundos obtêm uma visão clara e fácil de compartilhar, em vez de uma longa troca de e-mails que prende o gerente geral por horas.

A ressalva sincera: um painel de controle não corrige problemas de higiene de dados. Se as suas categorias subjacentes forem inconsistentes, o painel irá evidenciar a inconsistência em vez de fornecer insights. Limpe as categorias primeiro e depois crie o painel.

A privacidade dos doadores se aplica até mesmo às visualizações internas do conselho. Contagens agregadas e totais de receita são apropriados para a supervisão do conselho; identidades e valores individuais de doadores geralmente não são, a menos que um doador tenha optado explicitamente por ser reconhecido. Um painel que lista os "10 principais doadores recorrentes por doações ao longo da vida" com nomes anexados ultrapassa um limite que a maioria dos doadores não espera. Desenvolva o painel de forma que a identificação individual exija um processo detalhado com controles de acesso adequados, e não a visualização padrão.

O que manter fora da vista do tabuleiro

Os dashboards falham mais frequentemente por excesso do que por falta. Uma visualização em painel com 20 gráficos perde o foco; a mesma visualização com cinco gráficos e um indicador de saúde que permite visualizar o conteúdo rapidamente estimula a interação.

Deixe de lado as métricas de vaidade. Total de aberturas de e-mail, impressões em redes sociais, número de downloads de podcasts: elas não impressionam ninguém e ofuscam os dados que um conselho pode usar para tomar decisões. Horas de transmissão de campanhas de arrecadação, valor da carteira de patrocinadores, custo por doador recorrente conquistado: esses são os números que merecem a atenção de um conselho.

Mantenha uma visão separada e mais detalhada para o gerente geral e o diretor de desenvolvimento, e seja rigoroso quanto ao escopo da visão do conselho. Se uma métrica não altera uma decisão do conselho, ela não deve estar presente nessa visão. Essa disciplina se torna ainda mais difícil quando adicionar "apenas mais um gráfico" se resume a um clique, exigindo que a decisão parta do gerente geral, e não da ferramenta.

Quer ver o MailConnect DonorPerfect integrado ao Mailchimp em ação?

Veja a página do aplicativo da API.