Mindbody e Calendly: Agendamento por encaminhamento sem limpeza da recepção

Um spa utiliza o Calendly para receber reservas por indicação. O spa oferece 14 serviços diferentes, distribuídos em três fornecedores, e cada serviço tem sua própria duração, preço, sala e fornecedor. Não é razoável pedir à fonte da indicação, geralmente outra empresa local, que escolha o fornecedor, a sala e a duração corretos em seu nome.

Então, hoje o spa usa um link genérico do Calendly chamado "Reserva por Indicação", e a recepção redireciona cada uma delas manualmente. Isso anula completamente o propósito de ter reservas online.

Seus parceiros de encaminhamento também têm interesse nisso. Um consultório médico local que envia pacientes para o seu spa quer que a transição seja perfeita: o paciente clica, agenda e comparece. Quando o paciente precisa reagendar para outro horário porque sua recepção teve que corrigir o agendamento, o consultório médico fica sabendo. Se houver problemas de transição suficientes, eles simplesmente param de encaminhar pacientes.

Qual o custo da limpeza manual?

Reencaminhar manualmente cada agendamento de consulta não é apenas lento, é também frágil. A recepcionista precisa interpretar um agendamento genérico, identificar o serviço e o profissional corretos, encontrar uma vaga disponível e reinserir a informação, tudo isso enquanto a confirmação original recebida pelo paciente já está incorreta. Cada etapa representa uma chance de cometer um erro que o paciente perceberá.

Há também um problema de disponibilidade oculto. Um único link genérico de reserva precisa mostrar horários que funcionem para qualquer um dos seus 14 serviços. Essa disponibilidade mínima recomendada está incorreta para a maioria deles. Você não pode encaixar uma limpeza de pele de 30 minutos em um horário que só está disponível para os seus massagistas de 90 minutos. Portanto, as configurações genéricas acabam sobrecarregando os serviços de alguns profissionais ou ocultando a capacidade real disponível. De qualquer forma, você perde reservas e a recepção acaba pagando o preço com a limpeza.

Como funciona, em vez disso?

O CalendarConnect lê o serviço selecionado pela pessoa que fez a indicação no formulário do Calendly e encaminha o agendamento resultante para o serviço, profissional, local e duração corretos no Mindbody automaticamente. Ele seleciona um profissional disponível do grupo qualificado para aquele serviço. E se você utiliza diferentes fluxos de agendamento, como indicações, agendamentos diretos ou consultas em pacote, cada um pode ser direcionado para sua própria lógica.

A disponibilidade também funciona corretamente. Quando o cliente seleciona um serviço, o formulário mostra os horários realmente disponíveis para reserva, com um profissional qualificado e naquele local, e não uma versão resumida. Você disponibiliza toda a sua capacidade sem sobrecarregar ninguém com reservas.

As salas e os equipamentos são respeitados. Um tratamento a laser precisa da sala de laser. Uma massagem precisa da sala de massagem. Seu sistema Mindbody já sabe qual serviço precisa de qual sala, e o CalendarConnect respeita isso, então a recepção nunca precisa realocar uma reserva porque o sistema tentou colocar um tratamento a laser em uma estação de manicure.

O que você configurou

Em termos simples, funciona assim: você mantém um link de reserva do Calendly com um menu suspenso simples para selecionar seus 14 serviços e um seletor de local, caso tenha mais de um local. Nos bastidores, cada opção nesse menu suspenso é associada uma única vez ao serviço, à equipe de fornecedores, à sala e à duração correspondentes no Mindbody.

Depois disso, o trabalho se torna invisível. Um parceiro de encaminhamento compartilha um link. O paciente escolhe o serviço, vê a disponibilidade real e agenda. O agendamento é registrado no Mindbody como a reserva correta e completa, sem redirecionamento na recepção. Sua equipe pode manter uma breve folha de referência mostrando qual opção do menu suspenso corresponde a qual serviço, mas raramente precisará dela.

Você também decide o que acontece no raro caso de o serviço escolhido não ter nenhum profissional disponível no horário solicitado. O formulário pode sugerir a próxima vaga, oferecer um profissional alternativo ou recorrer a um formulário geral de agendamento. Você escolhe o comportamento que melhor se adapta ao seu spa.

Algumas situações que vale a pena conhecer

Se um usuário indicado selecionar um serviço que você não oferece mais, como um pacote antigo, por exemplo, a opção antiga pode ser redirecionada para o serviço substituto, de forma que os links de indicação históricos continuem funcionando enquanto você desativa a opção antiga conforme sua própria programação.

Você também escolhe como os profissionais serão selecionados dentre os elegíveis: por rodízio entre a equipe, com distribuição de carga de acordo com a disponibilidade de cada um, ou priorizando os profissionais mais experientes para consultas com novos clientes. A escolha deve ser a que melhor se adapta à forma como você administra o spa.

E um serviço combinado, como uma manicure juntamente com uma pedicure, pode ser uma única opção de reserva que cria dois atendimentos consecutivos com a mesma equipe e a duração total adequada.

O que isso significa para o seu spa?

Considere um exemplo hipotético. Um spa de um único local com três profissionais e 14 serviços, que recebe aproximadamente 25 reservas por indicação por semana. Após a implementação desse roteamento, o tempo gasto na recepção redirecionando clientes cai de cerca de três horas por semana para zero. A conversão de indicações melhora ligeiramente, pois os clientes indicados reservam o serviço correto na primeira vez, em vez de terem que remarcar para o dia seguinte.

O maior impacto se dá no próprio programa de indicações. Os parceiros de indicação ficam mais satisfeitos porque seus pacientes têm uma experiência impecável, então os parceiros existentes indicam com mais frequência. E como um paciente indicado agora consegue agendar uma consulta, comparecer e se tornar um paciente de forma consistente, a viabilidade econômica do marketing de indicação finalmente faz sentido, o que significa que ele se torna um canal no qual vale a pena investir.

Quer ver o CalendarConnect Mindbody integrado ao Calendly em ação? Veja a página do aplicativo da API.