Mindbody e Calendly: Envie automaticamente todas as consultas para o spa correto.

Um grupo de spas com quatro unidades utiliza um único funil do Calendly para consultas. O cliente em potencial escolhe um serviço, uma unidade e um horário. Atualmente, essa reserva é registrada como um agendamento genérico que uma gerente regional precisa redirecionar manualmente para a unidade correta. Às vezes, ela se engana e o cliente aparece no spa errado para um agendamento que já está na agenda de outra unidade.

Uma reserva mal encaminhada é o pior tipo de falha na recepção. Todos são educados a respeito. Ninguém agenda uma segunda visita.

Sua marca também sofre. Cada spa do grupo tem sua própria atmosfera, seus próprios profissionais e suas próprias especialidades. Uma cliente que é encaminhada para o local errado acaba tendo uma experiência diferente da esperada, muitas vezes com um profissional que ela não solicitou. Mesmo que o atendimento aconteça, a sensação é de algo estranho. Logo, suas avaliações começam a mencionar coisas como "Achei que ia a um lugar, mas acabei em outro", e a imagem de qualidade que você trabalhou tanto para construir começa a se deteriorar.

Quanto lhe custa um encaminhamento incorreto

Cada reserva mal encaminhada custa duas vezes. Primeiro, você perde o cliente, porque quase ninguém perdoa aparecer no lugar errado e ter que remarcar. Depois, você perde o tempo da gerente regional, porque ela passa horas por semana verificando e corrigindo reservas em vez de trabalhar nas atividades que fazem o negócio crescer.

Tentar corrigir isso com regras de roteamento improvisadas apenas troca um problema por outro. A tentativa de adivinhar o endereço falha para clientes sem um endereço válido. Um fallback para localização padrão direciona silenciosamente todos para um único site. O roteamento baseado em provedor para de funcionar no momento em que um provedor muda de localização. Cada correção gera um novo caso extremo, e a lista de coisas que podem dar errado continua crescendo.

Como funciona o roteamento correto

O CalendarConnect lê a localização que o cliente selecionou no formulário do Calendly e cria o agendamento na unidade Mindbody correta, com o serviço, o profissional e a sala adequados. Ele escolhe um profissional disponível daquele local específico e, caso a primeira opção não esteja disponível, utiliza uma alternativa definida por você.

A configuração consiste em um conjunto simples de regras que você define uma única vez: cada opção de localização corresponde a uma localização, cada serviço corresponde ao serviço correto nessa localização e você decide o que acontece em casos ambíguos. Adicionar uma nova localização posteriormente significa adicionar uma linha a esse mapa, sem precisar reconstruir nada. O sistema cresce com o seu negócio.

O sistema também abrange profissionais que trabalham em mais de um local. Um profissional que trabalha dois dias por semana em cada um de dois locais pode estar cadastrado no banco de dados de ambos, e as reservas são direcionadas para o local em que ele estiver no dia escolhido. Ele não precisa gerenciar duas agendas.

O que você configurou

Todo o processo é simples. Você conecta as quatro unidades do spa, utiliza um único link de reservas do Calendly com um seletor de serviços e um seletor de localização, e associa cada opção de localização ao spa correspondente e cada serviço ao serviço correto naquele spa. Em seguida, realiza uma reserva de teste em cada unidade para confirmar se todas foram recebidas corretamente e, por fim, implementa o mesmo link em todas as quatro unidades, em suas campanhas de marketing.

A partir daí, sua equipe de marketing manterá um único link de reserva em vez de quatro. Campanhas específicas para cada local podem usar o mesmo link, pois o seletor no formulário direciona cada reserva para o local correto. Como prática recomendada, faça com que cada local realize um teste rápido de reserva uma vez por mês para confirmar se tudo ainda está sendo direcionado corretamente, para que qualquer problema seja detectado precocemente.

Algumas situações que vale a pena conhecer

Às vezes, um cliente escolhe o local errado por engano. A reserva é registrada com o local fornecido, e o gerente regional pode ver casos obviamente incorretos, como um cliente com endereço em Nova York agendando um compromisso em Miami, e entrar em contato antes que o cliente viaje.

Quando um profissional de saúde é transferido permanentemente de um local para outro, sua atribuição no Mindbody muda e os grupos elegíveis são atualizados automaticamente. O local antigo deixa de oferecer serviços a ele, e o novo passa a oferecê-los. Não é necessário reconfigurar manualmente.

E quando um local fecha temporariamente, seja para reforma ou treinamento da equipe, basta marcá-lo como indisponível no Mindbody, e o formulário do Calendly oculta esse local do seletor até que ele reabra. Os clientes não podem reservar um local fechado.

O que isso significa para o seu grupo de spas?

Considere um exemplo hipotético. Um grupo de spas com quatro unidades realiza cerca de 40 consultas semanais entre essas unidades. Após a implementação do roteamento correto, as reservas com roteamento incorreto caem de cerca de três por semana para zero. O tempo gasto pelo gerente regional corrigindo o roteamento também cai para zero. A taxa de comparecimento melhora, pois os e-mails de confirmação contêm o endereço correto da unidade desde o início.

A geração de relatórios em nível de grupo finalmente se torna significativa. O volume de reservas, a taxa de conversão, a taxa de não comparecimento e a receita por reserva são comparáveis entre as quatro unidades, pois os dados são estruturados da mesma forma em todas elas. O gerente regional passa a ter um painel de controle completo em vez de quatro painéis confusos e finalmente consegue identificar quais unidades estão apresentando bons resultados e quais precisam de melhorias.

Quer ver o CalendarConnect Mindbody integrado ao Calendly em ação? Veja a página do aplicativo da API.