Mindbody e Calendly: Tenha as respostas da ficha de anamnese de cada cliente prontas antes da chegada dele.

Uma clínica de acupuntura faz cinco perguntas aos novos pacientes antes da primeira sessão: queixa principal, tratamentos anteriores, estado de gravidez, lista de medicamentos e estilo de tratamento preferido. O formulário de agendamento do Calendly captura todas essas informações de forma clara e objetiva. O profissional recebe as respostas por e-mail, confirmando o agendamento.

Então ela entra na sala de atendimento, abre sua agenda de clientes e vê apenas o nome do cliente e o horário da consulta. As respostas da anamnese estão perdidas em um e-mail que ela precisa vasculhar. Então, ou ela imprime todos os e-mails de agendamento, um rastro de papel que ninguém quer, ou faz as mesmas cinco perguntas novamente pessoalmente, o que irrita o cliente e desperdiça tempo da sessão.

Consideremos um exemplo hipotético. Uma clínica de acupuntura com quatro profissionais realizando cerca de 60 consultas com novos pacientes por semana. Essa era a realidade diária de cada um deles.

Qual o custo da captação de água subterrânea?

Ler um e-mail de agendamento no meio da sessão, ou repetir perguntas que o cliente já respondeu, transmite uma mensagem silenciosa, porém clara: não nos preparamos para você. Para um serviço clínico que muitas vezes gera ansiedade nos clientes, essa primeira impressão é crucial. É a diferença entre um cliente que se sente acolhido e um que questiona se você é organizado o suficiente para merecer sua confiança.

Além do custo da experiência, existe um custo prático. Um profissional que analisa repetidamente as mesmas cinco respostas antes de cada sessão está realizando a mesma tarefa de baixo valor centenas de vezes por mês. E há também a questão da conformidade em ambientes clínicos: dados de anamnese dispersos em arquivos de e-mail, em vez de armazenados no sistema clínico de registro, representam um problema em caso de auditoria. A anamnese registrada no prontuário do paciente resolve os problemas de experiência, tempo perdido e conformidade, tudo de uma vez.

Como as respostas da admissão chegam ao prontuário do cliente

O CalendarConnect extrai cada resposta do formulário de anamnese do Calendly e a coloca em um local específico no perfil do cliente no Mindbody. A queixa principal vai para um campo. O status de gravidez vai para outro. A lista de medicamentos vai para um campo separado. O profissional de saúde abre o perfil do cliente e vê as respostas da anamnese dispostas sempre nos mesmos locais previsíveis, sem precisar vasculhar e-mails.

Você define o formato uma única vez, e ele pode variar de acordo com o tipo de consulta. Uma consulta inicial padrão para novos clientes pode coletar cinco respostas. Uma consulta apenas para massagem pode coletar três. Uma consulta focada em fertilidade pode incluir perguntas específicas. Você configura tudo uma vez, e a estrutura permanece consistente para todos os profissionais e todas as sessões.

O que você ganha além de uma preparação mais rápida

Como as respostas são inseridas em campos organizados e reais, em vez de um bloco de texto livre, você pode gerar relatórios com base nelas. Perguntas que você jamais conseguiria responder sem analisar manualmente cada anotação se tornam uma consulta rápida: quantos clientes mencionaram gravidez neste trimestre, quantos novos clientes procuraram atendimento neste mês por uma queixa específica, quais profissionais atendem mais pacientes de determinado tipo. As clínicas utilizam exatamente isso para tomar decisões sobre contratação, marketing e treinamento de especialistas.

Isso também torna seu marketing de acompanhamento mais eficaz. Com as respostas da anamnese organizadas no registro do cliente, você pode enviar uma série de e-mails específicos para fertilidade para clientes que buscaram tratamento para esse fim e uma série específica para recuperação pós-cirúrgica para clientes em recuperação pós-cirúrgica. Os e-mails genéricos são substituídos por mensagens que realmente se adequam ao cliente, e suas taxas de abertura e resposta aumentam consequentemente.

O que você configurou

A configuração é simples. Você cria suas cinco perguntas iniciais no formulário de agendamento do Calendly para novos clientes, define onde cada resposta deve aparecer no perfil do cliente no Mindbody e as associa uma única vez. Em seguida, você realiza um agendamento de teste e confirma se o profissional visualiza todas as cinco respostas no perfil. Depois disso, a configuração é aplicada a todos os profissionais.

Depois disso, a leitura inicial antes de cada sessão cai para cerca de 30 segundos. Vale a pena definir o layout cuidadosamente com o responsável pela clínica: algumas respostas devem ser inseridas em campos padrão, outras em campos personalizados, e as respostas categóricas que você deseja incluir nos relatórios devem ser armazenadas em campos criados para classificação e filtragem. Mantenha uma breve referência de qual pergunta alimenta qual campo, o que facilita o treinamento dos profissionais e eventuais auditorias futuras.

Algumas situações que vale a pena conhecer

Algumas perguntas do Calendly só aparecem dependendo de uma resposta anterior. Se uma pergunta não foi feita, o campo correspondente fica em branco, e você decide se o campo em branco significa "não foi feita" ou se exige uma resposta no momento da consulta inicial.

As perguntas de múltipla escolha e as listas de seleção aparecem como uma lista organizada de opções selecionadas no perfil do cliente, que permanece classificável e gerável em relatórios.

E quando as respostas de um cliente recorrente mudam, por exemplo, devido a um novo medicamento, as respostas atuais são atualizadas no perfil, enquanto os valores anteriores são mantidos na anotação da consulta, para que o profissional de saúde veja o panorama atual sem perder o histórico.

O que isso significa para a sua clínica?

Neste exemplo hipotético, após as respostas da anamnese começarem a ser registradas no prontuário do cliente, o tempo de preparação do profissional antes de cada novo cliente diminuiu em aproximadamente quatro minutos por consulta. Ao longo de 60 consultas semanais, isso representa cerca de quatro horas semanais de tempo do profissional recuperadas. Mais valioso do que o tempo é a experiência da primeira sessão: o profissional já conhece o histórico do cliente ao entrar na sala, e o cliente sente isso.

Esses números são ilustrativos, mas o princípio é sólido. O tempo de preparação do seu profissional de saúde é o minuto mais caro na clínica. As respostas da anamnese devem estar disponíveis no prontuário do paciente, prontas para uso, e não esperando para serem buscadas em uma caixa de entrada de e-mail.

Quer ver o CalendarConnect Mindbody integrado ao Calendly em ação? Veja a página do aplicativo da API.