Mindbody e Zoom: Uma reunião Zoom para cada aula, sem configuração manual.

Por que a correria antes da aula silenciosamente esgota sua equipe

Um estúdio de ioga híbrido oferece cerca de 35 aulas virtuais por semana. Cada uma delas precisa de uma reunião no Zoom com o anfitrião certo, no horário certo, com o nome da aula certo e o link de acesso enviado aos alunos inscritos antes do início da aula. O gerente do estúdio gasta cerca de dez minutos por aula configurando tudo isso manualmente. Isso representa quase seis horas de trabalho administrativo por semana, indefinidamente, sem nenhum resultado além de uma reunião que deveria ter sido criada automaticamente.

Além disso, é frágil. O gerente perde uma aula numa manhã movimentada de terça-feira, o instrutor entra às 6h55 e não há reunião, e os alunos ficam esperando por uma sala que não existe. Isso significa uma conversa sobre reembolso e um cliente que fica em dúvida se vale a pena continuar com o seu programa virtual.

Há também um custo mais silencioso. Quando as aulas são criadas manualmente, os nomes ficam inconsistentes. "Vinyasa 7h" numa semana, "Vinyasa Flow 7h" na seguinte. Algumas levam o nome do instrutor, outras não. Os clientes veem um padrão desorganizado e improvisado na caixa de entrada, e o estúdio começa a parecer improvisado, o que afeta discretamente a fidelização.

Qual o custo real do processo manual?

O custo visível são as seis horas semanais. Os custos ocultos são maiores.

Cada etapa manual representa uma chance de esquecer outra. Uma reunião perdida significa uma aula que não pode começar no horário. Um reagendamento que não foi implementado no Zoom significa que os alunos acessarão o link errado. Uma troca de instrutor de última hora significa um e-mail com o nome da pessoa errada. Nenhum desses problemas é dramático isoladamente, mas, juntos, criam um programa virtual que parece pouco confiável, e a falta de confiabilidade é o motivo pelo qual os clientes param de se inscrever.

Depois, há a armadilha do horário que ninguém gosta. O horário local do seu estúdio, o horário da reunião e o horário em que cada cliente lê o lembrete precisam estar sincronizados, e esses horários mudam duas vezes por ano, quando os relógios mudam. Se isso não acontecer, os clientes receberão lembretes com uma hora de antecedência por duas semanas seguidas.

Como funciona quando as turmas criam suas próprias reuniões

O ZoomConnect cria a reunião do Zoom automaticamente assim que uma aula é agendada no Mindbody. A reunião inclui o nome da aula, o instrutor como anfitrião e o horário local correto. Se uma aula for reagendada, cancelada ou reatribuída a um instrutor diferente, a reunião do Zoom acompanha essa mudança automaticamente.

A distribuição é feita da mesma forma. Os clientes que reservaram recebem o link de acesso no horário que você escolher: 24 horas antes, uma hora antes ou ambos. Um cliente que reserva às 6h58 para uma aula às 7h ainda recebe o link imediatamente, assim como um cliente que remarca após um cancelamento. É exatamente nesses casos de última hora que os processos manuais falham, e aqui, eles simplesmente funcionam.

Os e-mails com links exibem a sua marca em vez de parecerem um convite genérico do Zoom, de forma que o que chega à caixa de entrada do cliente pareça ter vindo do seu estúdio.

Gravações e trocas de instrutores, gerenciadas

Duas dores de cabeça recorrentes desaparecem com a mesma configuração.

Gravações: muitos estúdios gravam aulas virtuais para clientes que não puderam participar ao vivo. O ZoomConnect consegue capturar a gravação após o término da aula, anexá-la ao registro da aula e enviá-la por e-mail aos clientes que perderam a sessão ao vivo. O instrutor não precisa mais acessar o Zoom depois da aula, e os e-mails do tipo "Perdi a aula, posso receber a gravação?" param de chegar.

Troca de instrutores: quando um instrutor se ausenta e uma aula é reatribuída a um substituto no Mindbody, o ZoomConnect atualiza o anfitrião da reunião e reenvia os e-mails com o link e o nome correto do instrutor. Não é necessário cadastrar o substituto na sua conta Zoom com antecedência.

Configurando

Para começar, é necessário realizar uma configuração rápida e única:

1. Conecte o Mindbody e o Zoom na configuração do ZoomConnect. O assistente irá guiá-lo durante o processo.
2. Escolha quais tipos de aula receberão os links do Zoom. Um estúdio híbrido indica apenas suas aulas virtuais e híbridas.
3. Configure o lembrete uma única vez: com 24 horas de antecedência, com uma hora de antecedência e um lembrete imediato para quem fizer a reserva na última hora.
4. Escolha o endereço de remetente e a identidade visual para que os e-mails de adesão tenham a aparência do seu estúdio.
5. Decida o que acontece quando uma aula é cancelada: remova a reunião do Zoom completamente ou mantenha-a como cancelada para que você tenha um registro. A maioria dos estúdios mantém esse registro.
6. Decida sobre as gravações: se as aulas virtuais devem ser gravadas automaticamente e o link enviado aos clientes que perderam a sessão ao vivo.

Depois disso, o gerente do estúdio simplesmente para de agendar reuniões no Zoom. As 35 aulas semanais recebem suas reuniões, seus links e seus lembretes sem que ninguém precise usar o Zoom.

Como os números poderiam ser

Considere um exemplo ilustrativo: um hipotético estúdio de ioga híbrido, com uma única localização e cerca de 220 membros, que oferece 35 aulas virtuais por semana.

• O gerente do estúdio economiza aproximadamente 5,5 horas por semana, o tempo total de preparação.
• As aulas que começam sem um link do Zoom funcionando caem de uma ou duas por mês para zero.
• A frequência de pessoas que reservam em cima da hora aumenta, porque quem reserva às 6h58 recebe o link imediatamente e comparece.

Alguns meses depois, um efeito de retenção se torna evidente. As taxas de não comparecimento em aulas virtuais diminuem porque os lembretes são consistentes e os e-mails personalizados transmitem profissionalismo. Os clientes que costumavam faltar porque "nunca recebiam o link" não têm mais essa desculpa. As taxas de ocupação das aulas virtuais se estabilizam em uma faixa mais estreita e previsível, o que facilita o agendamento e faz com que os instrutores sintam que suas aulas virtuais valem o esforço. Esses números são ilustrativos e não representam os resultados reais de um cliente.

Por que isso é importante para o seu estúdio?

• Qualquer tarefa que sua equipe execute manualmente, sempre da mesma forma, toda semana, pode ser eliminada. Seis horas por semana equivalem a 300 horas por ano.
• A parte difícil nunca foi criar uma única reunião no Zoom. O desafio estava no ciclo de vida: remarcações, cancelamentos, novas reservas, reservas de última hora e mudanças de horário. Automatizar tudo isso é o que torna o programa confiável.
• E-mails com links personalizados não são mera vaidade. Eles fazem a diferença entre um e-mail em que o cliente confia e um que vai parar na caixa de spam.

Experimente!

Tem curiosidade em saber como isso funciona para o seu horário de aulas? Veja a página do aplicativo da API.