Mindbody e Zoom: Controle de frequência em aulas virtuais com monitoramento automático.

Por que o controle de frequência híbrido faz pausas?

Um estúdio de pilates híbrido oferece aulas que misturam clientes presenciais com participantes online via Zoom. O instrutor registra a presença dos clientes presenciais no iPad do Mindbody. Os participantes online comparecem à reunião, fazem a aula e saem, e ninguém os marca como presentes no Mindbody. O resultado: os relatórios de presença estão incorretos, as visitas ao aplicativo não são contabilizadas e uma cliente que fez quatro aulas virtuais ainda aparece com todas as dez visitas registradas em seu aplicativo um mês depois.

A proprietária geralmente descobre isso no final do mês e, em seguida, precisa preencher dezenas de registros de presença, cruzando informações dos registros do Zoom com as reservas do Mindbody. Isso representa horas de trabalho tedioso e significa que a receita que ela já deveria ter recebido ficou retida por semanas.

Essa lacuna também prejudica seu marketing. Um cliente que participou de quatro aulas virtuais, mas consta como tendo participado de zero, para seus e-mails automatizados, parece um membro inativo prestes a cancelar a assinatura. Então, seu sistema dispara uma campanha de recuperação para alguém que compareceu fielmente o tempo todo. Ela fica confusa, e os membros que recebem e-mails irrelevantes aprendem a ignorá-los.

Qual o custo real da lacuna de frequência escolar

O custo óbvio é a perda de receita. Cada aula virtual que não deduz um pacote de créditos é uma aula que o cliente efetivamente fez de graça, e ao longo de um mês de aulas híbridas, isso se traduz em dinheiro real.

O custo menos óbvio é a confiança, em ambos os sentidos. Seus relatórios deixam de refletir a realidade, então você não consegue tomar decisões seguras sobre quais aulas manter na grade horária. E seus membros percebem quando a contagem de visitas restantes não corresponde ao que eles se lembram, o que transforma uma simples verificação na recepção em uma negociação constrangedora. Dados de frequência ruins não são um problema de organização. São um problema de receita e de relacionamento.

Como funciona depois que a chamada é executada automaticamente

O ZoomConnect fornece a cada cliente inscrito um link de acesso exclusivo, vinculado à sua reserva específica no Mindbody. Quando um cliente entra na aula, o sistema sabe exatamente quem é, pois o link o identifica. Após a aula, o ZoomConnect marca automaticamente a presença desse cliente no Mindbody e contabiliza sua participação. O ciclo se fecha automaticamente a cada aula, sem qualquer intervenção do instrutor.

Como cada link pertence a uma única pessoa, o sistema também impede que uma aluna compartilhe seu link com uma amiga. O link funciona em apenas um dispositivo por vez. Se ela acessar pelo celular e outra pessoa tentar o mesmo link em um laptop, a segunda tentativa será bloqueada. Assim, a receita das suas aulas virtuais permanece protegida, sem que o instrutor precise ficar monitorando.

A entrada de alunos atrasados é tratada de acordo com uma regra que você define, e não com base no julgamento do instrutor no momento. Um aluno que entra 12 minutos após o início de uma aula de 60 minutos provavelmente ainda será considerado presente. Já alguém que entra nos últimos 5 minutos provavelmente não deveria estar presente. Você define o limite uma única vez, para cada tipo de aula, e ele se aplica de forma consistente a todas as aulas.

Os cancelamentos também são gerenciados. Se um cliente cancelar pouco antes da aula, o link para de funcionar e um cliente na lista de espera é promovido com seu próprio link. A chamada passa a corresponder a quem realmente compareceu, e não a quem fez a reserva originalmente, o que é a origem da maioria dos problemas de conciliação.

Configurando

A configuração é simples:

1. Ative o recurso de link exclusivo no ZoomConnect. Por padrão, cada link funciona em apenas um dispositivo.
2. Realize a aula híbrida normalmente. Os alunos presenciais fazem o check-in no iPad. Os alunos virtuais clicam no link do e-mail de lembrete.
3. Após a aula, o ZoomConnect marca a presença de todos os participantes virtuais no Mindbody e faz a contagem regressiva de seus equipamentos.
4. Defina o limite de presença por tipo de aula. Por padrão, considera-se presente um aluno que entrou nos primeiros 20 minutos e permaneceu por pelo menos 15 minutos. Uma aula expressa de 30 minutos pode exigir uma regra mais rigorosa, enquanto um workshop de 90 minutos pode exigir uma regra mais flexível.
5. Analise os relatórios da primeira semana comparando-os com quaisquer registros manuais que você tenha mantido e ajuste o limite, se necessário.

Depois disso, o relatório de fim de mês simplesmente reflete a realidade, porque sempre esteve refletido dessa forma.

Alguns casos reais

Conexões interrompidas: a conexão Wi-Fi de uma cliente cai e ela se reconecta pelo celular. O sistema a reconhece como a mesma pessoa e a contabiliza apenas uma vez, sem perder sua presença ou contabilizá-la duas vezes.

Assistir em conjunto com a mesma família: se duas pessoas assistirem a uma reserva paga, a presença será atribuída ao cliente que pagou. Se desejar permitir a visualização conjunta por pares da mesma família mediante uma pequena taxa adicional, isso pode ser configurado.

Cancelamentos tardios: um cancelamento dentro do seu período de não cancelamento é registrado como um cancelamento tardio, não como uma ausência e não como presença, portanto, seus relatórios e quaisquer taxas de cancelamento tardio permanecem precisos.

Como os números poderiam ser

Considere um exemplo ilustrativo: um hipotético estúdio híbrido de pilates que oferece 22 aulas mistas por semana, com aproximadamente 40% dos alunos participando virtualmente.

• A participação virtual registrou um aumento de cerca de 78% para aproximadamente 99%.
• A receita recuperada referente às visitas que ocorreram, mas não foram contabilizadas, chega a aproximadamente US$ 1.400 no primeiro mês, mantendo-se em zero perdas posteriormente.
• O tempo que o proprietário dedica à conciliação de presença no final do mês cai para zero.

Há um ganho na experiência do membro que vale a pena mencionar. Os membros confiam que suas visitas estão sendo contabilizadas corretamente porque os registros do estúdio correspondem ao que eles se lembram. A conversa sobre "quantas visitas ainda me restam" deixa de ser uma negociação e se torna uma simples confirmação. Esses números são ilustrativos, não representam os resultados reais de um cliente.

Por que isso é importante para seus resultados financeiros?

• A receita que vaza de pacotes que nunca diminuem é invisível até que você comece a procurar. A maioria dos estúdios híbridos está perdendo dinheiro e não sabe o quanto.
• Um dispositivo por link não tem o objetivo de punir os membros. É o mínimo necessário para proteger a receita que suas aulas virtuais devem gerar.
• Dados de frequência precisos alimentam um marketing preciso. Quando seus registros refletem a realidade, seus e-mails de recuperação de clientes chegam às pessoas certas e seus membros continuam confiando em suas mensagens.

Experimente!

Tem curiosidade em saber como isso funciona para suas aulas híbridas? Veja a página do aplicativo da API.