Cliniko e HubSpot: Relatórios de profissionais e locais para uma clínica multidisciplinar

Quando uma clínica passa a contar com uma dúzia de profissionais de diversas especialidades, a pergunta “quem está desempenhando bem suas funções” deixa de ser algo que se possa avaliar visualmente. A mesma pergunta é feita semanalmente pelo gerente da clínica, mensalmente pelo diretor de operações e trimestralmente pelo conselho administrativo, e a resposta não deveria exigir a criação de uma nova planilha a cada vez.

Considere um exemplo ilustrativo: Harbourview Allied Health Collective, uma hipotética operação com 4 locais e 22 profissionais nas áreas de fisioterapia, terapia ocupacional, nutrição e fisiologia do exercício. O gerente da clínica não consegue responder facilmente a perguntas simples que envolvam diferentes disciplinas. Quantos pacientes em comum a fisioterapia encaminha para a nutrição por mês? Qual profissional tem a maior taxa de remarcação de consultas? Qual agenda de qual local está prejudicando a média da rede? Cada pergunta exige uma nova exportação de dados, uma nova análise e uma nova rodada de correspondência de pacientes manualmente.

As perguntas que uma clínica multidisciplinar realmente precisa responder.

Uma clínica com 22 profissionais funciona como uma pequena rede, não como uma clínica individual. A liderança precisa de respostas como:

• Quais profissionais estão com a capacidade máxima e quais estão trabalhando bem abaixo dela?
• Quais combinações de disciplinas geram o maior número de encaminhamentos internos (fisioterapia para nutrição, terapia ocupacional para fisiologia do exercício)?
• Qual localização gera o maior valor vitalício por novo paciente e por quê?
• Qual profissional é o mais indicado para transformar uma avaliação inicial em um plano de cuidados contínuos?

Nenhuma dessas opções funciona em uma simples exportação para planilha. É necessário conectar todos os dados de pacientes, consultas, profissionais, locais e planos de tratamento para poder segmentar os números livremente.

Qual o custo do processo de geração de relatórios manuais?

Os relatórios integrados do Cliniko respondem às necessidades básicas, como receita por profissional e consultas por dia, mas não conseguem conectar os pontos necessários para relatórios que abrangem diversas áreas da saúde. Uma ferramenta de relatórios baseada em dados exportados desatualizados perde o vínculo entre pacientes e precisa de um analista para mantê-la atualizada. Uma planilha colada funciona bem com 6 profissionais, mas é impossível com 22. Assim, o gerente da clínica precisa reconstruir os relatórios manualmente, o diretor de operações espera dias por uma resposta e as decisões são tomadas com base em informações incompletas.

Como funciona o relatório automático

Quando o CRMConnect conecta o Cliniko ao HubSpot, seus agendamentos, pacientes, faturas, profissionais, locais e planos de tratamento se tornam componentes essenciais para a geração de relatórios, que são atualizados automaticamente e mantêm os relacionamentos entre eles intactos. Cada agendamento já possui o profissional e o local de atendimento associados, permitindo que você detalhe qualquer relatório por um desses critérios sem trabalho adicional. E como os registros dos pacientes permanecem conectados em toda a rede, você mantém o histórico de encaminhamento mesmo quando um paciente consulta diversos profissionais de diferentes especialidades.

Aqui está o relatório que você pode apresentar:

Desempenho do profissional. Para cada profissional: consultas realizadas nos últimos 30 dias, taxa de faltas, taxa de remarcação (a proporção de consultas realizadas que resultam em uma nova marcação em até 28 dias) e valor médio da consulta.

Desempenho de localização. Para cada local: o nível de ocupação da agenda em relação às horas disponíveis dos profissionais, o número de novos pacientes conquistados no período e o valor médio do ciclo de vida dos pacientes nesse local.

Encaminhamentos internos. Identifique os pacientes que têm consultas em mais de uma especialidade e agrupe-os por origem do encaminhamento e destino. Este relatório indica se o seu modelo multidisciplinar é verdadeiramente multidisciplinar ou apenas um conjunto de consultórios individuais compartilhando o mesmo espaço.

Acesso restrito por localização. Cada gerente de clínica vê apenas seus próprios pacientes e atividades, enquanto o diretor de operações (COO) supervisiona toda a rede. O registro da localização em cada consulta é o que torna essa separação clara e eficaz.

O que você normalmente descobre

Uma clínica com o perfil da Harbourview geralmente constata, no primeiro mês, que dois ou três profissionais estão operando com 95% da capacidade, enquanto outros dois estão com menos de 55%; que uma unidade responde por 80% de todos os encaminhamentos internos de fisioterapeutas para nutricionistas, enquanto as outras três estão próximas de zero; e que a unidade com maior valor vitalício do cliente não é aquela com o maior investimento em marketing. Cada uma dessas situações representa uma decisão a ser tomada. Os relatórios se mantêm atualizados automaticamente, o diretor de operações para de pedir "a planilha" e os relatórios trimestrais para o conselho levam 20 minutos em vez de dois dias.

Como usar os relatórios dos profissionais de forma justa

Os números de profissionais são uma ferramenta de gestão, não um placar público. Duas ressalvas importantes a serem feitas:

• Não transforme o volume de consultas em um ranking publicado no chat da equipe. Diferentes especialidades têm durações de consulta e complexidades de casos diferentes. Uma avaliação fisioterapêutica pélvica de 75 minutos não equivale a uma consulta de acompanhamento de 20 minutos.
• Não inclua detalhes clínicos (anotações de casos, diagnósticos, especificidades do tratamento) nos painéis de gestão. A estrutura do plano de cuidados, como limites de sessões e marcos, é operacional e pode ser incluída nos relatórios. A narrativa clínica permanece no Cliniko.

Por que isso é importante para a sua clínica?

Quando você precisa lidar com uma dúzia de profissionais, a intuição deixa de ser suficiente e os relatórios manuais deixam de ser rápidos o bastante. Relatórios em tempo real sobre o profissional, a localização e os encaminhamentos internos transformam a pergunta "quem está desempenhando bem suas funções" em algo que você pode responder em segundos, com dados concretos, sempre que for solicitada. O relatório de encaminhamentos internos, em particular, é aquele que a maioria das clínicas multidisciplinares nunca implementa, e é ele que realmente indica se o seu modelo está funcionando.

Quer ver o CRMConnect Cliniko para HubSpot em ação? Veja a página do aplicativo da API.