Cliniko e HubSpot: Comprovem quais anúncios realmente preenchem a sala de tratamento.

Sua equipe de marketing pode provar qual anúncio gerou o preenchimento do formulário. Ela não pode provar qual anúncio gerou o agendamento da avaliação inicial. São duas coisas muito diferentes, e apenas uma delas paga as contas.

É essa lacuna que silenciosamente consome orçamentos de publicidade de seis dígitos na área de fisioterapia. Uma campanha que gera 80 formulários preenchidos por mês parece um sucesso até você descobrir que 60 dessas pessoas estavam apenas navegando e que as avaliações agendadas vieram, em sua maioria, de um anúncio diferente, responsável por metade dos formulários preenchidos.

Considere um exemplo ilustrativo. A Lakeshore Physio and Sports Recovery é uma clínica hipotética com três unidades, 14 profissionais e cerca de 9.000 pacientes ativos. Eles estavam investindo bastante em mídias sociais pagas para tratamento de dor lombar e reabilitação pós-cirúrgica. O HubSpot mostrou o custo por formulário preenchido. O Cliniko mostrou as consultas iniciais agendadas. Como não havia nenhuma conexão entre os dois, o diretor de marketing decidiu investir o orçamento do mês seguinte com base na intuição.

Por que o preenchimento do formulário é a linha de chegada errada

A maioria das ferramentas de marketing considera o preenchimento do formulário como o momento em que uma campanha "funcionou". Isso faz sentido quando o produto é digital. Em uma clínica de fisioterapia, o momento que realmente importa é quando o paciente comparece à sua avaliação inicial, geralmente de 9 a 14 dias após preencher o formulário. Quando a consulta é agendada, realizada e a cobrança é efetuada, a campanha que o atraiu já foi esquecida pelo seu sistema de marketing.

As soluções improvisadas usuais falham em uma clínica movimentada. Pedir à recepção para anotar a origem de cada paciente é feito na terça-feira e esquecido na quarta. A exportação semanal de planilhas do Cliniko para o HubSpot cria registros duplicados de pacientes e atrasa uma semana. O campo "Como você ficou sabendo de nós?", que os profissionais devem preencher, acaba sendo "Outro" na maioria das vezes. Nenhuma dessas soluções sobrevive à rotina real de uma clínica.

Como funciona quando a Cliniko e a HubSpot estão em sintonia

O CRMConnect para Cliniko e HubSpot resolve o problema na origem: ele mantém os registros de pacientes, agendamentos e faturas sincronizados entre os dois sistemas automaticamente, de modo que a campanha que originalmente trouxe um paciente permaneça vinculada a ele até a geração da receita faturada.

Eis como isso se traduz no dia a dia:

• Todos os pacientes que entraram em contato por meio de um formulário de marketing mantêm a campanha original vinculada ao seu prontuário, mesmo meses depois.
• Cada consulta agendada na Cliniko aparece no HubSpot como um registro individual, com informações sobre o paciente, o profissional, o tipo de consulta, a localização da clínica e seu status (agendada, compareceu, faltou, cancelada). Quando uma avaliação inicial é agendada por US$ 180, esse valor é transferido automaticamente e se converte em receita reconhecida assim que o paciente comparece.
• Quando a sua equipe de atendimento mescla pacientes duplicados ou atualiza os dados de contato no Cliniko, essas edições são refletidas corretamente, em vez de deixar os dados originais da campanha em um registro que ninguém consulta.

Com isso configurado, sua equipe de marketing finalmente poderá gerar o relatório que realmente importa: para cada campanha, quantas avaliações iniciais foram agendadas, quantos pacientes compareceram e qual foi a receita gerada. Para uma visão mais detalhada, a mesma configuração também importa as faturas da Cliniko para o HubSpot, permitindo comparar a receita agendada com a receita efetivamente faturada, já descontados os descontos e ajustes.

Como os números costumam ser

Com base nos dados ilustrativos acima, a Lakeshore normalmente descobriria, nos primeiros 60 dias, que a campanha criativa para dor lombar no Instagram, que eles consideravam a de melhor desempenho, era na verdade a terceira em custo por avaliação recebida, e que um público-alvo mais discreto de remarketing no Facebook estava gerando avaliações iniciais a cerca de 60% do custo.

Apenas realocar o investimento nesse sinal tende a reduzir o custo médio por consulta inicial agendada de US$ 140 a US$ 160 para US$ 90 a US$ 110 em um trimestre. Nada disso exige um orçamento de publicidade maior. Basta direcionar o orçamento para os anúncios que preenchem a sala de tratamento.

Por que isso é importante para a sua prática?

Considere o agendamento e a presença em consultas como o verdadeiro resultado do seu marketing, e não o preenchimento de formulários. Quando sua agenda, seus registros de pacientes e suas faturas são sincronizados automaticamente com seu sistema de marketing, você consegue ver exatamente quais campanhas geram pacientes pagantes e quais geram apenas cliques.

Essa simples mudança, de contar formulários preenchidos para contar avaliações recebidas, geralmente vale mais do que qualquer alteração nos próprios anúncios, porque indica onde parar de desperdiçar dinheiro.

Quer ver o CRMConnect Cliniko para HubSpot em ação? Veja a página do aplicativo da API.