Cliniko e HubSpot: Uma previsão de receita em que uma clínica de medicina esportiva pode confiar.

Em toda clínica em crescimento, chega um momento em que a planilha de previsão de segunda-feira de manhã deixa de ser uma ferramenta e se torna um problema. O proprietário ou o diretor financeiro a refaz manualmente. Os profissionais ficam desalinhados com o que ela indica. A liderança discute sobre os números errados porque os corretos estão desatualizados há quatro dias. Decisões são tomadas por instinto.

Considere um exemplo ilustrativo. A Northpoint Sports Medicine é uma clínica hipotética de grande volume, com 8 profissionais e faturamento anual em torno de US$ 2,4 milhões. O faturamento é feito no Cliniko. As previsões e os painéis de controle ficam no HubSpot. Toda segunda-feira, o responsável pela área financeira exporta ambos os sistemas, consolida os dados em uma planilha, cria a visualização de 30/60/90 dias e a envia por e-mail. Na quarta-feira, os números estão errados. Na sexta-feira, ninguém confia neles.

Por que as soluções habituais não funcionam?

A recomendação padrão nessa situação é usar um software de contabilidade, como o Xero ou o QuickBooks, entre o Cliniko e o HubSpot, e criar uma previsão com base nele. Isso funciona para fins fiscais. Mas não funciona para a gestão do negócio, porque a contabilidade registra o que já foi faturado ou recebido, não o que está previsto no calendário. Quando a receita entra no sistema contábil, já não há mais como fazer nada a respeito.

Outra abordagem comum é um painel de relatórios separado, construído a partir de dados do Cliniko. Isso fornece à liderança um gráfico interessante, mas não oferece nenhuma base para ação. O HubSpot é onde a atividade dos seus pacientes, o marketing e o pipeline realmente residem. Dividir a previsão em um segundo sistema apenas cria dois conjuntos de números nos quais ninguém confia totalmente.

Como funciona quando a Cliniko e a HubSpot estão em sintonia

O CRMConnect Cliniko para HubSpot sincroniza automaticamente seus agendamentos e faturas com o HubSpot, como dois fluxos separados. Os agendamentos são seu indicador principal: eles mostram a receita agendada. As faturas são sua receita confirmada: elas mostram o que foi faturado, pago ou baixado como prejuízo. Junte os dois e você terá uma previsão de 30/60/90 dias que é atualizada sempre que algo muda no Cliniko, e não toda vez que alguém abre uma planilha.

Eis o que isso lhe proporciona:

• Cada fatura da Cliniko aparece no HubSpot com a data de emissão, status, valor líquido, impostos, total, eventuais descontos e o nome do paciente, garantindo que a receita confirmada esteja sempre atualizada.
• Cada consulta agendada no Cliniko é exibida com a data, o profissional, a localização da clínica, o tipo e o valor esperado, permitindo que você visualize a receita reservada no calendário.
• Os detalhes do plano de tratamento de cada paciente, como limites de sessões e capacidade restante, também são visíveis, o que evita que a previsão contabilize duas vezes um paciente cujo plano de saúde esteja prestes a expirar.

A partir daí, a previsão de 30/60/90 dias torna-se a soma de três fatores: receita já paga no período, receita faturada e pendente no período e consultas agendadas no período, ajustadas pela sua taxa histórica de conversão de chegadas em faturamento. Você pode segmentar os dados por profissional e por linha de serviço, avaliações iniciais, acompanhamentos, blocos de tratamento, pacotes de consultas e observar a variação em relação à previsão semana a semana. E como o registro de cada paciente inclui a campanha que o atraiu, você finalmente pode gerar um relatório de retorno de marketing preciso: investimento em anúncios, receita faturada.

Como os números costumam ser

Uma clínica com o perfil da Northpoint normalmente vê a precisão da previsão melhorar de uma base de 75 a 80% na planilha para pouco mais de 90% assim que os agendamentos e as faturas começam a ser processados. Esses números são ilustrativos, mas o padrão se mantém.

Mais importante do que a precisão é o momento certo. As previsões são atualizadas ao longo da semana, então a liderança para de discutir os números da segunda-feira passada e começa a agir na manhã de quinta-feira. O responsável pela área financeira recupera de quatro a seis horas semanais que antes eram gastas na reconstrução manual dos dados. E as conversas sobre retorno de marketing finalmente usam a receita faturada como métrica, em vez de formulários preenchidos.

Pacotes de cuidados recorrentes sem dupla contagem

Na medicina esportiva, muitos pacientes compram pacotes com várias visitas: um pacote de 6 sessões de tratamento, um programa de retorno ao esporte de 12 semanas, um bloco de reabilitação pós-cirúrgica. Como os detalhes do plano de tratamento de cada paciente, incluindo limites de sessões e disponibilidade restante, são visíveis no HubSpot, a previsão pode reconhecer a receita do pacote quando ela for efetivamente faturada, geralmente antecipadamente, e evitar prever a receita de sessões futuras que já foram pagas. Sem essa visibilidade do plano de tratamento, os pacientes que compram pacotes tendem a ser contabilizados duas vezes: uma na venda e outra em cada sessão agendada.

Por que isso é importante para a sua prática?

Uma previsão confiável é a combinação de dois fatores: consultas agendadas como indicador principal e faturas como receita confirmada, com a capacidade do plano de tratamento de cada paciente servindo como um controle. Garanta que esses três fatores estejam funcionando corretamente antes de se preocupar com os painéis de controle.

Planilhas não são lentas porque são ruins. Elas são lentas porque precisam de uma pessoa para atualizá-las. Transfira essa atualização para a integração e o ritual de segunda-feira desaparece. E as conversas sobre retorno de marketing só se tornam sérias quando a métrica é a receita faturada, não o preenchimento de formulários.

Quer ver o CRMConnect Cliniko para HubSpot em ação? Veja a página do aplicativo da API.