Информационные панели в режиме реального времени для доски объявлений о сборе пожертвований, созданные на основе данных DonorPerfect в ActiveCampanion.

Сбор средств для общественного радио — это упражнение по развитию лидерских качеств, сжатое до 72 часов. Две кампании по сбору пожертвований в год обеспечивают большую часть прироста постоянных спонсоров вашей станции. Во время кампании казначей правления хочет получать почасовые данные. Команда спонсоров хочет знать, какие предложения в эфире пользуются успехом. Генеральный директор должен решить, продлить ли кампанию на один день.

Без актуальных данных эти решения принимаются на основе интуиции и вчерашних итогов. Отчет о пожертвованиях DonorPerfect выходит максимум раз в день. Казначей совета директоров запрашивает обновление в 16:00 и получает его в 17:00 следующего дня. К этому времени кампания уже продвинулась дальше, чем когда эти цифры могли бы что-либо изменить.

Почему жесткий диск нарушает привычные правила отчетности

Кампания по сбору пожертвований — это самое сложное испытание для ваших данных о привлечении средств. Объемы пожертвований резко возрастают, никто не может терпеть задержки, и несколько лидеров одновременно хотят получить ответы.

Отчеты DonorPerfect созданы для плановых запусков, а не для отображения на экране в режиме реального времени. Запуск отчетов каждые пятнадцать минут во время кампании технически возможен, но на практике утомителен. Пользовательская панель мониторинга, созданная одним аналитиком, работает только для этого аналитика и ни для кого другого, а во время кампании этот аналитик находится в студии, а не за столом, отвечая на вопросы казначея. Ваша электронная почта и инструмент отчетности обладают возможностями для создания панели мониторинга, но сами по себе не могут видеть пожертвования DonorPerfect. Поэтому те, кому больше всего нужны цифры, действуют вслепую.

Общая панель управления, доступная для просмотра всем присутствующим.

Обновления CRMConnect для DonorPerfect и ActiveCampaign происходят в режиме реального времени, что является единственной важной скоростью во время кампании. Новые регистрации постоянных доноров, регулярные пополнения счета и разовые пожертвования отображаются в DonorPerfect в течение нескольких секунд после регистрации. Каждое пожертвование содержит информацию о сумме, типе и коде дня кампании, поэтому панель управления может детализировать данные по мере проведения кампании. После завершения кампании расчеты стоимости пожертвований постоянных доноров возвращаются в DonorPerfect, поэтому ваш директор по развитию видит эффективность кампании в системе, которую он уже использует.

Представление совета директоров: четыре цифры

Вот наглядный пример. Радиостанция WPRN Public Radio — это гипотетическая станция-член NPR с 18 500 постоянными членами, которая проводит две кампании в эфире в год. Это не реальная станция.

Для отображения всей информации на доске не нужно двадцать показателей. Четыре показателя охватывают весь функционал доски.

Подарки в час, скользящее значение. Показатель количества подарков в час за последние 24 часа, сопоставленный с тем же временным интервалом во время последней кампании. Это лучше всего демонстрирует темпы роста.

Сегодня добавлены новые получатели пожертвований. Счетчик растет практически в режиме реального времени по мере поступления регулярных пожертвований.

Среднее ежемесячное количество новых участников. Сравнение количества новых участников за сегодняшний день со средним показателем за текущий период и итоговым числом участников за предыдущий период.

Общий объем выручки от кампании по сбору средств по сравнению с целевым показателем. Индикатор эффективности сбора средств. Тот самый показатель, о котором казначей сообщает генеральному директору в полночь.

Добавление пятого и шестого показателя не поможет. Это замедлит чтение панели мониторинга именно в тот момент, когда скорость чтения имеет наибольшее значение.

Мнение андеррайтера

Вашей команде по работе с донорами нужны разные варианты презентаций, которые просматриваются каждые несколько часов для тактических корректировок. Конверсия по результатам эфирных презентаций, чтобы утренняя команда могла менять дневные презентации в зависимости от того, что сработало. Разделение между новыми донорами, постоянными донорами, продлевающими подписку, и донорами, повышающими уровень подписки, поскольку некоторые презентации находят отклик у потенциальных доноров, а другие — у тех, кто продлевает подписку. И разделение между онлайн-пожертвованиями, по телефону и через мобильные устройства, чтобы, если онлайн-пожертвования показывают низкую эффективность, команда могла проверить, не неисправна ли форма или не является ли аудиопромоушен слабым.

Мы немедленно приветствуем новых участников программы поддержки.

Как только новый подписчик регистрируется, пожертвование появляется в вашей электронной почте, и начинается серия приветственных писем. В течение пяти минут приходит благодарственное письмо с указанием суммы пожертвования и графиком его получения, а также приветствие от генерального директора. На второй день приходит сообщение «Добро пожаловать в семью подписчиков» с информацией о преимуществах для участников. На седьмой день — закулисный сюжет о последних репортажах станции. Новый подписчик, который ждет благодарственного письма три дня, подвергается большему риску ухода.

Несколько случаев, заслуживающих внимания.

Донор, который ежемесячно жертвует от 10 до 25 долларов, считается улучшенным донором, а не новым постоянным донором, и учитывается отдельно, чтобы количество новых постоянных доноров оставалось корректным. Некоторые доноры отменяют пожертвования во время кампании, поэтому совет директоров видит как чистую прибыль от новых постоянных доноров, так и валовую прибыль. Пожертвования по телефону часто поступают с задержкой отдельной партией, поэтому панель управления сигнализирует о возможном отставании в обработке телефонных звонков. А новый постоянный донор, который отказывается от получения электронных писем при регистрации, автоматически исключается из приветственной рассылки.

Что это значит для вашей деятельности по сбору средств?

Для такой крупной станции, как WPRN (18 500 спонсоров, бюджет 6,9 млн долларов), переход от вчерашнего отчета о пожертвованиях к оперативной панели мониторинга обычно меняет два решения за кампанию по сбору средств: продлевать ли ее и куда направлять рекламные предложения в эфире, что в совокупности добавляет от 5 до 10 процентов к доходу от кампании. При кампании с бюджетом в 400 000 долларов это составляет от 20 000 до 40 000 долларов за кампанию, дважды в год, благодаря более эффективным и быстрым решениям.

Более трудноизмеримая выгода — это доверие. Казначей перестает спрашивать «что происходит» и начинает спрашивать «что нам следует делать дальше». Такой разговор происходит только тогда, когда данные находятся перед обоими собеседниками одновременно.

Хотите увидеть CRMConnect DonorPerfect и ActiveCampaign в действии? Перейти на страницу приложения API.