Информационные панели для мониторинга процесса сбора средств в режиме реального времени на основе данных DonorPerfect в HubSpot.

Ежемесячный отчет совета по сбору средств — это самый дорогостоящий документ, который небольшая некоммерческая организация выпускает регулярно. И дело не в деньгах, а в часах. Ваш директор по развитию тратит три дня в месяц на экспорт данных, создание сводных таблиц, раскрашивание списков бывших доноров и подготовку результатов в виде слайдов. К тому времени, как презентация доходит до совета, данные устаревают на две недели, и директор по развитию теряет половину рабочей недели, которую уже никогда не вернет.

Эта схема повторяется в каждом школьном фонде, фонде выпускников и общественном фонде страны. Совет директоров хочет видеть тенденции, сокращение сегментов и прогресс в достижении целей. Данные есть в DonorPerfect. Но уровень отчетности его не имеет, поэтому уровень отчетности становится человеком.

Почему очевидные решения не подходят для небольшого магазина

Инстинктивно возникает желание приобрести инструмент бизнес-аналитики. Большинство из них терпят крах из-за ограничений, накладываемых некоммерческими организациями.

Для работы с мощными инструментами бизнес-аналитики требуется прямое подключение к базе данных или запланированный конвейер экспорта, а также специалист, свободно владеющий языком формул, используемых в этих инструментах. Как правило, такого специалиста нет в команде из четырех разработчиков.

Встроенные панели мониторинга DonorPerfect улучшились, но они отображают данные о пожертвованиях так, как этого хочет DonorPerfect, а не так, как этого хочет совет директоров. Для объединения данных о пожертвованиях с данными об участии выпускников или посещаемости мероприятий необходимы данные, хранящиеся вне DonorPerfect.

А созданные вручную электронные таблицы ломаются в тот момент, когда добавляется столбец, перемещается строка или появляется новый код. Что бы вы ни создали, это устареет, и каждый месяц перестройка будет ложиться на плечи вашего самого высокопоставленного специалиста по привлечению средств.

Уровень отчетности, за который вы, возможно, уже платите.

Самый доступный по цене уровень панели мониторинга, который уже есть у большинства фондов, — это HubSpot. Он предлагает бесплатные отчеты, платные панели мониторинга и модель разрешений, которая позволяет членам совета директоров просматривать панель мониторинга, не видя ничего, что им не должно быть видно.

CRMConnect для DonorPerfect и HubSpot поддерживает актуальность финансовой информации: пожертвования за все время, средний размер пожертвования, размер крупнейшего пожертвования, даты первого и последнего пожертвования, тип донора и полная запись каждого пожертвования. Панели мониторинга отражают пожертвования на сегодняшний день, а не данные за прошлую неделю. При добавлении новой кампании или обращения в DonorPerfect ваши панели мониторинга HubSpot продолжают работать без необходимости повторного ввода данных. Любая важная для вас информация из DonorPerfect — год выпуска выпускников, родитель нынешнего студента, принадлежность к совету директоров — может быть передана в HubSpot для сегментации.

Шесть панелей приборов, которые действительно читает председатель совета директоров.

Вот наглядный пример. Фонд школ Нортбрука — это гипотетический фонд школьного округа, в который входят 6500 выпускников и членов их семей. Это не реальная организация.

Выручка по сравнению с целевым показателем за текущий год. Один график: совокупная выручка за текущий финансовый год по сравнению с прошлым годом и по сравнению с целевым показателем, утвержденным советом директоров. Это первое, на что обращают внимание большинство председателей советов директоров.

Доходы по кампаниям. Сортируемая таблица по всем кампаниям этого года с указанием собранных средств, цели, полученных пожертвований, среднего размера пожертвования и процента от цели. Этот вид отображения использует ваш директор по развитию каждый понедельник.

Сегменты доноров. Таблица подсчета доноров: новые доноры в этом году, оставшиеся с прошлого года, возобновившие пожертвования, прекратившие пожертвования, повысившие статус постоянных доноров, понизившие статус постоянных доноров. Совету директоров не нужны математические расчеты. Им нужно увидеть, превышает ли количество новых доноров в этом году количество прекративших пожертвования.

Список потенциальных крупных жертвователей. Список доноров, чьи пожертвования за всю жизнь превышают ваш порог для крупных пожертвований, но чье последнее пожертвование было сделано более года назад. Это доноры, которым нужен человек, а не электронное письмо. Каждому из них назначается сотрудник отдела развития с задачей последующего взаимодействия.

Состояние регулярных пожертвований. Активные постоянные подписчики, средний размер ежемесячного пожертвования, количество подписчиков, добавленных в этом месяце, количество подписчиков, потерянных в этом месяце, коэффициент возврата. База постоянных подписчиков обычно является наиболее предсказуемым источником дохода, и совет директоров должен видеть ее ежемесячно.

Информация о потенциальных пожертвованиях и предложениях. Поэтапное выявление возможностей для крупных пожертвований с прогнозом на следующие два квартала.

Предоставление доступа к этой информации совету директоров не означает покупку мест для всех. Панели мониторинга могут рассылаться по электронной почте в формате PDF по расписанию, или же весь совет директоров может использовать один логин только для просмотра.

Верните себе вечера!

Пятое число каждого месяца не должно превращаться в учебную тревогу. Благодаря наличию информационных панелей, материалы для заседания совета директоров представляют собой скриншоты уже существующих представлений плюс одностраничный отчет, который ваш директор по развитию напишет за 90 минут, а не за три дня. Вопрос в середине месяца, например: «Можете ли вы отфильтровать доноров, которые пожертвовали от 500 до 2500 долларов в прошлом году?», превращается в пятиминутный фильтр, а не в полудневную сводную таблицу. Для годового отчета и аудита общие суммы пожертвований и классификация сегментов возвращаются в DonorPerfect, чтобы сотрудники финансового и программного отделов видели одни и те же цифры.

Что не следует выносить на приборную панель

Советы директоров всё чаще склоняются к показателям тщеславия: процент открытия электронных писем, количество подписчиков в социальных сетях, количество посещений веб-сайта. Сопротивляйтесь этому. Задача совета директоров – осуществление фидуциарного надзора, а не маркетинговая тактика. Оставьте в качестве основных показателей данные о денежных средствах и донорах. Если маркетинговому комитету нужны данные об активности, предоставьте им отдельный инструмент. И избегайте наращивания сокращений. Шесть инструментов – оптимальное количество для квартального цикла работы совета директоров. Седьмой и восьмой превращают заседание в анализ данных, а не в анализ стратегии.

Что это значит для вашей деятельности по сбору средств?

Для такого крупного фонда, как Northbrook (6500 доноров, 2,4 млн долларов ежегодных пожертвований), переход от ручной отчетности перед советом директоров к интерактивным панелям мониторинга HubSpot обычно экономит от 15 до 20 часов рабочего времени сотрудников в месяц. Для команды по привлечению средств из трех-пяти человек это примерно от 25 000 до 40 000 долларов ежегодной экономии ресурсов, направленных на реальный сбор средств. Более существенное изменение касается самого совещания: оно переходит от «позвольте мне объяснить вам эти цифры» к «вот тенденция и вот что мы с этим делаем».

Хотите увидеть CRMConnect DonorPerfect и HubSpot в действии? Перейти на страницу приложения API.