Mindbody и ActiveCampaign: забудьте о электронных таблицах и отправляйте электронные письма нужным участникам.

Зайдите в подсобное помещение школы каратэ, где занимаются 230 учеников, и вы обнаружите электронные таблицы. Одна — с текущим рангом пояса, её хранит главный инструктор. Другая — с расписанием предстоящих аттестаций на пояс, её хранит помощник. Третья — с заказами экипировки, формы, спарринг-паек и оружия, её хранит администратор на ресепшене. Третья — с регистрацией на турниры. И четвёртая — с семейными абонементами, её хранит тот, кто помнит, кто из учеников — братья и сёстры.

Ни одна из этих электронных таблиц не взаимодействует друг с другом. Ни одна из них не передает данные в вашу почтовую программу. Поэтому, когда додзё отправляет напоминание о сдаче экзамена на пояс, оно приходит всем, включая обладателей белых поясов, чей первый экзамен состоится через шесть месяцев, и родителей обладателей коричневых поясов, чьи дети сдавали экзамен на прошлой неделе. Количество отписок растет. Доверие к вашей электронной почте незаметно падает.

Рассмотрим гипотетический пример. В школе каратэ Stone Pine Karate (иллюстративный пример), единственном додзё с 230 учениками и большим количеством семейных абонементов, возникла именно такая проблема. Владелец дважды пытался «просто перенести все данные в нашу почтовую программу», но оба раза сдался, потому что электронные таблицы и Mindbody каждый раз давали разные результаты.

В этом посте речь пойдёт о том, чтобы отказаться от электронных таблиц и вместо этого отправлять точные, целевые электронные письма участникам.

Во сколько вам на самом деле обошлись электронные таблицы

Очевидная статья расходов — это время. Четыре или пять электронных таблиц, каждая из которых поддерживается отдельным человеком и требует постоянного обновления, легко отнимают от четырех до шести часов рабочего времени сотрудников в неделю. Это примерно 250 часов в год, которые ваша команда тратит на работу с базой данных вместо обучения или обслуживания клиентов.

Скрытая стоимость еще хуже. Когда участники постоянно получают электронные письма, которые явно им не предназначены, они перестают читать ваши письма или отписываются. К тому времени, когда у вас появляется что-то действительно важное, например, изменение расписания, завершение проекта или реальная акция, половина вашего списка уже перестает вас слушать. Неактуальные письма не бесплатны. Вы платите за них вниманием, которое никогда не сможете вернуть.

Используйте уже имеющиеся у вас данные.

В Mindbody уже хранится информация, отслеживаемая в этих электронных таблицах: поясной ранг, возрастная группа, членство в семье, размеры экипировки, право участия в турнирах, даты экзаменов. CRMConnect автоматически переносит всю эту информацию в ActiveCampaign и поддерживает ее в актуальном состоянии.

Это означает, что одна запись об участнике в ActiveCampaign содержит всю необходимую информацию: пояс ученика, возрастную группу, к какой семье он принадлежит, кто оплачивает членство, размер формы, дату следующего аттестационного экзамена и право на участие в турнирах. Одна запись заменяет четыре строки в электронной таблице и обновляется автоматически.

Три списка, которые заменят три электронные таблицы.

В ActiveCampaign создайте три сохраненных списка. Каждый из них заменит одну электронную таблицу и будет обновляться автоматически.

Список участников тестирования ремней. Автоматически включает всех активных учеников, сдающих экзамен на пояс в течение следующих 30 дней. В день, когда главный инструктор назначает дату экзамена в Mindbody, этот ученик появляется в списке. Больше не нужно вручную обновлять список.

Переупорядочивание снаряжения. Автоматически включает учеников, последний заказ формы которых был оформлен более девяти месяцев назад. Это позволяет выявить детей, которые, вероятно, уже выросли из своего кимоно, без необходимости каждый квартал напоминать каждой семье о необходимости заказывать форму.

Турнирный пул. Автоматически включает в список участников турнира студентов соответствующих поясов и возрастных групп. Организатор турнира каждый раз получает актуальный список в момент открытия регистрации утром.

Затем добавьте еще один список для родителей: список для семейной коммуникации, содержащий имена взрослых, оплативших семейный абонемент. Напоминание о проверке пояса для девятилетнего ребенка должно отправляться родителю, а не самому ребенку, и данные о семейных отношениях позволяют сделать это автоматически.

Электронные письма, которые запускаются сами по себе.

Имея эти списки, настройте три простые автоматизированные последовательности электронных писем.

Подготовка к экзамену на пояс. Когда студент зачисляется в список участников экзамена на пояс, он получает короткий набор уведомлений в течение 30 дней до экзамена: подтверждение, информацию о том, чего ожидать, напоминание о проверке формы, информацию о логистике за день до экзамена и уведомление о результатах на следующий день.

Переупорядочивание снаряжения. Когда студент попадает в список повторных заказов экипировки, он получает электронное письмо с проверкой размера, в котором уже указан имеющийся у вас размер, а также одно напоминание, если заказ не поступает.

Турнирный цикл. Когда студент регистрируется в турнирной группе, он получает электронные письма об открытии регистрации, закрытии регистрации и о организационных моментах за день до турнира, и автоматически исключается из последовательности после регистрации.

В ActiveCampaign также можно отслеживать тенденции посещаемости каждого студента, чтобы руководитель учебного заведения мог видеть, кто регулярно посещает занятия, а кто пропускает, без необходимости открывать отдельную электронную таблицу.

Что это значит для вашей студии?

В типичном случае внедрения в додзё такого масштаба отказ от этих электронных таблиц позволяет сэкономить примерно четыре-шесть часов рабочего времени персонала в неделю, что составляет около 250 часов в год. Что еще важнее, ваша команда перестает доверять электронным таблицам и начинает доверять Mindbody как единственному источнику достоверной информации, а это значит, что данные в самом Mindbody становятся чище, потому что никто не хранит «реальную» копию отдельно.

Результаты рассылки электронных писем также резко меняются. Как правило, количество отписок от рассылок снижается вдвое в течение 60 дней, просто потому что ученики перестают получать сообщения, которые явно им не предназначены. Обладатели коричневых поясов больше не получают ознакомительные письма для обладателей белых поясов.

Для компании Stone Pine внедрение системы повторного заказа самодельных товаров окупилось уже в первом квартале. К девятимесячному сроку показатель повторных заказов вырос с невысоких 35 процентов, обусловленных тем, что родители сами заметили проблему, до стабильных 65-70 процентов, благодаря напоминанию о правильном размере.

Эти цифры носят иллюстративный характер. В додзё с уже упорядоченными записями экономия времени невелика. В додзё с хаотичными записями экономия значительно больше.

Хотите увидеть CRMConnect Mindbody в действии? Перейти на страницу приложения API.