Mindbody и HighLevel: Прекратите воскресные переговоры по контрактам в вашей студии.

Еженедельный налог на отслеживание контрактов вручную

Успех или провал студий персональных тренировок во многом зависит от контрактов. В контракте указываются условия автоматической оплаты, количество занятий, дата продления и пункт о расторжении договора. Это единственный документ, имеющий значение, когда клиент решает, оставаться ли ему в студии. И в большинстве студий он хранится в виде PDF-файла Mindbody, который кто-то из вашей команды должен постоянно копировать вручную в маркетинговые инструменты.

Гипотетический пример: Bedrock Performance (иллюстративный пример) — это студия с одним местоположением, восемью тренерами и 220 клиентами, оформившими абонементы по контракту. Каждое воскресенье вечером владелец тратит два часа на открытие контрактов Mindbody и обновление записей по одной: дата продления, оставшиеся занятия, статус оплаты. Два часа каждую неделю, и конца этому не видно. А к вторнику цифры уже оказываются неверными, потому что три клиента использовали занятия в понедельник.

Во сколько вам на самом деле обойдется ручной процесс

Договор — это не просто цифра. Он включает в себя график выставления счетов, количество кредитов за сеансы, дату продления, количество попыток оплаты и условия отмены. При ручном отслеживании вы, скорее всего, упустите самое важное поле: исправна ли автоматическая оплата участника, повторяется ли она или не удалась.

Есть ещё и математическая проблема. Количество оставшихся занятий — это сумма, которую они купили, минус то, что они использовали, минус то, что они уже забронировали. Если проверять только при регистрации, эта цифра устаревает через несколько дней. В итоге в счёт расходов попадают пропущенные продления, ошибки платежей, которые вы обнаруживаете слишком поздно, и тренер, который не может ответить на вопрос «сколько занятий осталось у Сары», не потратив время на выяснение причин.

Ваши договорные данные всегда актуальны, без необходимости ввода данных вручную.

Система CRMConnect Mindbody автоматически синхронизирует все контракты с HighLevel. Дата продления, статус платежа и баланс активных сеансов автоматически передаются в HighLevel и остаются актуальными по мере того, как участники бронируют и используют сеансы.

Каждый договор становится отдельной записью, связанной с участником, которому он принадлежит. Это важно для клиентов, имеющих несколько абонементов, поскольку каждое соглашение остается отдельным и доступным для чтения. Никто не открывает Mindbody, чтобы что-либо сверить. Данные просто верны.

Как это работает для вашей стойки регистрации и инструкторов

Баланс занятий — это поле, завершающее воскресный ритуал. Оно обновляется автоматически каждый раз, когда занятие бронируется или завершается. Ваши тренеры могут видеть в личном кабинете участника точное количество оставшихся занятий, не открывая Mindbody и не спрашивая вас.

Напоминания о продлении также работают автоматически. Примерно за 60 дней до окончания контракта участник получает приятное сообщение от своего главного тренера с предложением о продлении. Примерно за 45 дней, если у него накопилось много неиспользованных занятий, он получает дружеское напоминание: «Давайте запишем вас на занятие». Примерно за 30 дней система создает задачу для тренера провести личную беседу о продлении на следующем занятии. В течение последних двух недель следует еще несколько мягких напоминаний. Как только участник продлевает контракт, старые напоминания автоматически отключаются.

Задача, выполняемая тренером, — это то, что приводит к конверсии. Система отмечает её, тренер ведёт реальную беседу в спортзале, и заявка на продление подписывается. Никому не нужно гоняться за PDF-отчётами о состоянии дел.

Выявление неудачных платежей в тот же день.

Когда автоматическая оплата члена клуба не проходит, начинается отсчет времени. Срок действия его карты истек, он приходит в понедельник, администратор пропускает его, и неудачная оплата остается незамеченной до тех пор, пока кто-нибудь не проверит ее через несколько дней. К тому времени член клуба уже пропустил выходные, начал чувствовать себя виноватым и стал искать что-то другое.

Благодаря синхронизации контрактов, неудачная оплата запускает процесс восстановления в тот же день. Участник получает дружелюбное SMS-сообщение со ссылкой для обновления данных карты. Если проблема не решена через день, тренер получает уведомление с просьбой упомянуть об этом на следующем занятии. Если проблема затягивается, она передается вам для личного звонка. Как только платеж проходит, напоминания прекращаются, и участник получает быстрое подтверждение.

Отправка SMS-сообщения в тот же день – это разница между решением проблемы за 24 часа и потерей клиента. Еженедельный отчет о платежах этого сделать не может. А вот данные в режиме реального времени – могут.

Репрезентативные результаты работы с 220 клиентами

Это иллюстративные изображения, а не фотографии реального клиента:

• Время, затраченное владельцем на сверку контрактов: примерно 2 часа в неделю, полностью возмещено.
• Время, затрачиваемое тренером на поиск информации о количестве оставшихся занятий, исключается, поскольку эта информация уже есть в личном кабинете участника.
• Возврат средств по просроченным платежам в течение недели при ручной обработке в конце месяца: примерно 35-45 процентов.
• Возврат средств за просроченные платежи с отправкой SMS-сообщения в тот же день: увеличение показателя до 65-78 процентов.
• Показатель продления контрактов в течение 60-дневного периода: увеличение примерно на 5-9 процентных пунктов, в основном за счет личных бесед с тренером.

Цифры меняются в зависимости от ценообразования по вашему контракту и корпоративной культуры вашего тренера. Сам механизм остается неизменным.

Почему это важно для вашей прибыли

Воскресная сверка — это не просто потерянное время. Это потерянный доход. Устаревшие данные по контрактам означают, что продление контрактов ускользает от вас, неплатежи незаметно перерастают в отмены, а тренеры не могут провести нужный разговор в нужный момент. Когда данные обновляются автоматически, и напоминания запускаются автоматически, ваша команда тратит свою энергию на работу с клиентами, а не на электронные таблицы, и разговор о продлении происходит лично, там, где он действительно завершается.

Посмотрите, как это будет выглядеть в вашей студии!

Хотите увидеть CRMConnect Mindbody to HighLevel в действии? Перейти на страницу приложения API.