Mindbody и Shopify: сведите ваши цифры до цента

Почему конец месяца отнимает целый день

Представьте себе типичный бренд товаров для здоровья и хорошего самочувствия, продающий пищевые добавки и одежду как через розничный магазин, так и через интернет-магазин на платформе Shopify. Каждый квартал налоговая декларация оказывается с небольшими ошибками. Несколько центов с каждого заказа, но в итоге это превращается в ежеквартальную головную боль для бухгалтера и напряженную переписку с аудитором.

Причина не в Shopify и не в Mindbody. Дело в разнице между ними. Каждая система имеет свой собственный способ расчета налогов и применения скидок. Когда продажа переходит из одной системы в другую, итоговые суммы либо пересчитываются (и больше не соответствуют исходному чеку), либо копируются без разбивки по налогам (поэтому бухгалтеру приходится вручную вводить цифры). В любом случае, закрытие сделки затягивается.

Существует также вариант этой проблемы, с которым сталкиваются ваши клиенты. Клиентка покупает онлайн добавку за 40 долларов и получает чек с указанием одной суммы налога. Позже она возвращает ее на стойке регистрации. Mindbody немного по-другому рассчитывает сумму возврата налога и возвращает ей 39,83 доллара. Она замечает это, спрашивает, почему, а ваши сотрудники не могут дать вразумительного ответа. Небольшие расхождения подрывают доверие быстрее, чем можно ожидать.

Во сколько вам на самом деле обойдется ручной процесс

Большинство стандартных коннекторов рассматривают налог и скидку как одно число. Они передают одну общую сумму налога и одну общую сумму скидки. Это хорошо, когда все товары облагаются налогом одинаково, а скидка представляет собой фиксированный процент от всего заказа. Но все рушится, как только один товар облагается налогом, а другой нет, когда скидка для участников распространяется только на розничную продажу, а не на услуги, или когда онлайн-промокод накладывается на льготный тариф для участников в студии.

В кустарных решениях допускаются мелкие, но дорогостоящие ошибки. Строки выглядят правильно, промежуточные итоги выглядят правильно, но общая сумма отличается на 47 центов. Умножьте это на 800 заказов в месяц, и ваш бухгалтер будет отслеживать колебания на 375 долларов каждый квартал.

Налог с продаж сопряжен с большим количеством сложных моментов, чем практически любой другой аспект вашего бизнеса. Корзины с одним товаром, облагаемым налогом, и одним, не облагаемым налогом. Вопросы о том, включают ли ваши цены налог или добавляют его сверху. Области, где суммируются налоги штата, округа и города. Клиенты, освобожденные от уплаты налогов, например, члены некоммерческой организации. Вопросы округления. Для каждого из этих пунктов существует правильный ответ, и большинство программ-посредников допускают ошибки хотя бы в одном из них. Именно этот неправильный ответ и обнаруживает ваш бухгалтер, когда цифры не сходятся.

Как ShopConnect обеспечивает честность обеих сторон

Функция точного расчета налогов и скидок в ShopConnect — это скучная, но важная вещь, которая решает эту проблему. Налог и скидка переносятся по каждому товару отдельно, а не одной суммой. Заказ Shopify с тремя облагаемыми налогом товарами и одним необлагаемым налогом товаром отображается в Mindbody четырьмя строками с правильным налогом на каждом. Скидка для участников программы лояльности, примененная на стойке регистрации, корректно распределяется по нужным товарам в записи Shopify.

В фоновом режиме ShopConnect сопоставляет различные налоговые таблицы, правила скидок и алгоритмы округления в Mindbody и Shopify, применяет их согласованно и выводит итоговые суммы, которые совпадают до цента.

Скидки таят в себе те же ловушки. Промокод Shopify может представлять собой скидку в процентах, фиксированную сумму в долларах или акцию «купи один — получи второй бесплатно». Скидка для участников Mindbody может быть привязана к варианту ценообразования, серии или контракту. Обе системы описывают одну и ту же идею совершенно по-разному. ShopConnect переводит данные между ними, применяет правильное правило к каждому товару и формирует чек, который точно соответствует тому, что фактически заплатил клиент. Возврат средств происходит аналогично, поэтому частичные возвраты и возвраты за отдельные товары также остаются корректными.

Ваше решение будет синхронизировано.

Вы сохраняете контроль над потоком данных между двумя системами. Вы один раз настраиваете категории налогов в Mindbody (розничная торговля, облагаемая налогом, услуги, не облагаемые налогом, и так далее), и Shopify наследует их. Вы создаете скидки только для участников в Mindbody, и нужные покупатели автоматически получают правильную цену онлайн. Вы также выбираете, будут ли чаевые, платежи по счетам и средства с внутренних счетов поступать в Shopify. Большинство студий не учитывают чаевые в онлайн-магазине.

При первом включении ShopConnect проверяет данные за предыдущий месяц и отмечает все продажи, где учтенный налог не соответствовал ожидаемому. Обычно таких случаев несколько, и все они относятся к периоду до включения интеграции. После этого ваш бухгалтер получает ежемесячный экспорт данных, который сопоставляется с центом в Shopify и Mindbody, а ваш бухгалтер переводит ежеквартальный обзор с совещания на электронное письмо.

Репрезентативная экономия времени для 340 участников.

Вот показательный пример. Сеть магазинов товаров для здоровья с шестью филиалами обрабатывает 800 заказов в месяц, примерно поровну распределяя их между розничной и онлайн-торговлей (55/45). После перехода на ShopConnect с точным учетом налогов и скидок по каждому товару, разрыв между бухгалтерскими записями и данными в точке продаж в конце месяца сокращается с типичных 1,2–1,8% до менее 0,05% (по сути, округление). Время, затрачиваемое бухгалтером на закрытие месяца, сокращается примерно с шести часов до менее одного. Бухгалтер переносит ежеквартальный обзор с совещания на электронную переписку.

Стоит отметить одно важное преимущество при подаче налоговой отчетности. Если вы продаете товары и услуги в нескольких штатах, сложность расчета налогов быстро усугубляется некачественными данными. Четкая, постатейная налоговая разбивка в вашей бухгалтерской программе означает, что квартальная отчетность — это отчет, который вы скачиваете, а не расследование, которое вы проводите. Кроме того, вы получаете практически бесплатную защиту от аудита, поскольку каждая строка связана с реальной продажей и известным налоговым контекстом.

Почему это важно для вашей прибыли

Налоги и скидки учитываются на уровне отдельных товаров, а не заказа. Любая система, которая рассматривает их как единое число, в конечном итоге обманет вашего бухгалтера. Сверяйте данные по каждому товару отдельно, а не только по общей сумме, потому что совпадение итоговых сумм может скрывать ошибки, которые взаимно компенсируются. Самый дешевый час настройки — это тот, который избавит вашего бухгалтера от необходимости писать служебную записку. Правильно рассчитайте налоги один раз, и они будут оставаться правильными.

Хотите увидеть ShopConnect для Mindbody и Shopify в действии? Перейти на страницу приложения API.