Mindbody и Slack: отслеживайте заполняемость классов, пока еще есть возможность набрать участников.

Почему проверка расписания вручную приводит к выгоранию

Представьте себе быстрорастущую команду йога-студии, которая работает в Slack. Там же находятся руководители ресепшена, канал инструкторов и менеджер студии. Им нужна информация в режиме реального времени о заполненности классов: оповещения в Slack, когда класс заполняется на 80%, когда начинает расти список ожидания на популярный класс и когда за 24 часа до начала занятия осталось менее трех бронирований.

Сегодня им ничего этого не досталось. Менеджер студии три раза в день вручную проверяет расписание Mindbody. Полупустые занятия случаются незаметно для всех, и в последний момент можно успеть провести рекламную акцию.

Обратная сторона медали — моральный дух преподавателей. Преподаватели теряют энтузиазм, когда занятия проходят в полупустых залах. Энергия полного класса подпитывает преподавателя, а он, в свою очередь, подпитывает следующий класс. Студия, которая постоянно работает с заполняемостью всего на 64%, не только теряет прибыль, но и изматывает преподавателей, которые обеспечивают качество обучения.

Что не учитывает ручная проверка

Самое сложное — не в том, чтобы внести бронирования в Slack, а в том, чтобы получить нужные бронирования в нужное время. Стандартные инструменты Mindbody для Slack либо заваливают канал всеми бронированиями (бесполезный шум), либо сообщают только о первом создании занятия (упуская действительно важные моменты). Студия сдаётся и возвращается к проверке расписания вручную.

Настройка правильных пороговых значений для оповещения сложнее, чем кажется. Порог в 80 процентов подходит для класса, который исторически заполняется на 85 процентов. Он слишком узок для класса, который в среднем заполняется на 50 процентов (сигнал не поступает), и слишком широк для класса, который всегда распродается (сигнал поступает слишком поздно). Правильные пороговые значения для оповещения различаются в зависимости от типа класса. Универсальные инструменты используют одну настройку для всего и упускают нюансы.

Как AppConnect отправляет вам нужные оповещения

Функция синхронизации бронирования занятий AppConnect отправляет уведомления о бронировании занятий в Slack в режиме реального времени. Каждое уведомление содержит подробную информацию о занятии и текущее количество участников по отношению к вместимости. Вы сами решаете, какие уведомления будут вам отправлены: только когда заполняемость занятия превысит 80 процентов, когда начнет формироваться список ожидания или когда количество участников уменьшится за 24 часа до начала занятия.

Ваша команда получает нужные оповещения в нужное время без спама на каналах. Менеджер студии перестает проверять расписание вручную и начинает запускать целевые рекламные акции в последнюю минуту, когда они действительно могут повлиять на результат.

Поскольку каждое оповещение включает текущее количество участников и вместимость, вы можете установить разные точки оповещения для каждого типа занятий: оповещение при 90% для популярной виньяса-йоги, при 70% для хатха-йоги среднего уровня и при 50% для нового формата пилатеса-фьюжн, чтобы у вас было время подумать о рекламной акции. Канал Slack остается полезным, а не источником шума.

Списки ожидания сами по себе являются ценным сигналом. Если в списке ожидания появляется запись за 36 часов до начала занятия, вам, вероятно, следует добавить другое время. Уведомления о наличии таких записей могут напрямую поступать менеджеру студии с напоминанием: «Рассмотрите возможность добавления другого времени». Со временем ваше расписание будет формироваться на основе реального спроса, а не предпочтений преподавателя или старых привычек.

Как это работает простыми словами

Вы включаете синхронизацию бронирования занятий, а затем настраиваете несколько простых оповещений. Одно оповещение отправляет уведомление в ваш операционный канал, когда заполняемость занятия превышает 80 процентов. Другое сообщает вашему каналу для инструкторов о начале формирования списка ожидания, указывая название занятия и его количество. Третье оповещение запускается ежедневно в 18:00, отслеживает занятия на завтра и помечает любое занятие с менее чем тремя бронированиями.

Вы настраиваете эти параметры в соответствии с реальными схемами заполнения вашей студии, запускаете систему и наблюдаете за каналом в течение недели. Если соотношение сигнал/шум нарушено, вы вносите корректировки.

Стоит обратить внимание на два нововведения. Ежедневный дайджест в 18:00, представляющий собой единое сообщение в Slack, суммирующее показатели заполняемости мест по преподавателям на завтра, позволяет менеджеру студии принимать все решения по акциям на следующий день одним пакетом. А отдельный канал для преподавателей, который уведомляет каждого преподавателя только о его занятиях, позволяет избежать информационную переписку в основном канале управления, поддерживая при этом вовлеченность преподавателей.

Благодаря работе представительного тренера удалось сэкономить 240 часов рабочего времени для участников программы.

Вот гипотетический пример. В небольшой студии йоги проводится около 140 занятий в неделю с пятью инструкторами. После включения оповещений в Slack менеджер студии запускает в среднем 8 целевых акций в неделю (скидки в последнюю минуту, предложения «приведи друга») на занятия, которые в противном случае пользовались бы меньшей популярностью. Средняя заполняемость занятий увеличивается примерно с 64% до 73%. Время, которое менеджер студии тратит на мониторинг расписания, сокращается с примерно часа в день до мимолетного взгляда на Slack.

Удовлетворенность преподавателей повышается, и это замечает владелец. Преподаватели, ведущие занятия с постоянными полными залами, дольше остаются в компании, рекомендуют других талантливых преподавателей и привносят больше энергии. Видимость ситуации в режиме реального времени приводит к целенаправленному продвижению, что, в свою очередь, приводит к заполненности классов, а это, в свою очередь, делает преподавателей более довольными, и этот цикл накапливается таким образом, что ни один отдельный показатель не может это отразить.

Что это значит для вашей студии?

Видимость в реальном времени полезна только в том случае, если она отфильтрована. Спам в канале хуже, чем молчание. Оповещения, привязанные к пороговым значениям заполнения, выявляют моменты, когда вы действительно можете что-то предпринять, поэтому настройте эти пороговые значения в соответствии с вашими реальными потребностями. Slack — это оперативный центр управления для большинства современных студий. Передавайте туда нужные данные, и ваша команда будет действовать на их основе.

Хотите увидеть AppConnect для Mindbody и Zapier в действии? Перейти на страницу приложения API.