Mindbody и QuickBooks: синхронизация всех продаж без ежемесячного ввода данных.

Скрытая стоимость ведения бухгалтерского учета вручную.

Представьте себе типичную сеть оздоровительных центров с несколькими филиалами, использующую QuickBooks Online для бухгалтерского учета. Каждая продажа Mindbody (розничная торговля, услуги, абонементы, чаевые, платежи по счетам) должна корректно отражаться в QuickBooks, на нужном счете, с правильным учетом налогов и для нужного филиала.

Сегодня бухгалтер раз в месяц экспортирует отчет о продажах Mindbody, переформатирует его в электронную таблицу и импортирует в QuickBooks. Этот процесс занимает целый день в месяц на каждый филиал. У бренда четыре филиала. Это означает, что бухгалтер тратит четыре дня в месяц на ввод данных.

Более серьезной упущенной возможностью является упущенная возможность обеспечения прозрачности денежных потоков. При закрытии отчетного периода ежемесячно компания получает реальную картину выручки с опозданием на три недели. Решения о найме персонала, маркетинговых расходах и крупных закупках принимаются на основе устаревших данных. Потоковая передача данных о продажах в QuickBooks по мере их поступления позволяет владельцу и финансовому директору иметь актуальную информацию о денежных средствах, которую они могут использовать уже на этой неделе, а не в следующем месяце.

Во сколько на самом деле обходится ежемесячный импорт?

Базовые интеграции передают данные о продажах в виде суммарных показателей, что лишает бухгалтера подробной информации по каждой позиции. Решения, разработанные на заказ, обычно правильно сопоставляют данные, но перестают работать, как только бренд добавляет новую услугу или новое местоположение.

В учете членских взносов самый простой подход терпит неудачу. Ежемесячный членский взнос начисляется в течение всего периода членства, а не сразу. При оплате 12-месячного контракта авансом, взносы начисляются в течение 12 месяцев. Большинство базовых интеграций регистрируют полную сумму платежа немедленно, что завышает выручку за текущий месяц и создает бухгалтерский беспорядок в конце года.

Как AppConnect отслеживает продажи в режиме реального времени

Коннектор AppConnect для продаж и позиций передаёт каждую продажу Mindbody в QuickBooks Online по мере её совершения. Каждая продажа содержит полную информацию: отдельные товары, цену, налог, скидку, местоположение и способ оплаты. Каждый товар попадает в QuickBooks на соответствующий счёт и привязывается к нужному местоположению.

Ваш бухгалтер получает актуальную и точную бухгалтерскую книгу QuickBooks вместо ежемесячного пакетного импорта.

AppConnect отслеживает разницу между продажами на определенный момент времени (розничная торговля, разовые посещения, чаевые) и регулярными или договорными доходами. Деньги, которые должны быть заработаны в течение определенного времени, могут быть отнесены на нужное место и учтены в соответствующих ежемесячных платежах, поэтому ваша бухгалтерия отражает корректное признание доходов без необходимости ручного внесения бухгалтерских записей в конце месяца.

Возврат средств замыкает цикл. Возврат, оформленный в Mindbody, проходит как отмена первоначальной записи с указанием ссылки на первоначальную продажу, поэтому аудиторский след остается чистым. Возвраты перестают быть неожиданностью в конце месяца и становятся чистым, непрерывным потоком.

Как это работает простыми словами

Вы включаете коннектор «Продажи и позиции», и с этого момента все продажи Mindbody автоматически передаются в QuickBooks Online. Каждая позиция сопоставляется с соответствующим счетом в зависимости от того, является ли она розничной продажей, услугой, членством и так далее, а продажа отображается с правильным местоположением и учетом налогов. Любая продажа, которую не удается сопоставить (например, новый тип продукта), вызывает оповещение, чтобы ваш бухгалтер мог обработать ее в тот же день.

В течение первого месяца стоит сравнивать новую прямую трансляцию с тем, что бухгалтер создал бы вручную. Результаты должны совпадать. Любые расхождения расследуются, и сопоставление данных уточняется. Оповещение об исключениях (уведомление в Slack о любой продаже, которая не была отражена, о новом товаре без сопоставления, об ошибке в налоговой отчетности) позволяет бухгалтеру оперативно решать проблемы в тот же день, а не обнаруживать их в конце месяца.

В 4 местах удалось сэкономить часы работы бухгалтера.

Вот гипотетический пример. Сеть оздоровительных центров с четырьмя филиалами обрабатывает около 3400 транзакций в месяц. После переноса данных о продажах в QuickBooks, время, затрачиваемое бухгалтером на ежемесячный импорт данных из Mindbody в QuickBooks, сокращается с примерно 32 часов в месяц до менее чем 3 часов (только аудит и обработка исключений). Закрытие месяца сокращается примерно на неделю. Точность подачи налоговой отчетности повышается, поскольку в QuickBooks сохраняется подробная информация о налогах по каждому товару.

Значительно повышается обоснованность результатов аудита. Каждая транзакция в QuickBooks отслеживается до конкретной продажи в Mindbody, при этом сохраняются товары, местоположение, способ оплаты и налоговая детализация. Годовые аудиты проводятся быстрее и понятнее. Бухгалтерская фирма выставляет счета за меньшее количество часов работы, что является ее собственной выгодой от интеграции.

Почему это важно для вашей прибыли

Текущий метод учета превосходит ежемесячный пакетный учет по всем важным показателям: точности, времени закрытия отчетного периода и качеству принимаемых решений. Детализация по каждой позиции должна быть отражена в вашей бухгалтерии, поскольку подведение итоговых сумм приводит к потере информации, необходимой вашему бухгалтеру. И для сети с несколькими филиалами обязательно нужно указывать местоположение каждой продажи. Правильно организуйте ввод данных в QuickBooks, и каждый последующий отчет будет достоверным.

Хотите увидеть AppConnect для Mindbody и Zapier в действии? Перейти на страницу приложения API.