Cliniko и Salesforce: 90-дневный прогноз доходов для клиники, предоставляющей медицинские услуги.

Когда финансовый менеджер каждый понедельник перестраивает прогноз в электронной таблице, это явный сигнал о том, что компания переросла свои инструменты прогнозирования. После достижения определенного размера электронная таблица перестает быть инструментом и становится узким местом.

Рассмотрим показательный пример: Southbank Integrated Health, гипотетическая крупная клиника с 19 специалистами в области физиотерапии, диетологии, психологии и лечебной физкультуры, с годовым доходом около 3,1 млн долларов. Финансовый менеджер каждый понедельник вручную пересчитывает прогноз на 90 дней. Cliniko обрабатывает счета. Salesforce управляет воронкой продаж. Никто полностью не доверяет прогнозу. Планы медицинского обслуживания, финансируемые государством, добавляют слой повторяющихся оплачиваемых операций, которые электронная таблица обрабатывает непоследовательно. На совещаниях руководства большую часть вторника тратится на споры о том, какая цифра верна, вместо того, чтобы действовать в соответствии с тем, что говорит правильная цифра.

Почему электронные таблицы, заполняемые по понедельникам, мешают вам двигаться вперед

Прогнозирование в электронных таблицах такого масштаба терпит неудачу по трем направлениям:

• Оно быстро портится. Информация является достоверной в момент создания и устаревает в течение суток.
• Нарезать его нужно медленно. Переключение внимания между специалистами или направлениями деятельности занимает часы, и в этих рубриках никогда не удается договориться о названиях.
• Это не соответствует ограничениям, установленным для финансируемых планов. В планах медицинского страхования, финансируемых государством, существует потолок суммы, которую можно выставить к оплате. Электронные таблицы редко корректно моделируют этот показатель, поэтому они либо завышают прогнозируемый доход от финансируемых услуг, который уже ограничен, либо занижают прогнозируемый объем предстоящих продлений договоров.

В результате получается прогноз, который руководство обсуждает, а не воплощает в жизнь. Реальная цена заключается не в рабочем времени финансового менеджера, хотя оно и реально. Она заключается в медленном принятии решений.

Почему другие подходы оказываются неэффективными

Размещение бухгалтерского программного обеспечения между Cliniko и Salesforce позволяет получить налоговые данные о доходах, но не оперативный прогноз, поскольку бухгалтерский отчет основан на уже выставленных счетах, а не на уже забронированных встречах. Автономная панель отчетности в экспорте из Cliniko предоставляет руководству график, но не дает рабочего пространства внутри Salesforce, где уже хранятся данные о воронке продаж и активности программ. А выделение прогнозирования в отдельный инструмент просто создает две системы, которые несовместимы.

Как работает самообновляющийся прогноз

Когда CRMConnect подключает Cliniko к Salesforce, ваши счета и записи на прием из Cliniko автоматически передаются в Salesforce вместе с информацией о планах лечения, такой как лимиты сеансов и ограничения на выставление счетов. Ваш прогноз превращается в отчет Salesforce, построенный на трех уровнях, и он автоматически обновляется. Перестройка отчета по понедельникам исчезает.

Три слоя:

Подтвержденная выручка. Оплаченные счета-фактуры, датированные отчетным периодом. Это уже признанные денежные средства.

Вероятнее всего, это будет выручка. Забронированные и подтвержденные встречи за отчетный период, умноженные на ваш исторический показатель оплаты подтвержденных встреч, плюс ожидающие оплаты счета, взвешенные по надежности их оплаты.

Возобновляемые источники дохода с ограниченными мощностями. Действующие планы медицинского страхования с ограниченным прогнозируемым доходом, сумма которого по-прежнему подлежит оплате по данному плану. Это наиболее важный момент: у планов с финансируемым уходом есть потолок, и прогноз никогда не должен выходить за его пределы.

После того как эти три уровня будут сформированы, можно разделить прогноз по специалистам и по направлениям услуг (первичные осмотры, последующие осмотры, групповые программы, пакеты услуг). Это позволит руководству определить, где сосредоточен прогнозируемый объем услуг и где ресурсы простаивают.

Периодичность публикации отчетов

Еженедельно отправляйте руководству прогноз, который обновляется автоматически без необходимости ручного перестроения. Проводите ежемесячный анализ отклонений с финансовым отделом, сравнивая прогноз, составленный несколько недель назад, с фактическими результатами. Именно это сравнение позволяет постоянно повышать точность прогноза.

Что вы из этого получите

Как правило, в клинике, соответствующей профилю Southbank, точность прогнозов повышается с базового уровня в 75-82% по данным электронной таблицы до чуть более 90%, как только запускается трехслойная система прогнозирования Salesforce. Финансовый менеджер экономит от 4 до 6 часов в неделю. Руководство перестает спорить о прогнозе и начинает действовать в соответствии с ним. И прогнозируемая выручка корректно отображается, а не завышается или занижается, что является основным источником ошибок прогнозирования во многих медицинских учреждениях.

Ответственное управление финансируемыми планами

Точность прогноза обеспечивается отслеживанием плана финансируемого лечения, но это также влечет за собой ответственность. План, источник финансирования и статус соответствия пациента критериям являются конфиденциальными операционными данными, а не маркетинговой информацией. Их следует указывать в финансовых и операционных отчетах. Не включайте их в маркетинговые отчеты. Поскольку вы сами выбираете, какие данные будут опубликованы, вы можете четко обозначить эту границу.

Почему это важно для вашей клиники

Когда прогноз пересчитывается вручную, это снимок, который оказывается неверным уже во вторник и становится предметом споров в среду. Когда же он строится на основе актуальных счетов Cliniko, записей на прием и лимитов финансирования в Salesforce, это становится достоверным и надежным показателем, на основе которого руководство может планировать штат сотрудников, мощности и рост. Ваш финансовый менеджер перестает быть оператором электронных таблиц и начинает быть аналитиком.

Хотите увидеть CRMConnect Cliniko в действии? Перейти на страницу приложения API.