Cliniko и ActiveCampaign: отчеты для врачей в режиме реального времени в клинике женского здоровья

В процессе развития клиники наступает момент, когда составление ежемесячного отчета для врачей вручную перестает быть целесообразным. К тому времени, как отчет попадает в почтовый ящик руководства, цифры устаревают. Разбивка данных по специальностям занимает целый день. И нет четкого понимания, какие пациенты возвращаются к нам надолго, а какие постепенно уходят.

Рассмотрим показательный пример. Aurora Women’s Health Collective — это гипотетическая клиника с тремя филиалами, в которой работают 11 специалистов, включая физиотерапевтов по тазовому дну, врачей общей практики по женскому здоровью и консультантов по грудному вскармливанию. Сегодня руководство ежемесячно отчитывается о результатах работы специалистов, копируя данные из Cliniko в электронную таблицу. Цифры отражают показатели за прошлый месяц. Разделение данных по специализациям осуществляется вручную. И нет непрерывной картины того, к каким именно специалистам пациенты продолжают обращаться через шесть месяцев.

Почему электронная таблица перестает масштабироваться

В ежемесячной электронной таблице, в которой работают 11 специалистов в трех разных местах и представляющих различные дисциплины, необходимо ответить на следующие вопросы:

• Прибывшие на прием были указаны по врачу, местоположению и направлению оказания услуг.
• Средняя сумма счета, выставленного одному специалисту.
• Показатель повторных посещений — количество пациентов, возвращающихся в течение установленного периода времени.
• Долгосрочная вовлеченность: сколько пациентов, проходивших обследование шесть месяцев назад, до сих пор остаются активными.
• Посещение групповых занятий по подготовке к родам и послеродовому периоду.

Каждый из этих случаев представляет собой отдельный анализ. Подготовка отчета занимает полдня, и к тому времени, как руководство его просматривает, данные устаревают на две недели, а моменты для принятия мер уже упущены.

Как это работает после того, как Cliniko начнет передавать данные в вашу отчетность.

CRMConnect Cliniko to ActiveCampaign автоматически синхронизирует активность пациентов с вашими маркетинговыми и отчетными инструментами. Каждый контакт содержит историю реальных посещений: местоположение клиники, дату последнего приема, общее количество приемов и количество последних посещений. По мере завершения приемов каждый контакт автоматически помечается именем врача, местоположением и типом приема. Информация о выставленных счетах также синхронизируется.

Это значит, что отчеты в вашем маркетинговом инструменте и сами маркетинговые кампании считывают одни и те же постоянно обновляемые данные. Ежемесячная работа с электронными таблицами просто исчезает.

Вот что вы можете увидеть в прямом эфире:

• Мнение практикующего врача: количество прибывших на прием в месяц, соотношение первичных и повторных визитов, а также средняя сумма счета.
• Обзор по местоположению: количество прибывших пациентов, привлечение новых пациентов и соотношение новых и повторных пациентов.
• Долгосрочный анализ вовлеченности: пациенты, первый прием которых состоялся шесть месяцев назад, кто по-прежнему активен, а кто перестал посещать врача. Именно такой анализ больше всего нужен маркетинговой команде, и в настоящее время у нее нет возможности его получить.

Групповые занятия для беременных и кормящих мам проводятся отдельно от индивидуальных консультаций, поэтому посещение групповых занятий никогда не искажает индивидуальные показатели врача.

Как обычно выглядят эти цифры

В клинике, соответствующей профилю Авроры, в течение первых 60 дней обычно выявляются три признака. Эти цифры являются иллюстративными, но закономерность сохраняется.

Во-первых, исчезает ежемесячный ритуал работы с электронными таблицами, на восстановление уходит примерно полдня каждый месяц. Во-вторых, руководство обнаруживает, что у одного или двух врачей заметно выше показатель удержания пациентов в течение шести месяцев, чем у остальных, что открывает клиническую и операционную дискуссию, которую старая отчетность полностью скрывала. В-третьих, привлечение новых пациентов по местоположению становится видимым в режиме реального времени, поэтому маркетинговая команда может перераспределять расходы между филиалами еженедельно, а не ежеквартально.

Групповые занятия без искажения индивидуальных показателей.

Групповые занятия для беременных, группы восстановления после родов и занятия по здоровью тазового дна являются основными источниками дохода в клинике женского здоровья, и их следует измерять. Однако включение посещаемости групповых занятий в индивидуальные отчеты врача искажает оба показателя. Интеграция позволяет разделить их: групповое занятие регистрируется как посещение группы, а не как индивидуальный прием для каждого участника, поэтому количество посещений индивидуальных занятий врача остается корректным, в то время как посещаемость групповых занятий получает отдельную отчетную строку.

Одно, что нужно всегда помнить.

Когда метки начинают автоматически формироваться, возникает соблазн использовать их в качестве второй медицинской карты пациента. Не делайте этого. Эти метки — всего лишь сигнал для отчетности и маркетинга, и ничего больше. Основная медицинская карта пациента хранится в Cliniko. Если вы создаете метки типа «пациентка в настоящее время беременна» или «пациентка находится в послеродовом периоде восстановления», прекратите это делать. Первая метка вообще не должна использоваться в маркетинговых инструментах, это клинический контекст, имеющий значение для согласия пациента. Вторая метка, если она необходима для чего-либо, должна поступать из Cliniko, а не поддерживаться вручную.

Почему это важно для вашей практики

Автоматическое присвоение меток врача и местоположения по завершении приема — это основа. Сначала наладьте этот процесс, а затем создавайте на его основе отчеты.

Разделяйте данные об индивидуальных и групповых приемах, поскольку их смешивание приводит к некорректным оценкам работы врачей. И помните, что маркетинговые метки — это не медицинская карта пациента. Cliniko — это медицинская карта пациента. Интеграция позволяет поддерживать связь между ними, не допуская путаницы.

Хотите увидеть CRMConnect Cliniko в действии? Перейти на страницу приложения API.