Förvandla namninsamlingsskrivare till förstagångsgivare med DonorPerfect och ActiveCampaign

Din lista över intressebevakningsorganisationer är den mest underutnyttjade tillgången din organisation har. Namnskrivare, OSA:er till evenemang, inskickade bidrag under kommentarsfältet, prenumeranter som får åtgärdsvarningar: tusentals människor som bryr sig tillräckligt för att ge dig sin e-postadress men ännu inte tillräckligt för att ge dig sina pengar. Vägen från förespråkare till förstagångsgivare är där de flesta ideella naturvårdsorganisationer lämnar mest tillväxt på bordet.

Överlämnandet sker nästan aldrig ordentligt. En förespråkare skriver under en namninsamling. Månader senare ger samma person 25 dollar genom din årsslutsvädjan. Men ditt e-postverktyg ser dem fortfarande som en förespråkare. Åtgärdsvarningarna fortsätter att komma. Välkomstserien för givare startar aldrig. Den nya givaren stannar kvar i fel konversation och avbryter tyst under de kommande sex månaderna. Du har precis fått en givare och började omedelbart förlora dem.

Vad den manuella processen kostar dig

Om ditt team överbryggar detta gap manuellt syns kostnaden på tre ställen.

Det första är hastighet. Någon måste exportera en presentlista från DonorPerfect och ladda upp den till ActiveCampaign. När den veckovisa uppladdningen sker har den nya givaren redan fått ytterligare tre åtgärdsmeddelanden och slutat öppna dem. Tackmeddelandet, när det äntligen anländer, känns som ett standardbrev från en främling.

Det andra är noggrannhet. En ny donator som redan var en förespråkare är inte en ny kontakt, de är en befintlig med en ny roll. Om din process bara lägger till dem som en ny post har du nu en dubblett. Om den gamla posten aldrig uppdateras sitter de i två resor samtidigt.

Det tredje är sårbarhet. Oavsett vilken lösning du bygger tenderar den att gå sönder i samma ögonblick som ditt team lägger till en ny överklagandekod eller ändrar hur ett formulär fungerar. Konverteringen stannar tyst och ingen märker det förrän siffrorna sjunker.

Ett renare sätt att få förespråkare att engagera sig i donatorutveckling

CRMConnect för DonorPerfect och ActiveCampaign behandlar varje supporter som en person som kan vara både en förespråkare och en givare samtidigt. När en första gåva landar i DonorPerfect visas den direkt i ActiveCampaign, med gåvobeloppet och givhistoriken bifogade. Förespråkaretiketterna tas bort, givaretiketterna sätts på och kontakten lämnar spåret med åtgärdsvarningar och går in i en verklig givares välkomstresa. Inga exporter, inga dubbletter, ingen fördröjning.

Ditt team fortsätter också att se hela bilden i DonorPerfect, där utvecklingspersonalen redan arbetar. E-postengagemang och resestatus flödar tillbaka, så ingen behöver logga in i ett andra system för att veta var en givare står.

Hur resan från förespråkare till givare fungerar

Här är ett illustrativt scenario. Blue Ridge Watershed Trust är en hypotetisk landfond som skyddar 24 000 tunnland med 7 500 anhängare. Det är inte en riktig organisation, men flödet nedan visar exakt hur en riktig organisation skulle fungera.

När en erfaren förespråkare gör sin första gåva, känner systemet igen dem som samma person, inte en ny kontakt. Deras förespråksetiketter tas bort så att åtgärdsvarningarna upphör och de inleder en 21-dagars välkomstresa som är utformad för att känna sig förtjänad snarare än transaktionell:

• Dag 0: ett personligt tack från verkställande direktören, där han/hon namnger det vattendrag som deras gåva skyddar och det arbete den möjliggör.
• Dag 3: en berättelse från ett nyligen genomfört markförvärv, med en kort video av den skyddade marken. Inget att fråga om.
• Dag 7: en inbjudan till ett besök endast för medlemmar nära givarens område.
• Dag 14: en konsekvenskarta som visar avrinningsområdena och den skyddade arealen, med givarens gåva återspeglad i den.
• Dag 21: en vänlig inbjudan att bli månadsgivare, inramad som att ansluta sig till 600 medlemmar som skyddar avrinningsområdena året runt.

Resan anpassas också till gåvans storlek. En givare som ger under 50 dollar får relationsbyggande och avlastande nästa steg, som en volontärdag eller ett webbinarium. En givare i intervallet 50 till 499 dollar får höra om medlemsförmåner och en tyst inbjudan till månatliga gåvor. En gåva på 500 dollar eller mer hoppar över automatiseringen helt och går till en utvecklingsansvarig, som kontaktar ut personligen med givarens givandehistorik och intressen som redan är under kontroll.

Situationer som resan hanterar åt dig

Inte alla nya donatorer passar in i standardvägen, och systemet är byggt för att respektera undantagen.

Vissa förespråkare ger samma dag som de skriver under en namninsamling. En kort tidsfrist hindrar dig från att skicka ett polerat tack till donatorn innan bekräftelsen på namninsamlingen ens har kommit fram.

Vissa givare ger anonymt. Den preferensen fortsätter, och välkomstupplevelsen undertrycker de personliga detaljer som skulle kännas fel vid en anonym gåva.

Ett hushåll med två vuxna och två e-postadresser bör höra från dig en gång, inte två gånger. Resan talar till den primära givaren snarare än att upprepas till en make/maka.

Och när en e-postadress slutar fungera flaggas det så att ditt direktreklamteam kan verifiera postadressen istället för att skicka den till en tomhet.

Vad detta innebär för din insamling

För en illustrativ markfond av Blue Ridges storlek (cirka 3,1 miljoner dollar i intäkter och 7 500 supportrar) ökar en bas av förespråkare som historiskt sett omvandlar 4 till 6 procent av förespråkarna till givare varje år vanligtvis till 9 till 12 procent när denna resa är igång. På 6 000 aktiva förespråkare motsvarar det 240 till 360 ytterligare förstagångsdonatorer per år. Med en representativ första gåva på 45 dollar och ett värde under det första året på ungefär 90 till 130 dollar motsvarar det 20 000 till 45 000 dollar i intäkter under det första året, plus en mycket större bas av givare att förnya.

Förändringen som ert team upplever är lika verklig. Er påverkanspersonal slutar känna att de fyller en tratt som försvinner. Er utvecklingspersonal slutar leta efter förstagångsdonatorer i ett kalkylblad och börjar köra ett system som gör det åt dem.

Vill du se CRMConnect DonorPerfect och ActiveCampaign i aktion? Visa API-appens sida.